Mit virtueller Telefonielösung flexibel und anpassungsfähig bleiben

«Die einzige Konstante ist der Wandel» – so platt dieses Zitat klingen mag, so wahr ist es im Umfeld der Technologie. Es ist noch gar nicht so lange her, als die Geschäftskorrespondenz hauptsächlich über den Postweg lief oder bei einem Meeting alle Teilnehmer am gleichen Tisch sassen. Heute gibt es E-Mail, Videokonferenzen und Smartphones. Die technologischen Veränderungen beeinflussen die Geschäftswelt. Musste ein Verkäufer früher noch ins Büro, um eine Offerte zu verschicken, so macht er das heute via Notebook und mobilem Internetzugang vom Zug oder von zu Hause aus. Er ist schneller, flexibler und kann sich so gegenüber seinen Konkurrenten einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Neu positioniert

Doch auch die Unternehmen selber stehen in einem stetigen Wandel. Schaut man sich die Historie auf den Unternehmenswebseiten an, liest man hier von einer Standorteröffnung, dort von der Schliessung einer Produktionshalle, von einer Expansion ins Ausland oder von der Fusion mit einem andern Unternehmen. Realistische Schilderungen, wie sie in der Unternehmenswelt tagtäglich auftreten. Und wie sie auch das Berner Unternehmen Skywork erlebt hat. Nachdem ein Alleinunternehmer das Unternehmen mehrere Jahre als kleine Flugtaxi- und Charterfirma am Flughafen Bern-Belp führte, kam es vor rund einem Jahr zu einem neuen Startschuss. Das Unternehmen wurde von Grund auf neu positioniert. Im hart umkämpften Flugreisemarkt kein einfaches Unterfangen. Doch die neue Geschäftsleitung durfte auch auf das kleine Quäntchen Glück zählen. So hat im Jahr 2010 der Berner Investor Daniel Borer das Unternehmen gekauft – mit dem Ziel, aus dem Charterunternehmen eine Linienfluggesellschaft zu machen und das Streckennetz ab Bern massiv auszubauen. Skywork Airlines war geboren. Neue Maschinen wurden in Betrieb genommen, erste Linienflüge hoben ab und mit jedem neuen Flugplan kamen weitere Destinationen dazu. Mittlerweile fliegt die Skywork mit dem Winterflugplan vierzehn Destinationen ab Bern an. Mit dem Wandel einher gingen ein neues Logo, ein neuer Webauftritt und ein starkes Mitarbeiterwachstum. Mit vierzig Mitarbeitern gestartet, sind es aktuell über hundert Personen, die für Skywork Airlines arbeiten. Und es werden noch mehr. Bis Ende Jahr soll die Mitarbeiterzahl noch weiter steigen, wie CEO
Tomislav Lang nicht ohne Stolz erzählt.

VoIP als mögliche Lösung

Der junge Geschäftsleiter ist seit rund einem Jahr in dieser Funktion und verfolgt ehrgeizige Ziele mit der neu lancierten Fluggesellschaft. Um diese Ziele zu erreichen, muss er auch bei der Infrastruktur und der Zusammenarbeit unter den Mitarbeitenden neue Wege einschlagen. So hat er auch die Telekommunikationsinfrastruktur genauer unter die Lupe genommen. «Die Telefonie war eine Katastrophe», sagt Tomislav Lang unverblümt. Alles sei noch analog eingerichtet und an die Telefonanlage des Flughafens gekoppelt gewesen. «Zudem waren die Kosten schlicht zu hoch.» Es musste eine moderne Infrastruktur her, die flexibel, vernetzt und kostengünstig war.

Lang hat sich schliesslich für eine sogenannte Voice over IP (VoIP)-Lösung mit virtueller Telefonanlage entschieden. Telefonie und Internet werden bei Skywork Airlines nun über das gleiche Netz abgewickelt. Die Sprachübertragung wird dabei gegenüber dem Datenverkehr priorisiert und bietet so eine sehr gute Sprachqualität. «Meine Mitarbeiter arbeiten den ganzen Tag am und mit dem Computer. Da macht es Sinn, dass auch die Telefonie über den PC läuft. Im Idealfall ist alles miteinander vernetzt, damit möglichst schnell auf die gewünschten Daten zugegriffen werden kann.» Mit der VoIP-Lösung wurde diesem Anspruch Rechnung getragen. Zudem konnten Kosten eingespart werden, da es nur noch eine Netzinfrastruktur für Telefon und Internet braucht.

Individuelle Lösungen

Gerade Firmen, die sich im Wachstum befinden oder solche, die ein Wachstum anstreben, sollten sich über VoIP als mögliche Telefonielösung Gedanken machen. Denn VoIP hat im Vergleich zu einer herkömmlichen Telefonanlage insbesondere einen grossen Vorteil: die Flexibilität. Wenn Tomislav Lang, wie erwähnt, seine Mitarbeiterzahl bis Ende Jahr nochmals erhöhen will, müsste er mit einer herkömmlichen Telefonanlage bei jedem zusätzlichen Mitarbeiter einen weiteren physischen Telefonanschluss einrichten lassen. Ohne Techniker vor Ort und Hardware ist diese Installation nicht möglich.

