Das systematische Vermeiden jeglicher Ressourcenverschwendungen, und sind diese noch so klein, ist das Ziel von kontinuierlichen Verbesserungsprozessen, kurz KVP genannt. Viele Unternehmen, die KVP einführen oder eingeführt haben, scheitern früher oder später. Aus Sicht der Führung sind die Resultate, gemessen an den Verbesserungsvorschlägen, oft enttäuschend. Oder die Mitarbeiter machen anfangs zwar Vorschläge, aber aufgrund fehlender Rückmeldungen oder Reaktionen verlieren sie schnell das Interesse. Aus verschiedenen Erfahrungen in Projekten und Ergebnissen von Arbeiten an der Hochschule Luzern zum Thema KVP sind Vorschläge entstanden, welche die Arbeit mit KVP deutlich verbessern können.
Potenzielle Stolpersteine erkennen und Handlungsspielräume aufzeigen
Der Grund liegt darin, dass bestimmte Stolpersteine nicht bekannt waren und / oder bei der Gestaltung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses nicht erkannt und berücksichtigt wurden:
- komplizierte Organisationsstrukturen,
- fehlende Zeit für KVP-Aktivitäten (zum Beispiel Teambesprechungen, KVP-Workshops),
- lange Umsetzungszeit von Vorschlägen und Ideen der Mitarbeiter,
- kein Feedback auf Ideen der Mitarbeiter,
- fehlende Unterstützung durch Führungskräfte,
- unzureichende Qualifizierung der in den Verbesserungsprozess involvierten Personen,
- Nutzen der kontinuierlichen Verbesserungsmassnahmen werden zu wenig aufgezeigt,
- Angst, aufgrund der KVP-Vorschläge Personalanpassungen oder Budgetkürzungen hinnehmen zu müssen und darum: abnehmende Motivation der Mitarbeiter, sich im KVP-Prozess zu engagieren.
Das Bessere ist des Guten Feind: Es gilt, den Mitarbeitern die Handlungsspielräume in ihrer täglichen Arbeit aufzuzeigen. Sie sollen ermutigt werden, sowohl in ihrem als auch über ihr Handlungsfeld nachzudenken / zu reflektieren, Verschwendungen in allen Belangen zu vermeiden und Optimierungen zu suchen. Dabei gilt es, einen möglichst umfassenden Blick für mögliche Verbesserungen zu entwickeln. Dies können sein: Erhöhung der Produktivität (zum Beispiel durch Senkung von Stillstand- und Ausfallzeiten), Erhöhung der Flexibilität (zum Beispiel durch angepasste Organisationskonzepte und optimierte Schnittstellen zwischen Abteilungen), Erhöhung der Qualität (zum Beispiel durch intelligentere Lösungen), Erhöhung der Arbeitszufriedenheit und der Mitarbeitermotivation (zum Beispiel durch Verbesserung der Arbeitsbedingungen und Aufgabenzuteilungen), Erhöhung der Kundenzufriedenheit (zum Beispiel durch Verbesserung der Servicequalität und der Reaktionsfähigkeit), Einsparung von Kosten (zum Beispiel durch veränderte Materialien, Prozessschritte, Bestandssenkungen und Variantenreduktion). Ein Schlüsselfaktor für einen wirkungsvollen KVP ist ein permanentes Bewusstsein der Mitarbeiter, Verbesserungen zu suchen und Optimierungen anzustreben. KVP soll einen festen Platz in der täglichen Arbeit eines jeden Mitarbeiters einnehmen.
Die Rolle der Vorgesetzten
Die Vorgesetzten und Führungskräfte agieren als KVP-Coaches. Ihre Aufgabe besteht in erster Linie darin, ihrem Personal die nötigen Freiräume zu geben, Denk- und Handlungsspielräume aufzuzeigen und selbstständiges Denken und Handeln zu fördern. Die Mitarbeiter sind demgegenüber im KVP die Experten. Sie kennen die Prozesse im Detail, erkennen Schwachstellen und erleben Hemmnisse in ihrer Arbeit. Die Führungskraft ist im KVP-Prozess der Empfänger der Verbesserungsvorschläge und verantwortlich für deren «Bearbeitung». Wichtig sind dabei unkomplizierte sowie transparente Entscheidungswege und vor allem rasche Rückmeldungen. Die Mitarbeiter machen in ihrer Rolle als Experten Vorschläge und die Vorgesetzten als KVP-Coaches nehmen diese entgegen und sorgen für rasche Entscheidungen und koordinierte Umsetzungen. Wobei die Umsetzung an die Experten, sprich Mitarbeiter, übergeben werden kann.
