Das Projekt «Elektronische Personalakten» richtig planen

Personalakten elektronisch bereitzustellen, war lange ein Prestigeprojekt: Spannend, innovativ, auch nützlich, aber für den gebotenen Nutzen meist sehr kostenintensiv – und bei den vorgefundenen Unternehmensstrukturen und HR-Prozessen oftmals nicht die dringendste Herausforderung. Heute ist das anders. Im Vergleich zur Leistung sind die Kosten deutlich gesunken, und gerade bei verteilten Unternehmensstrukturen sowie vor dem Hintergrund einer sich schnell wandelnden Arbeitswelt, in der der genaue Blick auf die Mitarbeiter immer wichtiger wird, entfalten elektronische Personalakten den grössten Nutzen: Sie beschleunigen den Zugriff, reduzieren den Aufwand für administrative Prozesse und schaffen so mehr Freiraum für die eigentliche Personalarbeit.

Hinter der Einführung einer elektronischen Personalaktenlösung stehen meist Forderungen nach Vereinheitlichung und Zentralisierung des Aktenbestands, etwa im Kontext von Merger & Acquisitions, Umzügen oder der Einführung von Shared Service Centern. Ein weiterer Grund können zahlreiche Niederlassungen mit jeweils eigenen Personalver­antwortlichen sein. Die elektronische Per­sonalakte hilft hier, strukturelle Herausforderungen zu meistern. Dazu gesellt sich meist die Erwartung, durch Zeitersparnis bei der Dokumentensuche und verbesserte Zugriffsmöglichkeiten die Produktivität der Routinearbeit im Personalwesen zu steigern. Was aber müssen die Verantwortlichen sowohl im Unternehmen als auch vonseiten des Lösungsanbieters im Vorfeld bedenken, um das Projekt «Einführung einer elektronischen Personalakte» zum Erfolg zu führen? Die folgende Übersicht stellt die wichtigsten Aufgaben für jede Projektgruppe vor.

Umsetzung in sieben Schritten

1. Analyse

Der eigentliche Startpunkt eines jeden Projekts muss die Analyse der Anforderungen sowie des Ist-Zustands im Unternehmen sein, inklusive der HR-Workflows und Compliance-Forderungen. Denn je nach Unternehmensstruktur, je nachdem, was mit der elektronischen Personalakte tatsächlich erreicht werden soll, welche und wie viele Mitarbeiter damit arbeiten werden und welche Voraussetzungen IT-seitig gegeben sind, muss der Projektrahmen unterschiedlich definiert werden. Die Erstellung des Las­tenhefts ist daher idealerweise eine Ge­meinschaftsarbeit von Auftraggeber und Lösungsanbieter.

2. Projektgruppe definieren

Aus dieser Analyse ergibt sich fast zwingend der nächste Schritt: die Zusammenstellung des Projektteams. Denn die Einführung einer elektronischen Per­sonalakte ist nicht die alleinige Ent­scheidung nur eines Geschäftsbereichs. Vielmehr sind Management, Perso­nal- und IT-Abteilung gleichermassen davon betroffen. Ausserdem müssen Datenschutzbeauftragte und Betriebsräte schon rein rechtlich eingebunden werden. Ein frühzeitiger Austausch über datenschutz- und personalrechtliche Bedenken hat aber schon so manches Veto verhindert. Sinnvollerweise binden Projektverantwortliche auch von Anfang an Fachkräfte aus dem Personalbereich, Fachvorgesetzte und Verantwortliche eventueller Standorte mit ein. Also Vertreter jener Gruppen, die später mit der elektronischen Personalakte arbeiten werden.

3. Definieren der Aktenstruktur

Sind die späteren Nutzer der elektronischen Personalakte am runden Tisch versammelt, macht es Sinn, als Nächstes die Aktenstruktur nach ihren Anforderungen zu definieren. Dabei sollte man stets das Prinzip Datensparsamkeit im Auge behalten. Nicht alle Bestandsakten müssen übernommen werden (Kopien, verjährte Abmahnungen etc.). Eine schlanke Struktur erleichtert die spätere Arbeit mit der Akte und beschleunigt sowohl die Digitalisierung fortlaufender Dokumente als auch der Bestandsakten. Statt alle Dokumente einfach in chronologischer Reihenfolge in eine Akte zu packen oder lediglich die Registerstruktur der Bestandsakten zu übernehmen, empfiehlt sich häufig, jedes Dokument einer eigenen Dokumentenklasse zuzuordnen. So entstehen im Regelfall zwischen 50 und 100 Klassen – von Arbeitsvertrag bis Zulassungen, die dann noch für jeden Mitarbeiter digital indiziert und mit einem Datum versehen werden. Diese Struktur der elektronischen Akte sollte der Auftraggeber idealerweise jederzeit selbst anpassen können, um unkompliziert auf Neuerungen zu reagieren.

