E-Invoicing – einfache Lösungen sind möglich

Im Zuge der vierten industriellen Revolution, die gekennzeichnet ist durch eine zunehmende Digitalisierung und Vernetzung von Produkten, Wertschöpfungsketten sowie Geschäftsmodellen, wird nicht nur die interne, sondern auch die firmenübergreifende Vernetzung vorangetrieben. Prozesse einfacher, transparenter und schneller zu machen, spart Ressourcen und somit auch viel Geld.

Das treibt Unternehmen und Verwaltungen an, die Bestell- und Rechnungsprozesse mit ihren Geschäftspartnern zu digitalisieren und so den Medienbruch zu eliminieren. Was jedoch bleibt, ist die Herausforderung jener Unternehmen, die von einer solchen Digitalisierung auch profitieren wollen, zum Beispiel die vom Bund ganz klar aufgefordert werden, ihre Rechnungen zukünftig nur noch elektronisch zu übermitteln. Seit Anfang 2016 zwingt der Bund die Zulieferer, bei schriftlich abgefassten Verträgen mit einem Vertragswert von mehr als 5000 CHF eine elektronische Rechnung einzureichen.

Kunde verlangt E-Rechnung

Nehmen wir an, Sie erhalten einen Kundenbrief, worin Sie aufgefordert werden, innert kürzester Zeit Ihre Rechnungen elektronisch und mehrwertsteuerkonform zu senden. Wenn Sie bereits eine Lösung haben, stellen Sie sich höchstens die Frage, ob, wann und zu welchem Preis Sie dies mit dieser Lösung gewährleisten können. Haben Sie noch keine Lösung, sind Sie nun gefordert, sich mit dieser Thematik auseinanderzusetzen. Zuerst werden Sie wohl das Internet durchstöbern, um herauszufinden, was für Lösungen es auf dem Markt gibt und was es für Ihre Firma bedeuten würde.

Sie werden feststellen, dass es eine Flut an Informationen gibt, es jedoch an einer einfachen Lösung, die quasi auf Knopfdruck funktioniert, fehlt. Spätestens jetzt werden sich viele bewusst, dass es sich um kein leichtes oder schnelles Unterfangen handelt, den Kundenwunsch zu erfüllen, weil neben der Technik auch Anpassungen der Geschäftsprozesse gemacht werden müssen, was im Beispiel die Debitorenbuchhaltung betrifft, die zur Papierrechnung auch die elektronische Rechnungstellung berücksichtigen muss. Zusätzlich sollte man bedenken, was passiert, wenn ein weiterer beziehungsweise mehrere Kunden das gleiche Szenario wünschen oder zusätzlich andere Prozesse wie zum Beispiel der Bestellprozess elektronisch abgebildet werden soll.

Einfache Lösungen gesucht

Wie soll nun vorgegangen werden, um die optimale Lösung für eine Unternehmung zu finden? Als Erstes muss sich die Unternehmung Klarheit über die Konsequenzen verschaffen. Welche Bereiche und Prozesse sind betroffen, ist das IT-System der Anforderung für den elektronischen Datenaustausch (EDI) gewachsen und mit welchem internen Aufwand muss gerechnet werden? Ein wichtiger Aspekt, den es unbedingt zu berücksichtigen gilt, ist der Blick in die digitale Zukunft, womit eine entsprechende Lösungswahl in Abhängigkeit gebracht werden muss. Vielfach bedarf diese Analyse mehr Zeit, als im ersten Moment angenommen und die Aufforderung des Kunden wird zum zeitlichen Problem. Je nach Situation bedingt es einer einfachen Zwischenlösung, um den Anforderungen gerecht zu werden. Bestenfalls setzt man mit dem Einsatz von strukturierten Daten auf  eine zukunftsorientierte Lösung und profitiert schon heute von reduzierten Kosten!

Mit der Nutzung von EDI-Netzwerken wie zum Beispiel dem Netzwerk «gate2b» von io-Market können Unternehmen  schweizweit, aber auch global Daten mit ihren Geschäftspartnern austauschen. Der Vorteil dieser EDI-Netzwerk-Lösung liegt darin, dass die Unternehmen nur eine einzige Verbindung benötigen, um Daten elektronisch senden und /oder empfangen zu können. Manche Netzwerke übernehmen zudem die Validierung und Formatkonvertierung in die verschiedenen Datenformate sowie zusätzliche Services wie zum Beispiel die digitale mehrwertsteuerkonforme Signatur und Archivierung. Somit fallen für die Unternehmen sämtliche Aufwendungen weg, um die Vielfalt der IT-Systeme und deren Datenformate gewährleisten zu können.

PDF als Zwischenlösung

Eine mögliche Lösung wäre beispielsweise, Rechnungen als PDF zu senden. Diese können von Dienstleistern, die diesen Service anbieten, in strukturierte Daten umgewandelt und dem Empfänger wiederum in seinem bevorzugten Format zur Verfügung gestellt werden. Diese Lösung ist für Unternehmen mit einer kleinen Anzahl Rechnungen, fehlenden technischen Möglichkeiten oder als Zwischenlösung mit rascher Umsetzungszeit empfehlenswert. Um diese Lösung betreiben zu können, erstellt die Unternehmung einfach die Rechnung als PDF und übermittelt sie an eine vorgegebene E-Mail-Adresse.

