Personen­zentrierte Arbeitsplätze schaffen mehr Effizienz

In Unternehmen werden heute hetero­genere Generationen unter einem Dach vereint als je zuvor: die Baby Boomer, die Generation X, die Millennials oder Ge­neration Y sowie die Generation Z. Die unterscheiden sich signifikant in ihren Qualifikationen, ihren Arbeitsweisen, ihren Ansprüchen an den Arbeitgeber und nicht zuletzt in ihren Wünschen hinsichtlich einer Work-Life-Balance. In Kombination mit den Veränderungen, welche die traditionellen Arbeitsformen in den letzten Jahren erlebt haben, beispielsweise durch flexible Arbeitsmodelle und Remote Working, führen die unterschiedlichen Bedürfnisse der jeweiligen Ge­nerationen zu zusätzlichen Herausfor­derungen.

So geben heute beispielsweise rund 80 Prozent der Vertreter der Generation Z an, dass ein hoher Standard der IT-Infrastruktur bei der Wahl ihres Arbeitgebers für sie von grosser Priorität ist. Sie sind hoch performante Tools und Applikationen auf ihren privaten Geräten gewohnt und erwarten von Unternehmen, dass diese eine mindestens ebenso leistungsfähige, wenn nicht gar bessere IT-Infrastruktur bereitstellen. Auf der anderen Seite sind nicht wenige ältere Mitarbeitenden durch den digitalen Wandel nach wie vor gefordert, da sie sich laufend in neue Tools und Anwendungen einarbeiten und komplett neue Arbeitsweisen erlernen müssen.

KPIs neu definieren

Im zunehmenden Kampf um Fachkräfte können Unternehmen weder auf die Digital Natives noch auf die Silver Surfer verzichten. Beide bringen Qualifikationen mit, die für die Wettbewerbsfähigkeit unverzichtbar sind. Wollen Unternehmen sämtliche Generationen auf dem Weg in die neue Arbeitswelt begleiten, müs­sen sie die unterschiedlichen Bedürfnisse im Change-Prozess berücksichtigen und Massnahmen ergreifen, um Akzeptanz für den Wandel zu schaffen. 

In einem ersten Schritt ist es unabdingbar, das Management für die Verände­rungen zu begeistern. Es muss durch die Ausrichtung der strategischen Eckpfeiler die Bedingungen schaffen, um Veränderungen anstossen zu können. Dies zeigt sich mitunter in den KPIs (Key Performance Indicator), die sie ihren IT-Ab­teilungen vorgeben. Früher waren diese darauf ausgelegt, die Arbeitsplätze möglichst kostenoptimiert einzurichten und für deren einfaches Management zu sorgen. Heute stehen in modernen Unternehmungen die interne «Kundenzufriedenheit» und der Effizienzgedanke im Fokus. Darum empfiehlt sich beim Beschaffungsprozess der IT-Infrastruktur der Mitarbeitenden, sprich der Anschaffung neuer PCs, Notebooks, Tastaturen und Mäusen ein personenzentrierter Ansatz. Dieser stellt den Menschen und seine Bedürfnisse in den Vordergrund.

Bedürfnisse analysieren

Die Einrichtung des Arbeitsplatzes soll so erfolgen, dass die Mitarbeitenden über genau die Geräte verfügen, die sie für eine effiziente Aufgabenerledigung benötigen. Durch eine gut durchdachte IT-­Infrastruktur werden das Frustpotenzial verringert und dadurch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden gesteigert. Dafür muss im Unternehmen aber erst das entsprechende Wissen über die Anforderungen an die verschiedenen Arbeitsplätze vorhanden sein. Auch wenn sich dies selbstverständlich anhört, scheitert die effizienzorientierte Einrichtung der Arbeitsplätze oft an einer durchdachten Spezifizierung. Damit diese durch die Ausrichtung auf jeden einzelnen Mit­arbeitenden nicht komplex wird, hilft die Definition von sogenannten Personas. 

