Datenschutz rechtskonform umsetzen

Unabhängig davon, ob es sich um Verträge, um Prozessdokumentationen oder Personalunterlagen handelt – alle Dokumente, die personenbezogene Daten enthalten, erfordern aus datenschutzrechtlicher Sicht einen besonders sensiblen Umgang. Zunächst einmal legt die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einige Grundsätze hinsichtlich der Erhebung, Verarbeitung und Speicherung solcher Daten fest. Unternehmen müssen alle aktuellen Prozesse und bestehenden Systeme einer eingehenden Prüfung unterziehen und gegebenenfalls anpassen beziehungsweise neue Prozesse und Systeme gleich unter Einhaltung aller Datenschutzbedingungen etablieren. Die folgenden sechs Tipps helfen Unternehmen dabei, ihr Daten- und Dokumentenmanagement rechtskonform zu gestalten.

Richten Sie ein Datenschutzmanagementsystem ein

Die Datenschutz-Grundverordnung beziehungsweise das in Deutschland daran angelehnte neue Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) enthält strukturierte Anforderungen dazu, wie Datenschutz in einem Unternehmen aussehen soll. Die Gesetze können auch Schweizer Unternehmen angehen. So betrifft etwa das BDSG neu auch private Unternehmen, die weder eine Niederlassung in Deutschland haben noch personenbezogene Daten in Deutschland verarbeiten, aber zum Beispiel Waren oder Dienstleistungen in Deutschland anbieten oder das Verhalten betroffener Personen in Deutschland beobachten.

Hier ist von «geeigneten technischen und organisatorischen Massnahmen» die Re-de, die die Einhaltung der Datenschutzgrundsätze garantieren sollen, um einerseits Daten vor unrechtmässiger Verarbeitung, Verlust, Zerstörung oder Beschädigung zu schützen und andererseits die Betroffenenrechte zu wahren. Um diese Anforderungen gewährleisten zu können, müssen Unternehmen ein Datenschutzmanagementsystem einführen, das alle Prozesse und Regelungen, die das Unternehmen zur Einhaltung von Datenschutz und Datensicherheit festlegt, dokumentiert und verwaltbar macht.

An dieser Stelle kann ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS) dafür sorgen, dass alle erforderlichen Datenschutzunterlagen vorliegen. Dazu gehören nicht nur Dokumente wie Vertrags- und Personalakten, die direkt personenbezogene Daten enthalten, sondern auch Vorgabe- sowie Nachweisdokumente, beispielsweise Prozessdokumentationen wie Arbeitsanweisungen oder Einwilligungserklärungen. Entscheidend für die Einhaltung der Datenschutzanforderungen ist dabei stets die Aktualität dieser Dokumente: Arbeiten die betroffenen Mitarbeiter noch im Unternehmen? Sind die Verträge immer noch gültig? Haben sich unter Umständen Zuständigkeiten ge­ändert? Ein DMS kann die regelmässige Überprüfung automatisch veranlassen. Für die Durchführung von Zertifizierungsaudits, welche die DSGVO anzustreben empfiehlt, schafft ein DMS zudem die optimale Basis, um die Einhaltung von Datenschutz- und Datensicherheitsbestimmungen gegenüber dem Prüfer nachzuweisen.

Gewährleisten Sie die sichere Verfügbarkeit von Daten

Die Systeme im Unternehmen, die personenbezogene Daten speichern und verarbeiten, müssen zuverlässig betriebsbereit sein, damit ausschliesslich der berechtigte Zugriff auf relevante Daten gewährleistet ist. Ein DMS sorgt beispielsweise dafür, dass Mitarbeiter auf die für ihre Arbeit notwendigen Dokumente, wie beispielsweise Kundenverträge, verlässlich zugreifen können.

