ICT & Technik

ERP-Systeme

Bestehendes an die neuen Anforderungen anpassen

In vielen Branchen verändert sich das Geschäftsumfeld immer schneller. Gleichzeitig hat die Mobilität rasant zugenommen. Diese Entwicklung stellt KMU vor die Frage, wie sie ihre bestehende Business-Software für die Zukunft fit machen können. Dafür braucht es nicht primär neue Systeme, sondern eine Weiterentwicklung bewährter Lösungen.
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Fragen wir heute Unternehmen, was ihnen am meisten Sorgen bereitet, sind es Veränderungen im Markt, auf die sie nicht rechtzeitig reagieren können. Dass etablierte Produkte von neuen innovativen Technologien und Verfahren verdrängt und Produkt-Lebenszyklen immer kürzer werden, daran haben wir uns bereits gewöhnt. Doch mittlerweile entstehen und verschwinden ganze Produktlinien und Märkte rasend schnell. Das Schlagwort dafür heisst «Disruptive Technologies» und bedeutet, dass eine bestehende Technologie, ein bestehendes Produkt oder eine bestehende Dienstleistung durch eine Innovation praktisch über Nacht vollständig verdrängt wird.

Paradigmenwechsel

Beispiele dafür gibt es viele: So schaffte es Apple mit ihrem iTunes Store die Art und Weise, wie wir Musik konsumieren, komplett zu verändern und die gesamte Musikindustrie auf den Kopf zu stellen. Ebenso hat das Unternehmen mit ihren Apps dafür gesorgt, dass wir heute Medien auf dem Smartphone oder Tablet konsumieren und auf Fahrpläne, Weg­beschreibungen, Restaurantführer oder Fitnessprogramme mobil von unterwegs zugreifen.

Ein anderes eindrückliches Beispiel ist dasjenige von Amazon. Das Unternehmen hat mit seinem Onlinehandel innert kürzester Zeit nicht nur den Buchhandel revolutioniert, sondern massgeblich zu einem geänderten Kaufverhalten beigetragen. Dies bekommen auch KMU zu spüren, welche ihre Marketing- und Vertriebsprozesse auf die steigende Erwartung der Kunden ausrichten müssen. Aufgrund der hohen Transparenz werden Angebot und Preis vergleichbar, die Kundenbindung und Kundentreue nehmen ab, wodurch dann der Druck auf die Anbieter steigt.

Aktuelle Anforderungen

Mit dieser Entwicklung hat sich auch die generelle Sicht auf die IT verändert. Wurden IT-Projekte lange Zeit primär aus technischer Sicht vorangetrieben, stehen heute praktisch ausschliesslich betriebswirtschaftliche Überlegungen im Vordergrund. Ebenfalls gewinnt die Thematik «User Centric» immer mehr an Bedeutung. Sprich, der einzelne Mitarbeitende und seine Daten- und Informationsbedürfnisse rücken in den Mittelpunkt, was durch die rasante Verbreitung mobiler, digitaler Endgeräte zusätzlich verstärkt wird.

Viele Unternehmen sind aufgrund dieser spürbaren Verschiebungen im Markt und des steigenden Drucks deshalb bereit, ihre Systeme an die neuen Anforderungen anzupassen. Doch sie wollen nicht per se in ein neues, teures Produkt investieren, sondern ihr bestehendes System punktuell und sinnvoll ergänzen. Gefragt sind evolutionäre Weiterentwicklungen bewährter Softwarelösungen, welche die folgenden modernen Anforderungen erfüllen müssen:

Mehr Mobilität

Unternehmen wollen den Mitarbeitenden heute einen sicheren internen und externen Zugriff auf Daten und Systemteile ermöglichen, um Arbeitsprozesse ohne Medienbrüche effizient zu organisieren.

Durchgängige Prozesse

Drittsysteme müssen sich rasch und ohne Medienbrüche im System abbilden lassen. Zudem soll mithilfe von Webservices der Datenaustausch mit Apps und Web-Anwendungen ermöglicht werden.

Tiefere Kosten und hohe Sicherheit

Die evolutionären Systeme sind so auf­ge­setzt, dass Funktionalität und Un­ter-nehmensdaten zentral auf der Server-Infrastruktur verwaltet werden. Diese zentrale Installation senkt die Kosten und steigert die Sicherheit beim Einsatz mobiler Systeme.