Zwei einfache Fragestellungen

Bei den Personas handelt es sich um die Einteilung der Mitarbeitenden in unterschiedliche Anspruchsgruppen. Um diese zu definieren, müssen sich Unternehmen einige wesentliche Fragen stellen. Erstens: Wofür brauchen die Nutzer ihren PC oder ihr Notebook, sprich welche Anwendungen sind für sie entscheidend, welche Leistung muss das Gerät an den Tag legen? Zweitens: Wo nutzen die User ihren PC oder ihr Notebook? Arbeiten sie nur stationär im Büro, sind sie oft in Meetings oder unterwegs? Nutzen sie die Möglichkeit zum Home-Office oder sind sie gar in einem Umfeld tätig, in dem sie extreme Umweltbedingungen antreffen? Aus den Antworten auf diese Fragen lassen sich verschiedene Use Cases ableiten, die bei der Bereitstellung der IT-Infrastruktur der Mitarbeitenden von entscheidender Bedeutung sind. Dell Technologies beispielsweise definiert auf diesem Weg fünf verschiedene Personas: den Office User, den Remote Worker, den Traveler, den Corridor Warrior und den Speciality User. Die Ausprägung sowie die Zahl dieser Personas variieren je nach Branche und Ausrichtung eines Unternehmens. So wird in KMU die Zahl der verschiedenen Personas aufgrund der Grösse, aber auch aufgrund weniger vielfältiger Berufsbilder in der Regel eher kleiner ausfallen. 

Abteilungsübergreifend arbeiten

Um Antworten auf die erwähnten Fragen zu erhalten, können in grossen Unternehmen mittels spezieller Tools Nutzungs- und Leistungsdaten erhoben werden. In kleineren und mittelgrossen Unternehmen würde diese Herangehensweise den Rahmen sprengen.

In diesen Organisationen sind eine Nut­zerbefragung sowie die enge Zusammen­arbeit zwischen Personal- und IT-Abteilung zielführender. Die Personalabteilung kennt die Jobprofile und kann bei den Mitarbeitenden zusätzliche Informationen zu den Anforderungen abholen. Gemeinsam mit der IT-Abteilung bereitet sie die Erkenntnisse auf und definiert die Personas. Anhand dieser plant die IT-Abteilung die Beschaffung der Arbeitsplatzinfrastruktur. 

Unterstützung und Beratung finden KMU auch bei den Herstellern. So hat sich bei diesen beispielsweise die Praxis etabliert, auf Anfrage beim Unternehmen einen Showroom aufzubauen. Dieser bietet den Mitarbeitenden die Gelegenheit, vorselektierte Geräte unter die Lupe zu nehmen und direktes Feedback zu geben. Im Anschluss haben einige ausgewählte Mitarbeitenden aus allen Abteilungen die Gelegenheit, eines der von ihnen als geeignet empfundenen Geräte während einiger Wochen auf Herz und Nieren zu testen. Dadurch wird sichergestellt, dass die jeweiligen Computer tatsächlich ihren Anforderungen gerecht werden.

Ein personenzentrierter Ansatz bei der Einrichtung der Arbeitsplätze mag nach viel Aufwand klingen. Ist die Umsetzung aber professionell erfolgt, reduziert sich für die Verantwortlichen der Support-Aufwand, da die Mitarbeitenden genau über die Infrastruktur verfügen, die sie benötigen. Zudem lassen sich mittels einer entsprechenden Software sämtliche Geräte über eine Plattform managen. In der Regel lohnt sich der personen­zentrierte Ansatz für Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden, die mindestens drei verschiedene Berufsbilder bei sich beschäftigen.

Akzeptanz notwendig

Die optimale Einrichtung des Arbeitsplatzes bringt aber nur dann etwas, wenn die Mitarbeitenden sich deren Vorteile bewusst sind. Es braucht deshalb neben der personenzentrierten IT-Beschaffung weitere Massnahmen, um die Transformation voranzutreiben. Eine davon ist die Schulung der Mitarbeitenden. Durch diese lässt sich auch eine Brücke zwischen den Generationen schlagen. Jüngere Mitarbeitende erweitern ihr Wissen, ältere Mitarbeitende werden mit den für sie relevanten Tools vertraut gemacht. So wird der Nutzen der Digitalisierung greifbar gemacht und die Wissensunterschiede zwischen den Generationen verringern sich. 

Und schliesslich ist die digitale Transformation ohne das Mittun der Mitarbeitenden chancenlos. Entsprechend wichtig sind Führungskräfte und Mitarbeitende, die den Wandel vorleben und dessen Nutzen sichtbar machen. Zu Letzterem gehört auch, dass im Rahmen der internen Kommunikation erklärt wird, weshalb Veränderungen notwendig sind, wie sie sich auf den Alltag auswirken und wie man damit umgehen kann. Spüren die Mitarbeitenden, dass ihr Unternehmen daran interessiert ist, sie aktiv in den Wandel miteinzubeziehen und sie bei Herausforderungen zu unterstützen, werden sie den Veränderungen offener entgegentreten und die Transformation aus eigener Motivation mittragen.