Auch aus datenschutzrechtlicher Sicht ist die Verfügbarkeit wichtig: Hintergrund sind zum einen die Rechte der Betroffenen, also jener Personen, deren Daten verarbeitet werden. Die Mitarbeiter, die Vertragspartner und die Kunden haben ein Informationsrecht, wo das Unternehmen welche Daten über sie vorliegen hat und zu welchem Zweck es sie verwendet. Dank Such- und Filterfunktionen ermöglicht ein DMS den Unternehmen, schnell und einfach den Überblick über die vorhandenen Datenbestände zu behalten und damit auch die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften belegen zu können.

Zum anderen müssen laut DSGVO jedwede Vorfälle, bei denen die Sicherheit personenbezogener Daten gefährdet ist, unverzüglich der jeweiligen Datenschutzbehörde angezeigt werden. Die geforderte sorgfältige Dokumentation dieser Vorfälle lässt sich nur dann fristgerecht und unkompliziert erstellen und an die Behörde übermitteln, wenn zuvor alle Prozessschritte der Datenverarbeitung festgehalten wurden.

Sichern Sie die Vertraulichkeit und Integrität Ihrer Daten.

So wichtig der Zugriff auf personenbezogene Daten ist, um Unternehmens- und Arbeitgeberaufgaben adäquat erfüllen zu können, so unverzichtbar ist es auch, den Zugang zu beschränken, damit die Daten nur für diejenigen verfügbar sind, die sie tatsächlich benötigen (aus Gründen der Vertraulichkeit). Es muss zum Schutz der Betroffenenrechte und zur Gewährleistung der Datensicherheit nachverfolgbar sein, wer Daten eingibt, verändert oder löscht.

Dies lässt sich beispielsweise über ein DMS lösen, das alle Versionierungen von Dokumenten protokolliert und erfasst, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat. In einem DMS lassen sich daher rollenbasierte Zugriffsberechtigungen für bestimmte Personen oder Personengruppen einrichten. Im Sinne der Vertraulichkeit gehört zum Beispiel auch dazu, dass Protokolle der Eingabekontrolle beispielsweise nur zur Gewährleistung von Informationssicherheit und Datenschutz und nicht zur Arbeitszeitkontrolle verwendet werden.

Erheben und verarbeiten Sie Daten ausschliesslich rechtund zweckmässig

Rechtmässig ist die Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten nur dann, wenn eine Einwilligung des Betroffenen vorliegt oder ein gesetzlicher Erlaubnis-Tatbestand besteht sowie eine Verarbeitung für die dort bestimmten Zwecke erforderlich ist. Erforderlich ist eine solche Verarbeitung beispielsweise für die Erfüllung eines Vertrags. Entscheidend ist, dass die Datenerhebung und -verarbeitung stets an einen bestimmten Zweck gebunden ist. Damit geht einher, dass Art und Umfang dem Zweck angemessen sein müssen, also Unternehmen nicht mehr Daten verarbeiten, als notwendig ist, um einen bestimmten Zweck zu erfüllen.

Mit einem DMS können Sie durch rechtskonforme Dokumentenvorlagen beziehungsweise durch die Voreinstellung bestimmter Felder dafür sorgen, dass die Datenerhebung dieser Zweckbindung recht- und zweckmässig entspricht. Indem Unternehmen wirklich nur jene Daten erheben und verarbeiten, die für den Vorgang – zum Beispiel für die Ausgestaltung eines Arbeits- oder Kaufvertrags – relevant sind, können Sie dokumentenbasierte Prozesse nicht nur effizienter steuern, sondern bleiben zudem in Sachen Datenschutz auf der sicheren Seite.

Löschen Sie Daten, nachdem diese Ihren Zweck erfüllt haben

Ganz besonders bei Vertragsunterlagen oder bei Personalakten scheinen die Datenschutzgrundsätze der Zweckbindung und Speicherbegrenzung den gesetzlich geforderten Aufbewahrungsfristen häufig entgegenzuwirken. Tatsächlich stehen aber die Rechte der betroffenen Personen im Vordergrund. Darum dürfen Unternehmen personenbezogene Daten nur so lange speichern, wie sie notwendig sind, um den damit verbundenen Zweck zu erfüllen. Ausnahmen gelten für «im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungs- oder statistische Zwecke». Aber auch in diesem Fall verlangt die DSGVO «geeignete technische und organisatorische Massnahmen», wie etwa die Pseudonymisierung und Verschlüsselung personenbezogener Daten, um die Identität der betroffenen Personen zu schützen.

