Wie Travel Manager und Treasury von Bezahllösungen profitieren

Bezahllösungen für den Bereich Travel & Entertainment (T & E) können für viele unterschiedliche Stakeholder innerhalb eines Unternehmens wesentliche Vorteile bringen, beispielsweise für:

• die Reisenden
• den Einkauf
• die Personalabteilung
• die Finanzabteilung, insbesondere Treasury

Jeder dieser Stakeholder stellt eigene Anforderungen an Bezahllösungen. Air Plus International hat festgestellt, dass sowohl Travel Managern als auch Treasury-Mitarbeitenden nicht immer klar ist, welche strategischen Ziele der jeweils andere verfolgt. Somit ist oft auch wenig Verständnis für die Denkweise des Kollegen vorhanden. Dabei ist das umso wichtiger, denn sie hat massgeblichen Einfluss darauf, welcher T & E-Zahlungsdienstleister ausgewählt wird. Der T & E-Zahlungsverkehr spielt für Travel Manager eine viel wichtigere Rolle als für die Finanzabteilungen. Das bedeutet aber nicht, dass sie auf die Zusammenarbeit mit den Kollegen verzichten sollten. Zwei Tendenzen zeichnen sich ab:

• Der Auswahlprozess für T & E-Bezahllösungen gestaltet sich zunehmend multidisziplinär.
• Dabei gewinnen besonders die Treasury-Abteilungen an Einfluss.

Zu den Aufgaben der Treasury-Mitarbeitenden  gehören die Optimierung der Li­qui­dität, das Management der Bankbeziehungen, die Risikominimierung und die Erhöhung der Ausgabentransparenz. All diese Punkte sind vielen Unternehmen immer wichtiger und haben auch Einfluss auf die Auswahl von T & E-Dienstleistern.

Verschiedene Bedürfnisse

Die Finanzabteilungen verfügen über eine sehr spezielle Liste von Themen, die Travel Managern vermutlich weniger vertraut sind: bespielsweise Betriebskapital oder Währungs- und Zinsrisiken. Travel Manager müssen also die Treasury-Sprache erlernen, um zu verhindern, dass Treasury Entscheidungen zu Zahlungsverkehrslösungen blockiert, die diese Themen nicht berücksichtigen. Gleichzeitig sollten Travel Manager den Treasury-Kollegen vermitteln, warum der T & E-Zahlungsverkehr für das Reisemanagement und andere Stakeholder im Unternehmen von so grosser Bedeutung ist. Den Treasury-Mitarbeitenden ist vielleicht nicht klar, dass

• es sich bei T & E-Bezahllösungen um stark spezialisierte Lösungen handelt (zum Beispiel in Bezug auf die Bericht­erstellung)
• es Lösungen von äusserst unterschiedlicher Qualität gibt.

Travel Managern ist bewusst, dass ihr Unternehmen nicht einfach einen Vertrag für den T & E-Zahlungsverkehr mit einer der regulären Hausbanken abschliessen kann, die möglicherweise eine völlig unpassende Dienstleistung in diesem Bereich anbietet. Oft ist das für die Kollegen in den Finanzabteilungen nicht so offensichtlich.

Gemeinsame Ziele

Die Kollegen im Treasury wissen es oft nicht, aber die Ziele des Reisemanagements überschneiden sich stark mit ihren eigenen. Etwa wenn es um Betrugsbekämpfung, Risikominderung, Compliance und Prozessoptimierung geht. Wenn es Ihnen also gelingt, den Kollegen klarzumachen, wie eng Ihre Ziele miteinander verknüpft sind, wird sich die Zusammenarbeit verbessern. Es ist die richtige Kommunikation, die die Lücke zwischen Reisemanagement und Treasury schliessen kann.

Treasury-Aufgaben

Ihre Aufgabe besteht darin, die Liquidität eines Unternehmens zu steuern. Liquidität bezeichnet einerseits das Barvermögen, das einer Organisation zur Verfügung steht, um die sofort fälligen und kurzfristigen Verpflichtungen zu erfüllen. Andererseits sind damit alle Vermögenswerte gemeint, die schnell in liquide Mittel umgewandelt werden können, um solchen Verpflichtungen nachzukommen. Noch einfacher ausgedrückt: Die Treasury-Abteilung trägt dafür Sorge, dass das Unternehmen so viel Bargeld wie möglich hält. Um dies zu erreichen, versucht Treasury, den eingehenden Geldstrom zu beschleunigen und den ausgehenden zu verlangsamen. Treasury hat sechs Kernaufgaben:

• Cash Management.
• Sonstige Liquiditätsplanung und -überwachung:
• Wie viel Bargeld ist im Unternehmen vorhanden, wie viel wird es in Zukunft sein?
• Management von Zins-, Währungs- und Rohstoffpreisrisiken.
• Kapitalbeschaffung und Kapitalanlage.
• Beziehungen zu Banken und Ratingagenturen.
• Unternehmensfinanzierung.