4. Rechte und Rollen

Nach der Festlegung der Aktenstruktur, die dann idealerweise den Bedürfnissen der späteren Nutzer entspricht, gilt es deren Zugriffs- und Bearbeitungsrechte zu regeln, um den Schutz sensibler Mitarbeiterdaten und -dokumente zu gewährleisten. Zu den Zugriffsberechtigten zählen neben der Personalabteilung selbstverständlich Geschäftsführer, Fachvorgesetzte sowie der Mitarbeiter selbst. Daneben muss aber auch Dritten der Zugriff möglich sein, etwa Betriebsräten und Justitiaren, aber auch Führungskräften aus anderen Unternehmensbereichen. Es gilt darüber hinaus zu klären, wer die Akten in welchem Umfang bearbeiten darf, wie die Zugriffe zu protokollieren sind, ob zeitliche Beschränkungen für Dritte sinnvoll sind und wer letztlich das Rollenkonzept verwaltet: der Administrator oder doch besser der Personalverantwortliche? Die Festlegung von Rollen und Rechten klingt zwar nach dem normalen Implementierungsalltag, ist aber angesichts des sensiblen Charakters von Personal­akten besonders wichtig.

5. Systemintegration vorbereiten

Ganz zu Anfang wurde geklärt, ob die elektronische Personalakte als On-Premise-Lösung im eigenen Rechenzentrum betrieben oder als Software-as-a-Service in der Cloud gemietet wird und an welches HR-System sie angehängt werden soll. Jetzt geht es vor allem darum, Geschäftsprozesse und Transaktionen zwischen den Systemen zu definieren und sich abschliessend Klarheit über Schnittstellen und Workflows zu den anderen Businessanwendungen im Unternehmen zu verschaffen. Soll eine automatisierte Übernahme von Dokumenten aus Office-Anwendungen und E-Mail-Clients möglich sein? Sollen Daten aus anderen Anwendungen wie der Lohnbuchhaltung eingebunden werden? Und wenn ja, ad-hoc oder in einem Batchverfahren mit festen Intervallen? Wie lassen sich externe Daten von Partnern oder Bewerbern integrieren? So komplex dieser Punkt auch erscheinen mag – gemeinsam mit dem Lösungsanbieter lassen sich auf all diese Fragen schnell die richtigen Antworten finden.

6. Digitalisierung – intern oder extern?

Ist der Konsens über die Grundlagen des Projekts hergestellt, gilt es gleich die nächste Hürde zu nehmen: die Digitalisierung der Akten. Als Erstes stellt sich die Frage, ob die Akten intern im Unternehmen digitalisiert oder an einen externen Dienstleister übergeben werden sollen. Entscheidend ist hier die richtige Bewertung der eigenen Ressourcen und der Kosten / Nutzen-Relation. Ausserdem gilt es, datenschutzrechtliche Aspekte zu beachten. Da prinzipiell nur ein ausgesuchter Mitarbeiterkreis Einsicht in Personalakten erhalten darf, ist eine Überlassung der Akten an die eigene Poststelle zum Scannen daher nicht ohne Weiteres möglich.

Die HR-Abteilung verfügt im Regelfall aber weder über das notwendige Hardwareequipment, die nötige Software und das nötige geschulte Personal, um die Akten in kurzer Zeit und fachlich korrekt in eine digitale Form zu überführen. Eine Bereitstellung der Ressourcen ist aber aus Kostengründen wenig sinnvoll – und wohin mit allem, wenn das Projekt beendet ist? Ein externer Dienstleister ist daher oft die bessere Wahl. Bei der Auswahl des Digitalisierungsdienstleisters sollte man auf ein entsprechendes Qualitätsmanagement, eine durchgängige Prozess­dokumentation und die durchgängige Beachtung von datenschutzrechtlichen Bestimmungen in allen mit der Digitalisierung verbundenen Prozessen wie Transport und Lagerung Wert legen. Ein Dienstleister, der diese Kriterien erfüllt, ist auch der richtige Ansprechpartner für die Archivierung der Altakten.

7. Rollout

Der eigentliche Rollout ist dann meist nur noch die Kür. Über den ursprünglichen Kreis der Projektbeteiligten hinaus gilt es jetzt nur noch, die Mitarbeiter des entsprechenden HR-Bereichs im Umgang mit der neuen Lösung vertraut zu machen. Da sich die Softwarelösung durch eine hohe Nutzerfreundlichkeit und in­tuitive Bedienoberfläche auszeichnen sollte, ist dabei nur mit minimalem Aufwand zu rechnen. Dem sofortigen Zugriff auf Personalakten – von überall her, für jeden Berechtigten, ohne doppelte Aktenführung und ohne lange Wartezeiten – steht damit nichts mehr im Weg.