Als gängiges internes Kommunikationsmittel nutzen Unternehmen oft ein Intranet oder Messenger-Dienste wie Slack. In bestimmten Berufsgruppen und Branchen sind auch Verlautbarungen und Ankündigungen auf Papier via «Schwarzem Brett» oder Mitarbeiterzeitungen noch gang und gäbe. Denn manche Unternehmensbereiche sind von digitalen Tools abgeschnitten: Logistiker zum Beispiel haben im Lager nicht zwangsläufig eine hohe Anzahl von Desktop-Arbeitsplätzen.
Abgeschnittene Kommunikation
Kommt eine Krise wie aktuell im Falle der Corona-Pandemie, geht zuerst der direkte Kontakt zu den Mitarbeitern verloren. Stehen Produktionsstätten still und müssen Filialen schliessen, fallen alle Offline-Medien und die direkte Ansprache weg, um die Mitarbeiter zu erreichen. Gerade bei weit verzweigten Filialnetzen oder einem Arbeitskräftestamm auf Zeitbasis wird die Kommunikation dann problematisch. Ein per Email versendetes Schreiben, das erst vom Produktionsleiter ausgedruckt und in der Fabrikhalle aufgehängt werden muss, erlaubt keine zeitnahe Benachrichtigung. Ein Filialleiter sollte bei Filialschliessungen auch nicht alle Mitarbeiter einzeln abtelefonieren müssen.
Ein weiteres Problem stellt die parallele, firmeninterne Kommunikation über private Messenger-Dienste wie Whatsapp dar. Denn solche dienen zwar gerne als privates Kommunikationstool, sind aber für die firmeninterne Kommunikation bedenklich hinsichtlich der Sicherheit. Ausserdem besteht hier das Problem, dass Informationen, durch das Nebeneinander privater Chats und Chatgruppen, leicht untergehen.
Digital und kontaktlos
Und auch digitale Tools garantieren nicht immer Zugriff und damit eine breitflächige Kommunikation. Tools wie Slack sind zudem für eine andere Zielgruppe gemacht – nicht für Baustelle, Produktion oder Lager, wo zum Beispiel Videokonferenzen keine Rolle spielen. Wichtig ist es hier, klare, knappe Informationen zu übermitteln, um effektiv und produktiv arbeiten zu können.
Voraussetzung für die Erreichbarkeit ist oft eine entsprechende technologische Ausstattung mit einem Mitarbeiter-PC oder Laptop auch zuhause, der über eine VPN-Verbindung verfügt. Ist die nicht vorhanden, kann sich der Mitarbeiter nicht mit dem Unternehmensnetzwerk verbinden. Sind die Kommunikationswege durch eine Firewall geschützt, kann nur im Unternehmen selbst kommuniziert werden.
An dieser Stelle bietet sich daher der Einsatz beispielsweise einer Mitarbeiter-App an, die die Mitarbeiter auch über andere Anwendungen wie Slack oder Teams hinaus erreichen kann. Zumal ein Mitarbeiter wie etwa in der Produktion lediglich eine Möglichkeit benötigt, sich informieren zu können. Sämtliche Mitarbeiter des Unternehmens zu erreichen, zu verbinden und stets up-to-date halten zu können, ist somit das Gebot der Stunde. Dafür muss die benötigte Hard- und Software möglichst einfach sein – ein Smartphone sollte bereits genügen können. Nicht ein weiteres Meeting-Tool, sondern eine Quelle, Informationen weiterzugeben und sich zu informieren, wird gebraucht und in Form einer Mitarbeiter-App umgesetzt. So wird ein Austausch möglich, der – gerade in Corona-Zeiten - vor allem eins ist: kontaktlos.
Hindernisse bestehender Tools
Zahlreiche Kommunikationstools sind nicht auf die geregelteren Bedürfnisse von Firmenkommunikation zugeschnitten und für eine andere Zielgruppe abseits des Einsatzes beispielsweise im Filialgeschäft gedacht. Sie ermöglichen zum Beispiel oft, dass jeder mit jeden zu allen Themen auf verschiedenen offenen Kanälen sprechen kann. Die Mitarbeiter können sogar eigene Kanäle einrichten. Durch diese Vielfalt geht nicht nur die Übersicht verloren – wichtige Informationen gehen leicht unter und eine zielgerichtete Kommunikation im Krisenfall wird erschwert. Um sie zu erreichen, müsste das Tool stark kontrolliert werden, was dem eigentlichen Aufbau der Applikation aber widerspricht. Derartige Dienste sind also nicht optimal für eine Krisenkommunikation, da für den Krisenfall wichtige Informationen auch hier im Überfluss anderer Informationen womöglich versinken.
Zudem spielen Lizenzkosten und administrativer Aufwand bei Kommunikationstools keine zu unterschätzende Rolle. Und gerade im fertigenden Gewerbe oder dem B2C-Vertrieb besitzen nicht alle Mitarbeiter einen eigenen Account. Je moderner das Tool, desto grösser können zudem Berührungsängste und Hemmschwellen ausfallen – gerade bei älteren Zielgruppen, die nicht technikaffin sind.
Unternehmen stehen also vor dem Problem, dass die Zentrale über die verfügbaren Kanäle nicht alle erreichen kann und die gängigen Tools aufgrund ihrer Reichweite für die Krisenkommunikation nur bedingt geeignet sind. Doch gerade in Krisenzeiten müssen Produktion, Abverkauf und Vertrieb erreichbar sein, um den Betrieb aufrecht zu halten.