Chancen und Risiken IT-gestützt managen

Ihrem Bauchgefühl alleine vertrauen immer weniger Firmenchefs. Das ist eine der wichtigsten Lehren, die sie aus der jüngsten weltweiten Krise ziehen. Dass sich die meisten Mittelständler trotz Rezession gut am Markt behauptet haben, liegt vor allem auch an dieser Erkenntnis. Selbst wenn das unternehmerische Gespür für Märkte und Investitionen bei vielen Firmenlenkern bestens ausgeprägt ist, genügt diese Intuition heute kaum noch, um die relevanten Risiken und Chancen treffsicher einschätzen zu können. Denn die Herausforderungen an Mittelständler werden angesichts der zunehmend vernetzten und internationalisierten Wirtschaft anspruchsvoller; externe und interne Risiken, aber auch die Chancen wachsen. Zudem erweisen sich die Märkte derzeit als besonders volatil. Gerade auf den Rohstoffmärkten nahm die Bandbreite der Schwankungen enorm zu.

Ähnliche Entwicklungen lassen sich auf vielen Finanzmärkten, aber auch auf Produktmärkten beobachten. Immer mehr Unternehmen haben daher mittlerweile Risikomanagementsysteme eingeführt, die ihnen helfen, Risiken und Chancen frühzeitig zu identifizieren und mit geeigneten Massnahmen gegenzusteuern. Allerdings sehen bereits zwei Drittel Verbesserungsbedarf an ihren eigenen Systemen und weit über die Hälfte wollen neue, IT-gestützte Systeme implementieren.

Anforderungen wachsen

Die meisten Mittelständler rüsten sich also für die Anforderungen einer Wirtschaft, die künftig weiterhin an Komplexität gewinnt. Gleichzeitig begegnet der Gesetzgeber dieser Entwicklung, indem die Vorschriften für Risikomanagementsysteme verschärft werden. Klare Vorgaben zum IKS gibt es bereits seit Längerem in der Schweiz für Unternehmen, die der ordentlichen Revisionspflicht unterliegen. Dagegen zielen jene Regeln, die quer durch alle Branchen zahlreiche Firmen betreffen, vor allem darauf ab, ein funktionierendes Risikomanagement zu etablieren, das auch kontinuierlich kontrolliert wird.

Umso wichtiger ist es, dass sich die Unternehmen nicht mehr mit unübersichtlichen Zahlenkolonnen in Exceltabellen begnügen, sondern ihr Risikomanagement zu einem ganzheitlichen System weiterentwickeln, das alle Unternehmensbereiche erfasst. Wie sieht nun ein für Mittelständler geeignetes Risikomanagementsystem aus? Welchen Anforderungen muss es genügen?

Komplexe IT-Systeme

Klar ist: Die Wahl der passenden Software entscheidet letztlich über die Qualität des Risikomanagements. Zum einen sollte es daher alle Unternehmensbereiche umfassen, zum anderen sehr flexibel, funktional, leicht einzuführen, zu handhaben und zu ergänzen sein. Vor allem muss es aber auch den gesetzlichen Anforderungen genügen.
Das Praxisbeispiel des Schweizer Unternehmens AFG Arbonia-Forster-Holding AG zeigt dabei deutlich, wie Unternehmer mit einer unternehmensweiten Lösung für mehr Effizienz im Risikomanagement sorgen können: Weltweit ist das Unternehmen mit rund 50 eigenen Produktions- und Vertriebsgesellschaften sowie mit Vertretungen und Partnern in mehr als 70 Ländern aktiv.

Wie viele Unternehmen strebt auch der international agierende Bauausrüster und Marktführer in Europa eine nachhaltige Verbesserung im Umgang mit der vorhandenen Risikolandschaft an. Dabei befindet sich die AFG in einem Umbruch. Die Entwicklung an den internationalen Kapital- und Absatzmärkten haben den Verlauf des vergangenen Geschäftsjahres erheblich beeinflusst. Doch das Unternehmen hat auf die Herausforderungen rasch und entschlossen reagiert. AFG ist damit nicht nur in der Lage, unternehmensweite Risiken zu erkennen und zu steuern, sondern auch Chancen zu generieren.

