Business-Software effektiv ausschöpfen

Fehler beim ERP-Einsatz verzögern Liefertermine und Monatsabschlüsse dauern länger. So fällt das Ergebnis einer Aberdeen-Umfrage zum Thema «ERP in SME 2011» aus, die in über 300 international tätigen Firmen durchgeführt wurde. Doch was können Unternehmen tun, damit Mitarbeiter sich im ERP-System gut zurechtfinden und effektiv sowie fehlerfrei arbeiten?

Die Gründe liegen in Transparenz, Bedienbarkeit des Systems und in IT-Schulungen der Mitarbeiter, so die weiteren Ergebnisse von Aberdeen. So haben 73 Prozent der Mitarbeiter in Firmen, die ihre Monatsabschlüsse rasch fertigstellen, jederzeit Einblick in den kompletten Order-Prozess. Bei den langsamen Mitarbeitern haben dies nur 28 Prozent. Sie brauchen im Schnitt acht Tage länger für einen Monatsabschluss.

ERP ist längst nicht mehr nur ein Thema für Grosskonzerne. Die Frage ist bloss, wie ERP-Systeme am effektivsten eingesetzt werden können. So beweisen die Aberdeen-Ergebnisse, dass es sich für Unternehmen durchaus lohnt, Add-ons für bestimmte Abteilungen oder Geschäftsprozesse zu investieren, um ihren Mitarbeitern die Arbeit zu erleichtern – zum Beispiel dadurch, dass Mitarbeiter durch das ERP-Add-on in Echtzeit den kompletten Einblick über den Status von Geschäftsprozessen haben.

Ein Beispiel für den erfolgreichen Einsatz von Solution Extensions ist der Automobilzulieferer Tedrive Steering Systems GmbH. Das Unternehmen entschied sich für die Nutzung der Logistic Solution Professional (LSP). Diese Cloud-Lösung ist auf die Bestell- und Lieferprozesse der Automobilbranche zugeschnitten und komplett ins ERP-System des Unternehmens integrierbar.

Lieferanten, Kunden und Spediteure melden sich online an und geben ihre Daten ein. So schickt Tedrive beispielsweise Lieferabrufe für kleine Lieferanten an das Portal. Diese erstellen online einen Lieferschein und können nun das Dokument elektronisch an Tedrive zurückschicken. Standard-Geschäftsprozesse erfolgen daher nun vollelektronisch ohne manuellen Aufwand. Die Daten landen automatisch für die Mitarbeiter zur Weiterverarbeitung im ERP-System von Tedrive. Dies vereinfacht die Logistikprozesse des Automobilzulieferers ungemein.

Neben Aberdeen bestätigen auch weitere Studien, dass mangelnde IT-Kenntnisse oder der falsche Umgang mit den Systemen den Unternehmenserfolg hemmen. So gaben dies auch 80 Prozent der befragten Unternehmen im Rahmen einer Umfrage der Computing Technology Industry Association (CompTIA) an. Bei der dynamischen, sich ständig ändernden Computertechnik und mangelnden Fortbildungsangeboten sind die Mitarbeiter nicht auf dem Stand bei der Techniknutzung, den Manager für den Geschäftserfolg für notwendig halten.

Um Mitarbeitern ständige Schulungen zu ersparen, sollten Unternehmen darauf achten, dass ihre Add-ons nahtlos in die bestehenden IT-Systeme integrierbar sind. Mitarbeiter nutzen dabei weiterhin ihre gewohnte Benutzeroberfläche. So entfallen Schulungszeiten und Fehler durch Fehlbedienung.

Bestellungen erreichen Unternehmen heute auf vielen Eingangskanälen (EDI, MFT/FTP, Papier, Fax, Web, RFID, Sensoren). Oft verursachen die unterschiedlichen Eingangsdokumente viel manuellen Aufwand für die Sachbearbeiter. Add-on-Lösungen, wie Order-to-Cash, entlasten die Mitarbeiter, denn sie scannen die papierbasierten Bestellungen mithilfe einer OCR-Software und erstellen parallel eine Multipage-Tiff-Datei für die Compliance-gerechte Archivierung. Das System liest die Bestellinformationen intelligent aus, indem es sie direkt mit den Stammdaten aus dem ERP-System überprüft. Ist eine Rechnungsadresse beispielsweise nicht vorhanden oder fehlerhaft, meldet es das System. Die zuständigen Mitarbeiter müssen manuell keine Daten mehr eingeben. Sie geben lediglich die Bestellung frei. So sind von der Auftragserfassung bis zum Zahlungseingang durchgängige automatisierte Prozesse möglich. In einer Auftragsbearbeitungs­konsole kann der Mitarbeiter eingehende Aufträge falls nötig nachbearbeiten. Ein Auftragseingangsbuch gewährleistet ihm den schnellen und einfachen Überblick über alle Aufträge.

Gerade logistische Prozesse bestehen aus vielen einzelnen Prozessschritten. Dies geht vom Empfang der Daten über die komplette Verarbeitung und Verbuchung bis hin zum Versand der Belege. Um hier den Status eines einzelnen Geschäftsprozesses zu erfassen, müssen sich Mitarbeiter häufig mühselig die einzelnen Transaktionen und Informationen aus unterschiedlichen Übersichten gesondert zusammensuchen.

Solution Extensions, wie ein Supply Chain Monitor, bieten an zentraler Stelle die Möglichkeit, alle relevanten Informationen in Echtzeit auf einen Blick zu erfassen. Dies erleichtert es Mitarbeitern, Geschäftsprozesse im System zuverlässig zu überwachen und zu steuern. Mitarbeiter können ein- und ausgehende Dokumente nicht nur anzeigen und analysieren, sondern direkt darauf zugreifen und sie weiterbearbeiten. Ein systemübergreifendes Monitoring reduziert Engpässe in der Lieferkette oder Sonderkosten durch Reklamationen.

Viele ERP-Systeme verfügen über kein Rechnungseingangsbuch. Der Mitarbeiter kann zwar alle Rechnungen finden, braucht hierfür allerdings viele Klicks. Für die Verbesserung der Servicequalität gegenüber Kunden und Lieferanten ist eine zentrale Verfolgung solcher Vorgänge notwendig. Transparenz und Übersichtlichkeit sind auch für die Einhaltung von Compliance-Richtlinien relevant.

Da dieser Prozess aus vielen einzelnen Teilschritten besteht (Bestellanforderungen, Bestellungen, Bestellbestätigung, Wareneingang, Rechnungseingang und Zahlungsfreigabe) und verschiedene Unternehmensabteilungen betroffen sind (Einkauf und Finanzen), lohnt sich ein hoher Automatisierungsgrad. Purchase-to-Pay-Lösungen ermöglichen den durchgängig automatischen Ablauf aller Prozessschritte wie Eingang, Nachbearbeitung, Freigabe und Buchung. Dabei werden die Eingangsrechnungen automatisch mit den dazugehörigen Bestellungen und Wareneingängen sowie den Stammdaten abgeglichen. Bis zur automatisierten Buchung laufen Zahlungsabläufe ohne manuellen Aufwand ab. Dies reduziert die Durchlaufzeiten, sorgt für eine lückenlose Protokollierung, vermeidet Skontoverluste und ermöglicht eine schnelle Rechnungsverarbeitung.