Es wird deutlich, dass die Interessen der Treasury- Abteilung über Fragen des Cashflows hinausgehen und sich auf strategische Prioritäten erstrecken, darunter das Risikomanagement, die Compliance und Prozesseffizienz. All diese Ziele können durch die Auswahl des richtigen T & E-Zahlungsdienstleisters erreicht werden.

Typen von Treasury-Mitarbeitern

Auch wenn sich die Treasury-Mitarbeiter vermutlich mit allen oben aufgeführten Themen beschäftigen, beeinflussen ihre Ausbildung und Berufserfahrung doch oft die Prioritären, die sie in ihrem Arbeitsalltag setzen. Treasury-Mitarbeiter gehören meist einer der drei Berufsgruppen an. Der fachliche Hintergrund des jeweiligen Mitarbeiters entscheidet darüber, welche Aspekte des T & E-Zahlungsverkehrs Sie im Gespräch betonen sollten.

Rechnungswesen

Jene Treasury-Mitarbeitenden mit buchhalterischem Hintergrund interessieren sich hauptsächlich für Prozesse – etwa für wirksame Systemintegration und Datenqualität. Um in ihrer Sprache zu sprechen, thematisieren Sie am besten, wie die Bezahllösung mit dem ERP-System des Unternehmens verbunden werden kann.

Controlling

Controller sind an Compliance, der Umsetzung von Best-Practice-Lösungen und Benchmarks interessiert. Mit ihnen können Sie darüber sprechen, wie mit einer Bezahllösung die Ausgaben der Mitarbeiter überwacht und die Durchschnittskosten der unterschiedlichen Abteilungen miteinander verglichen werden können.

Bankwesen

Treasury-Mitarbeitende aus diesem Bereich sind mitunter am schwersten einzuschätzen. Ihre Hauptinteressen liegen darin, mit dem Barvermögen des Unternehmens eine Rendite zu erwirtschaften, etwa durch kurzfristige Investitionen. Aufgrund des Niedrigzinsumfelds haben diese Investitionen in den vergangenen Jahren jedoch stark an Bedeutung verloren. Während das Management der Cashflows mittlerweile als weniger wichtig eingestuft wird, haben andere strategische Ziele, wie etwa die Prozessoptimierung und die Vereinbarung von Kosteneinsparungen mit den Lieferanten, eine höhere Priorität erhalten. Sie sorgen dafür, dass Geld im Unternehmen gehalten wird; die durch sie erzielten Einsparungen sind zumeist stabil und konstant. Darum nochmals: Der T & E-Zahlungsverkehr spielt eine zentrale Rolle bei der Erreichung dieser Ziele.

Es ist unwahrscheinlich, dass sich Treas­ury-Mitarbeitende mit Bankenhintergrund bereits mit T & E-Fragen befasst haben. Deshalb interessieren sie sich möglicherweise einerseits nicht so sehr für die Auswahl eines geeigneten Anbieters für Bezahllösungen. Andererseits fühlen sie sich eventuell dem aktiven Management der Banken, mit denen das Unternehmen in der Regel zusammenarbeitet, stark verbunden. Das könnte dazu führen, dass sie dazu neigen, eine der Hausbanken als Dienstleister für den T & E-Zahlungsverkehr zu wählen, ohne die Vorteile anderer Lösungen zu betrachten.

T & E-Bezahllösungen

Welchen Einfluss hat Treasury bei der Auswahl eines Anbieters für eine T & E-Bezahllösung? Das ist eine sehr wichtige Frage, die sich kaum eindeutig beantworten lässt. Es kann alles geben: Die Bandbreite reicht von einer Finanzabteilung, die sich überhaupt nicht an der Auswahl beteiligt, bis zu einer, die die treibende Kraft im Entscheidungsprozess ist. Allerdings kommt Letzteres seltener vor. In den meisten Fällen beeinflusst die Treasury-Abteilung die Entscheidung, hat aber nicht das letzte Wort. In der Regel sind Einkauf, Reisemanagement und Personalabteilung die Entscheidungsträger – was nicht bedeutet, dass sie Treas­ury aussen vor lassen können. Treas­ury könnte den Auswahlprozess behindern oder zumindest verzögern, wenn seine Anforderungen nicht berücksichtigt und Fragen nicht beantwortet werden.

Vorteile

Verbesserte Liquidität

Alle T & E-Bezahllösungen bieten höhere Liquidität als andere Zahlungsmethoden wie beispielsweise Bargeld oder Direktfakturierung. Wenn aber die Reisekosten keinen aussergewöhnlich hohen Anteil an den Kosten eines Unternehmens darstellen, haben die geringfügigen Unterschiede bei den Zahlungsbedingungen nahezu keine Auswirkung auf das gesamte Betriebskapital des Unternehmens. Lösungen für den T & E-Zahlungsverkehr haben viele weitere Vorteile, die für die Treasury-Abteilung reizvoll sind und die sich langfristig als wichtiger herausstellen als die Liquidität. Die folgenden Vorteile werden nur von bestimmten, jedoch nicht von allen Zahlungsdienstleistern angeboten.