Risiken und Chancen

Je mehr Märkte ein Unternehmen erobert, je stärker es sich internationalisiert, je breiter die Angebotspalette, desto vielfältiger sind die Risiken. Auch die AFG findet sich als führendes Bauausrüstungs- und Technologieunternehmen mit weltweiten Einsatzgebieten, vielen Mitarbeitern und hohen Umsätzen in einer umfassenden Risikolandschaft wieder. Doch Risiken bieten gleichzeitig Chancen. Für AFG bedeutet dies, dass Risiken bewusst eingegangen werden müssen. Nur so ist das Unternehmen in der Lage, erfolgreich am Markt agieren zu können und weiterhin international wettbewerbsfähig zu bleiben.

Das entsprechende Risikobewusstsein war bei der AFG bereits seit Jahren vorhanden. Jedoch erfolgte die Erfassung und Bearbeitung der Risikolandschaft manuell und nicht systemgestützt. Jürg Steiner, der für das Internal Audit und Risk Management der AFG Arbonia-Forster-Holding AG verantwortlich ist, skizziert die Ausgangslage: «Sämtliche Erhebungen, Auswertungen und Berichte wurden mithilfe von MS Office-Programmen erstellt. Die Zusammenführung aller Unterlagen war zeitintensiv und eine gewisse Fehleranfälligkeit konnte nicht ausgeschlossen werden.» Weiter beschreibt Steiner den Knackpunkt: «Vor allem spezifische Monitoring-Aktivitäten waren nur mit sehr viel Aufwand möglich. Die Risiken ermittelten wir durch Interviews und Workshops. Dann wurden die Daten in MS Excel erfasst und gemäss der organisatorischen Strukturen, hierarchischen Stufen und weiteren Anspruchsgruppen jeweils manuell konsolidiert.»

Modulare Bauweise

Um den zeitlichen Aufwand und die Fehlerquellen zu senken, suchte Steiner deshalb ein Tool, das die drei Bereiche Risikomanagement, Audit und Internes Kontrollsystem (IKS) gleichermassen abdecken kann. Er startete eine Ausschreibung für entsprechende Lösungs­ansätze und entschied sich für die Software des Schweizer Risikomanagementspezialisten Avanon AG. Die umfangreiche Funktionalität und hohe Flexibilität der Software, wodurch eine schnelle Implementierung sichergestellt ist, waren ausschlaggebend für die Wahl dieser Systemlösung. Sie erlaubt es, Chancen und Risiken gleichermassen zu erkennen, zu erfassen, zu bewerten und zu überwachen – und auf effiziente Weise entsprechende Kontrollmechanismen und Massnahmen zu definieren. Die modulare Bauweise des Avanon-Systems vereint umfassende Funktionen für ein breites Spektrum von Aufgaben in den Bereichen Chancen- und Risikomanagement, Compliance und Governance: Vom operationellen und unternehmensweiten Chancen- und Risikomanagement über das Interne Kontrollsystem (IKS) bis hin zum Management von IT-Risiken und Rechtsfällen.

Das Beispiel der AFG weist auf, dass erst durch solche umfassende Lösungen das ganze Unternehmen im Blick behalten werden kann. Sie ermöglichen daher, nicht nur rückwirkend die Zahlen zu bewerten, sondern insbesondere mithilfe von Szenarioanalysen frühzeitig die Risiken und Chancen zu identifizieren, die in der Zukunft liegen. Mittelständler gewinnen dadurch wertvolle Zeit, um wohl überlegt mit durchdachten Massnahmen zu reagieren. Und das ist gut so. Denn Risikomanagement bedeutet heute nicht mehr allein, Risiken richtig einzuschätzen, sondern auch Massnahmen zu erarbeiten, die es dann erlauben, Risiken bewusst einzugehen. Nur so lassen sich die Chancen, die mit jedem Risiko verbunden sind, erst nutzen. Das unternehmerische Bauchgefühl, über das jeder wettbewerbsstarke Firmenchef verfügt, wird so auf eine kluge Art ergänzt – und erhält ein solides Fundament, auf dem sich erfolgreich wirtschaften lässt.