Bei der VoIP-Lösung mit virtueller Telefonanlage lassen sich neue Teilnehmer ganz einfach über ein geschütztes Webportal hinzufügen, löschen oder auch deren Einstellungen anpassen. Denn die Telefonanlage befindet sich nicht mehr lokal im Büro, sondern ist auf einem Server beim Anbieter installiert. Zugegriffen wird dabei über einen leistungsfähigen Internetanschluss – ähnlich wie auch beim Cloud Computing (siehe dazu «KMU Magazin», Ausgabe 8/11).

Lang lässt die Verwaltung seiner Telefonie-Lösung – natürlich auch über das Webportal – von der IT- und Telekommunikations-Firma machen, welche die Lösung für ihn eingerichtet hat. Bei den Endgeräten musste sich Lang die Frage beantworten, ob seine Mitarbeitenden mit Tischtelefon oder einem Softphone ab PC telefonieren sollten oder nur noch mit einem Handy oder einer beliebigen Kombination daraus. Nebst der Telefonie via PC ermöglicht das Softphone, Outlook-Kontakte ganz einfach mit einem Mausklick anzurufen, indem man auf die dort abgespeicherte Telefonnummer klickt. Das spart Zeit. Telefoniert wird entweder mit einem Kopfhörer, der direkt am PC angeschlossen wird, oder man lässt ein Tischtelefon läuten und spricht von dort. Die Skywork Airlines hat sich schliesslich für letztere Variante entschieden.

Vernetzt und mobil

Doch nicht nur einzelne Teilnehmer können einfach auf- und abgeschaltet werden. Wächst eine Firma und eröffnet einen weiteren Standort, so kann dieser ohne aufwendige Hardware-Installation eingeschlossen werden. Es muss einzig ein Internetanschluss eingerichtet und die entsprechende Software auf den Computern installiert werden, was sich heutzutage auch ohne Vorort-Einsatz eines Technikers realisieren lässt. Ein zusätzlicher Standort kann auch ein Heimarbeitsplatz sein. Hat der Heimarbeiter einen Computer und Internetanschluss, kann er sich darüber einwählen und von zu Hause aus über seine Geschäftsnummer telefonieren. Umgekehrt ist er natürlich auch unter dieser Nummer für seine Kunden erreichbar – auch am Heimarbeitsplatz. Das Gleiche gilt für Aussendienstmitarbeiter. Mit einem Notebook und Kopfhörer ausgerüstet können sie von unterwegs über ihre Geschäftsnummer Anrufe tätigen und entgegennehmen, als ob sie im Büro sässen.

Kalkulierbare Kosten

Schliesslich spielen auch die Kosten eine wichtige Rolle bei der Wahl der passenden Telekommunikationsinfrastruktur. «Für mich war das der zentrale Punkt», sagt Tomislav Lang. Die analoge Telefonanlage sei nicht nur unflexibel gewesen, sondern hätte auch zu hohe monatliche Kosten verursacht. Mit der neuen Lösung sanken die laufenden Kosten. So sind zum Beispiel die internen Anrufe kostenlos – auch die, welche die Skywork-Mitarbeitenden zu den Kollegen im dieses Jahr eröffneten Reisebüro Skywork Travel in der Stadt Bern tätigen. Je nach Anbieter können bei VoIP-Lösungen auch Firmenhandys in den Verbund aufgenommen werden, was bedeutet, dass auch die Anrufe von diesen Handys auf die Geschäftsnummern kostenlos wären. Nicht zu vergessen sind auch die Kostenersparnisse durch die Zusammenlegung von Telefonie und Internet auf eine Netzinfrastruktur und den Verzicht auf eine physische Telefonanlage im Büro. Allerdings fallen auch bei VoIP-Lösungen Installationskosten an. Es empfiehlt sich deshalb, verschiedene Angebote zu prüfen und sich umfassend beraten zu lassen.

Fazit

In einem aufstrebenden Unternehmen zu arbeiten, das auf Modernität setzt, kann sehr motivierend sein und Spass machen. «Wir haben junge und frische Mitarbeiter, für die der Umgang mit dem Computer das Normalste der Welt ist. Die Umstellung auf das Telefonieren via PC war kein Thema», erzählt Tomislav Lang. Dies ist jedoch nicht in allen Unternehmen der Fall. Gerade bei älteren Mitarbeitenden kann eine solche Umstellung auf Skepsis und Unsicherheit stossen. Es ist deshalb wichtig, die Mitarbeitenden auch in einer Wachstumsphase stets zu begleiten und die Veränderungen im Arbeitsalltag mit ihnen zu
thematisieren beziehungsweise sie darauf vorzubereiten. Akzeptanz ist zentral, damit neue Arbeitsformen und Einrichtungen zum Erfolg führen.

Es ist daher empfehlenswert, sich für den Weg in die virtuelle Arbeitswelt Zeit zu nehmen, die aktuellen Bedürfnisse und auch jene in drei bis fünf Jahren zu analysieren und sich schliesslich umfassend beraten zu lassen. Es macht Sinn, verschiedene Angebote und Anbieter zu prüfen, damit eine längerfristige und vertrauensvolle Zusammenarbeit aufgebaut werden kann. So steht einer erfolgreichen Virtualisierung in einer dynamischen Unternehmenswelt nichts mehr im Wege.