Prozessautomatisierung minimiert Risiken in der Wertschöpfungskette

Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) sind die Hauptpfeiler des Schweizer Aussenhandels. Die fortschreitende Globalisierung stellt sie jedoch vor immer höhere Anforderungen. Aus Kostengründen gibt es bei den wenigsten einen Compliance Officer. Bei vielen wurde der Versandleiter eingespart und seine Aktivitäten fremdvergeben. Obwohl die beauftragten Spediteure ihr Bestes geben, führt dies nicht immer zu optimalen Ergebnissen. Es fehlt dem Spediteur häufig genauso wie seinem Auftraggeber der Überblick über die unzähligen Handels-, Zoll- und Steuervorschriften, die in den über 190 Ländern weltweit bestehen. Darüber hinaus sind sich Ein- und Verkauf selten bewusst, welche Kostenauswirkungen Veränderungen der Warenströme haben. Sie schauen erst einmal nur auf den Ein- oder Verkaufspreis.

Viele Einflussfaktoren

Sicherlich treibt ein KMU nicht mit allen Staaten rund um die Welt Handel, doch auch bei einer geringeren Zahl Länder bleibt die Lage kompliziert. Ein-, Aus- und Durchfuhrbewilligungen, Mehrwertsteuerbehandlung bei sogenannten Reihengeschäften, Ursprungsnachweise, Direktversandregeln, Lieferanten- und Rechnungserklärungen … Wer hat da immer den Durchblick, was benötigt wird und was welche Auswirkungen entlang der Wertschöpfungskette hat. Währungs- und Preisschwankungen (bei Rohstoffen), Kundenbeistellungen und Lohnbearbeitung können Präferenzkalkulationen beeinflussen. Ein Wechsel des Lieferanten oder Lieferlandes können eventuell zum Verlust der Präferenzberechtigung beim Vorprodukt oder beim Endprodukt führen. Die Einsparung im Einkauf kann so vielleicht den Verkaufsgewinn mindern. Aber auch die Verzögerung einer Auslieferung oder die Änderung der Transportroute kann manchmal zum Verlust von Präferenzberechtigungen oder Zoll- und Steuervorteilen führen.

Vorschriftenflut

Darüber hinaus gibt es eine Vielzahl Im- und Exportkontrollen, Sanktionsvorschriften und sogenannte Schwarze Listen zu berücksichtigen (siehe «KMU Magazin», Ausgabe 11/2011). Diese sowie Produktklassifizierungen, Zölle, Steuern und Abgaben sowie Dokumentenvorschriften ändern beinahe täglich.

Unternehmen, die nur wenige Aussenhandels­transaktionen pro Jahr durchführen, können sich selbst oder mithilfe des SECO einen Überblick über die relevanten Vorschriften verschaffen. Je höher die Zahl der Transaktionen, umso aufwendiger wird die Suche und Kontrolle.

Ein Ignorieren der Vorschriftenflut, nach dem Motto «Augen zu und durch», kann vielleicht eine Zeit lang gut gehen, aber auch sehr teuer und für KMU existenzbedrohend werden. 2010 haben allein US-Behörden europäische Firmen mit Strafen in Höhe von 1,4 Mrd. USD für Handels- und Bestechungsvergehen belegt. Hinzu kamen Strafen von europäischen und nationalen Behörden in Millionenhöhe. In der Schweiz wurden bereits mehrfach Produzenten wegen Verstössen gegen Embargos, Exportkontrollen oder Antiterrorlisten mit Millionenbussen belegt.

Lösungen aus dem Web

Unternehmen können sich jedoch mit webbasierten Lösungen zu relativ geringen Kosten (auf Transaktionsbasis) den notwendigen Überblick verschaffen und sich so gegen Risiken ab­sichern. Für ein mittelgrosses Im- und/oder Exportunternehmen / Spedition liegen die Kosten bei 15 000 bis 25 000 CHF pro Jahr. Es kommt dabei natürlich auf die Zahl der Adress-/Dokumenten-Abfragen an. Ausgefeilte Systeme informieren ein Unternehmen nicht nur, welche Vorschriften zu beachten und, welche Dokumente notwendig sind sowie welche Handelsabkommen genutzt werden können. Sie zeigen dem Nutzer auch, wo für ihn als Indu­strie- und Handelsunternehmen oder Logistikdienstleister, insbesondere als AEO, Risiken bestehen. Gute Applikationen können modellhaft abprüfen, wie sich die Gesamteinstandskosten (Landed Costs) bei neuen Lieferquellen oder alternativen Transportrouten verändern. Nicht immer führt ein niedrigerer Einkaufspreis auch zu niedrigeren Gesamtkosten.

Ein wichtiger Aspekt ist auch die Überprüfung von Lieferanten und Empfängern. Trade Compliance-Lösungen eignen sich vor allem für die Eigenkontrolle. Für die Rechts- und Complia­n­­ce-Abteilung, die für die Integrität der Supply Chains eines Unternehmens verantwortlich zeichnet, ist eine klar organisierte Kontrolle mit vertretbarem wirtschaftlichem Aufwand essenziell. IT-basierte Prüfmechanismen unterstützen nicht nur solche Kontrollen, sondern dokumentieren auch die Prüfungsvorgänge bei Bedarf.