Mit einem DMS lassen sich entsprechend automatisierte Workflows anlegen, die eine Prüfung der vorliegenden Daten und Dokumente vornehmen. Dadurch lässt sich der Daten- und Dokumentenbestand eines Unternehmens hinsichtlich der noch vorhandenen oder bereits erloschenen Zweckbindung einerseits und anhand von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen andererseits aktualisieren. Hat ein Unternehmen beispielsweise eine vakante Stelle besetzt, sind die dafür eingereichten Unterlagen und Daten von Bewerbern zu löschen. Ist ein Vertrag zwar nicht mehr aktiv, muss aber noch für eine bestimmte Zeit zu Revisionszwecken aufbewahrt werden, sollten Unternehmen jene Bestandteile mit personenbezogenen Daten entfernen, die für die Revision nicht von Belang sind.

Seien Sie sich bewusst, dass Sie für Datenschutz und Datensicherheit verantwortlich sind

Grundsätzlich ist jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten erhebt, speichert oder nutzt, für die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben verantwortlich. Datenschutz und Datensicherheit sind vom Unternehmen selbst sicherzustellen. Das gilt auch dann, wenn Sie beispielsweise einen externen Dienstleister beauftragen oder eine vom Hersteller gehostete Softwarelösung für die Datenverarbeitung – zum Beispiel ein DMS – einsetzen. Neu ist laut DSGVO, dass der Anbieter oder sogenannte Auftragsverarbeiter zusätzlich zum Auftraggeber in der Verantwortung stehen. Beiden Seiten drohen im Falle eines Verstosses gegen die Datenschutzvorschriften Bussgelder von bis zu 20 Millionen Euro beziehungsweise von vier Prozent des weltweit generierten Umsatzes.

Für Unternehmen sollte das gestiegene Strafmass also Motivation genug sein, um bei der Datenverarbeitung bzw. der Beauftragung selbiger auf die Rechtsvorschriften zu achten – unabhängig davon, ob die Daten auf dem eigenen Server im Keller, auf externen Serverfarmen im In- und Ausland liegen oder in der Cloud gehostet werden. Achten Sie also darauf, wen Sie mit der Verarbeitung der Daten beauftragen, und schliessen Sie einen entsprechenden Auftragsverarbeitungsvertrag. Die gute Nachricht: Musste ein solcher Vertrag zwischen dem Auftragsverarbeiter und dem für die Verarbeitung Verantwortlichen, also dem Unternehmen, bisher schriftlich vorliegen, genügt laut EU-Datenschutz-Grundverordnung die elektronische Form. Auch hier kann ein DMS dabei unterstützen, dass ein solcher Vertrag aktuell gültig und rechtskonform vorliegt.

Natürlich ist auch das Dokumentenmanagementsystem unter Datenschutzaspekten, wie etwa einem rechtskonformen Hosting, nachweisbaren Zertifikaten und entsprechenden Features für Zugriffsregelungen, Fristenkontrollen und Verfügbarkeit, gewissenhaft auszuwählen.

Fazit

Ein Dokumentenmanagementsystem leistet Unterstützung für ein rechtskonformes Daten- und Dokumentenmanagement. Das erspart den Unternehmen jede Menge Ärger – und im Ernstfall sogar rechtliche Konsequenzen. Die DSGVO verlangt zudem die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten – auch wenn Sie bereits einen IT-Sicherheitsbeauftragten haben. Als Unternehmensunabhängiger verantwortet er die Umsetzung und Einhaltung der Verordnung.