Mehr Mobilität in den Prozessen

Moderne Systeme müssen also so aus­gerichtet sein, dass sie nahtlos mit mobilen Geräten kommunizieren und neue Prozesse als flexible Einheiten abbilden können. Die folgenden Beispiele stehen exemplarisch für eine Reihe von Anwendungen, die aufzeigen, wo evolutionäre Systeme ansetzen:

Employee Self Services

Die Möglichkeiten, die Personaladministration durch effiziente Onlineservices zu vereinfachen, sind heute mannigfaltig. Beispiel Ferienplanung: Der Mitarbeitende erfasst die gewünschten Ferien direkt in der App auf seinem Handy, welches an das Absenzmanagement seines Arbeitgebers gekoppelt ist. Der Vorgesetzte erhält danach eine Aufforderung zur Freigabe und kann die beantragten Ferien genehmigen. Im Anschluss daran erfolgt die elektronisch konsolidierte und automatisierte Rückmeldung an die Personalabteilung. Allen Beteiligten steht jederzeit die Übersicht über das aktuelle Feriensaldo zur Verfügung.

Finanzreports jederzeit abrufbar

Gerade in der finanziellen Führung eines Unternehmens ist das Bedürfnis nach aktuellen Zahlen in den letzten Jahren stark angestiegen. Evolutionäre Systeme ermöglichen, via App jederzeit mobil und sicher auf wichtige Reports und Zahlen von unterwegs zuzugreifen und in der gewünschten Form stufengerecht dargestellt zu erhalten.

Effizienz in der Warenwirtschaft

Im Bereich der Warenwirtschaft lässt sich mit einer modernen Software beispielsweise der Inventurprozess ohne Medienbrüche effizient durchführen. Anstelle eines Papierausdrucks der Inventarliste kann der Mitarbeitende die Lagerpositionen direkt in der App , zum Beispiel mit einem angeschlossenen Barcodeleser, erfassen. Dies spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern verhindert Fehleingaben beim Übertrag ins System.

IT als «Business Enabler»

Evolutionäre Systeme haben die erforderliche Maturität und die Marktreife erreicht. Sie bilden das Fundament, um wirtschaftlicher zu arbeiten und auf schnell ändernde Marktbedürfnisse reagieren zu können. Allerdings sind diese modernen Systeme auch nur so gut, wie es dem jeweiligen Partner gelingt, diese auf die Bedürfnisse des Unternehmens auszurichten und anzupassen. Bei Unternehmen mit hohen und vielfältigen Anforderungen an die Branchenspezifika ist es deshalb sinnvoll, einen Branchenspezialisten mit der Individualisierung der Software zu beauftragen.

Die heutigen starre ERP-Systeme verlieren also immer mehr ihren Nimbus und machen evolutionären Systemen Platz, die eine einfache Prozessintegration von Drittanwendungen ermöglichen und erlauben, immer mehr externe Teilprozesse ohne Medienbrüche anzubinden. Die IT mit ihren Systemen wird zum «Business Enabler», die sich leicht den Bedürfnissen des Unternehmens anpassen lässt. Nun sind also die Unternehmen gefordert, zu überprüfen und zu entscheiden, ob ihr kompetitives Umfeld es zulässt, in Sachen Software den Status quo zu wahren oder ihre IT-Systeme für die Anforderungen der Zukunft fit zu machen.

Fazit

Geschäftsprozesse lassen sich heute nicht mehr über Jahre festlegen. Dies bedeutet aber auch, dass sich die IT-Systeme in 
Zukunft noch schneller anpassen lassen müssen, um auf den permanenten Wandel reagieren zu können oder Marktveränderungen sogar voranzutreiben. Bei solchen evolutionären Systemen bilden drei Elemente das Fundament, um die Prozesse flexibel und mobil zu erweitern: das Know-how der Mitarbeitenden im Umgang mit der Software, die bestehende Funktionalität und die vorhandenen Unternehmensdaten.

Unternehmen, welche die Zukunft ihrer Systeme in die Hand nehmen möchten, empfiehlt es sich deshalb darauf zu achten, dass diese dem evolutionären Ansatz gerecht werden.