Verbesserte Prozesseffizienz

• Die nahtlose Integration in das Finanzsystem: Die elektronische Rechnungslegung erlaubt es Ihnen, formatgetreue Informationen in Ihr Buchhaltungssystem einzulesen, eine manuelle Eingabe ist nicht erforderlich.
• Schnelle Rechnungsprüfung: Für Nutzer eines zentral belasteten T & E-Zahlungskontos (manchmal als Reisestellenkarte oder Lodge Card bezeichnet) deckt eine einzige Rechnung alle Zahlungen ihrer Mitarbeitenden ab. Ein Datenabgleich, der sonst Tage dauert, kann somit in wenigen Minuten abgeschlossen werden.
• Geringere Barvorschüsse: Keine Treas­ury-Abteilung schätzt Barvorschüsse. Und diese sind überflüssig, wenn die Mitarbeiter Zahlungen direkt über ihre T & E-Bezahllösung tätigen oder über ihre Firmenkarten Bargeld abheben.
• Geringere Kosten für Zahlungen: Die Bearbeitungsgebühren sind erheblich niedriger als bei Schecks oder Banküberweisungen. Zudem gibt es einen zinsfreien Kredit für den weitaus grössten Teil der Reisekosten.
• Sichere elektronische Rechnungsstellung: Die Rechnung wird in dem Format geliefert, das der Kunde wünscht, zum Beispiel EDIFACT, XML, CSV, LARS.
• Vereinfachte Datenerhebung zu T & E-Aktivitäten: Air Plus bietet eine Sonderfunktion: Das Berichtstool, der Air Plus Information Manager, kann als T & E-Datenbank verwendet werden und führt Daten von anderen Dienstleistern (wie Reisemanagementunternehmen) und von anderen Zahlungsverkehrsanbietern im System zusammen.

Verbesserung von Compliance und Risikomanagement

T & E-Bezahllösungen verringern zahlreiche operationelle als auch finanzielle Risiken sowie Reputationsrisiken.

• Vermeidung von zu hohen beziehungsweise nicht richtlinienkonformen Ausgaben durch Mitarbeiter: Wie viel ein Mitarbeiter ausgeben kann, kann durch Trans­­aktionslimits begrenzt werden. Ausserdem können Sie steuern, bei wem Mitarbeiter Zahlungen vornehmen können, indem Sie festlegen, welche Geschäftspartner die Karte akzeptieren dürfen (beispielsweise nur Hotels und Restaurants).
• Überwachung der Ausgaben von Mitarbeitern: Umfassende Berichte erlauben Ihrem Unternehmen, die Ausgaben der Mitarbeiter genau im Auge zu behalten. Bei einigen Lösungsanbietern können Sie ausserdem Warnmeldungen einrichten, die Sie bei fragwürdigem Zahlungsverhalten informieren, etwa wenn ein Karteninhaber kurz davor steht, die monatliche Obergrenze für Ausgaben zu erreichen.
• T & E-Zahlungsverkehr ohne persönliche Kreditkarte: Die meisten Unternehmen vergeben nur sehr ungerne die persönliche Firmenkarte an jeden, der für sie arbeitet, darunter auch an die Mitarbeiter mit befristeten Arbeitsverträgen, an Praktikanten oder neue Mitarbeiter. Produkte wie Reisestellenkarten und virtuelle Karten erlauben die engmaschige Kontrolle des T & E-Zahlungsverkehrs ohne die Vergabe von persönlichen Kreditkarten.

Steigerung der Transparenz

• Besseres Verständnis der T & E-Ausgaben: Durch Kanalisierung aller T & E-Zahlungen in einem weltweiten Prozess – inklusive einer hervorragenden und präzisen Berichtsfunktion – können Sie vollständig erfassen, wie hoch die Ausgaben für T & E-Vorgänge in Ihrem Unternehmen sind und wann die Zahlungen fällig sind.
• Nachverfolgung der Budgets: Einige Bezahllösungen ermöglichen die Addition von bis zu neun separaten Feldern mit Mitarbeiterdaten zum Zeitpunkt einer Zahlung. Somit können Sie problemlos die Ausgaben nach Mitarbeiter, Kunden, Projekten oder Abteilungen aufschlüsseln. Und das kann auch der Budgetverantwortliche. Die Transparenz der Gesamtausgaben wird durch tägliches Einfliessen der Informationen in Ihr Berichtssystem zur Ausgabenerfassung sichergestellt.
• Bessere Konditionen mit Lieferanten aushandeln: Reiseeinkäufer berichten immer wieder, dass detaillierte Informationen über die Ausgaben der Mitarbeitenden und die von ihnen verwendeten Lieferanten bei der Verhandlung von Unternehmensrabatten einen grossen Unterschied ausmachen. Dabei sollte man unbedingt beachten, dass sich Qualität und Detaillierungsgrad der Managementinformationen bei den verschiedenen Anbietern von T&E-Bezahllösungen stark voneinander unterscheiden. Setzen Sie nicht voraus, dass alle Anbieter solche hohen Berichtsstandards bieten.