Eine weitere einfache Lösung, die von Unternehmen mit nur wenig Aufwand umgesetzt werden kann, basiert wiederum auf einem PDF, das mit unsichtbaren Daten angereichert ist.  Dazu wird das bestehende Rechnungsformular einmalig mit zusätzlichen vorgegebenen «Elementen» ergänzt, die als Informationen in unsichtbarer Schrift und Grösse auf dem PDF platziert sind. Durch die Einlieferung der sogenannten metacodierten PDF erfolgt eine automatische Erkennung der hinterlegten «Elemente». Dadurch werden diese Daten wiederum in eine strukturierte Form für die weitere Verarbeitung gebracht.

Der effizienteste und zu bevorzugende Weg ist die Datenübermittlung mit strukturierten Daten. Der grösste Nutzen für Unternehmungen liegt darin, wenn alle Dokumente von der Bestellung bis hin zur Rechnung als durchgängiger elektronischer Prozess ausgetauscht werden können. Auch wenn zurzeit der Datenaustausch mehrheitlich auf die elektronische Rechnung fokussiert ist, liegt die logische Folgerung in der Optimierung der Bestellprozesse, wodurch eine Bestellung, eine Auftragsbestätigung sowie die Lieferanweisung digital zwischen den Geschäftspartnern ausgetauscht werden.

Mit «Swiss Govern Invoice» hat io-Market eine Lösung für den Bund und für die Kantone ins Leben gerufen. So soll eine schnelle und einfache Integration ermöglicht werden, um mit ein paar wenigen Klicks eine Rechnung an die entsprechenden Verwaltungen einliefern zu können.  Auch hier ist das Ziel, eine einfache, kostengünstige sowie skalierbare Lösung für die Zukunft zu schaffen.

Vor- und Nachteile von EDI

Mit dem elektronischen Datenaustausch bietet sich für Geschäftspartner die Möglichkeit, ihre Prozesse zu automatisieren. Das Ziel hierbei ist, vollumfänglich firmenübergreifend elektronisch zu kommunizieren, um Durchlaufzeiten zu reduzieren und die Kosten der Dokumentverarbeitung massiv zu minimieren. Ein weitere Vorteil ist die Senkung der Fehlerrate, welche unter anderem mit der wiederholten Dateneingabe in Verbindung steht. Heute werden, durch die sofortige Verfügbarkeit von elektronischen Daten, Abläufe verschiedenster Geschäftsprozesse automatisiert. Damit kann ein  Unternehmen, das eine Just-in-time-Produktion betreibt, die Lagerhaltung drastisch reduzieren und die Kapitalbindung senken. Auch auf Marktveränderungen kann rascher reagiert werden.

Obwohl der elektronische Datenaustausch offensichtlich interessante Vorteile mit sich bringt, nutzen viele Unternehmen diese Möglichkeit noch nicht. Ein Hauptgrund dafür sind die Setup- und Betriebskosten für elektronische Schnittstellen und die vorherrschende Unsicherheit über die nicht einheitlichen Standards sowie die damit verbundenen Implementierungskosten, die Kritiker bestärken. Heute gibt es viele Tools und IT-Systeme, die Daten relativ einfach aus firmeninternen Anwendungen in genormte Datenformate umwandeln und bereitstellen bzw. auch einlesen können. Jedoch stehen Unternehmen aufgrund der heterogenen IT-Landschaft und somit verschiedener Schnittstellen vor einer weiteren grossen Herausforderung, da verschiedene Standards zu unterstützen sind, was wiederum zu hohen Aufwendungen und Kosten führt.

Fazit

Der Trend in Richtung des elektronischen Datenaustauschs wird sich in den kommenden Jahren rasant weiterentwickeln. Welche Vorteile mit dem elektronischen Datenaustausch gewonnen werden können – durch eine medienbruchfreie Kommunikation den Prozessaufwand nachhaltig zu optimieren und so massiv Kosten zu sparen – sind längst bekannt. Teilweise fehlt es noch an der Umsetzungskraft aufgrund vorherrschender Hemmschwellen wie zum Beispiel der Komplexität eines solchen Projekts oder der nicht abschätzbaren Realisierungs- und Betriebskosten.

Diverse innovative Unternehmen folgen dennoch dem Trend der elektronischen Kommunikation zwischen Geschäftspartnern. Durch den Druck dieser zukunftsorientierten Marktführer werden früher oder später auch andere Unternehmen mit dem Thema konfrontiert. Folgt man dabei nicht dem stärkeren Mitspieler auf dem Markt, wird man mit grösster Wahrscheinlichkeit den Geschäftspartner verlieren. Umso wichtiger ist es dann, dass sich ein mit dem elektronischen Datenaustausch konfrontiertes Unternehmen optimal vorbereitet und sich allenfalls professionell beraten lässt, damit die bestmögliche Lösung für das Unternehmen definiert und umgesetzt werden kann. Ungeachtet der Art der Umsetzung eines EDI-Projekts muss das Ziel sein, den höchstmöglichen Nutzen für das Unternehmen und dessen Geschäftspartner zu erreichen.