Digitale und hybride Events auf dem Vormarsch

Im Rückblick werden wir uns an 2020 auch als das Jahr erinnern, in dem digitale Events das Laufen lernten. Gerade Unternehmen haben durch die Corona-Pandemie einen Digitalisierungsschub erhalten, der auch über die Krise hinaus wirken wird. Der wachsende Bedarf an digitalen Veranstaltungen zeigt sich in den Anforderungen nach standortübergreifender Informationsvermittlung, permanenter Content-Produktion, Social-Media-Präsenz und engmaschiger Begleitung von (potenziellen) Kunden über einen längeren Zeitraum hinweg. Die Digitalisierung macht es möglich: mit einfachem Zugang zu Highspeed-Internet, alltäglicher Verfügbarkeit von Mobile-Devices, interaktiven Tools und der stetigen Erweiterung der Offline-Welt um virtuelle Erlebnisse. 

Formate 

Grundsätzlich sind digitale Events in zwei Formaten möglich: als Desktop-Broadcasting oder hybride/teilhybride Events.  

Desktop-Broadcasting 

Diese Form des digitalen Events findet zu 100 Prozent am Bildschirm statt. Dazu werden alle Inhalte aus einer technischen Zentrale heraus gesteuert. Alle Akteure, wie Moderator, Keynote-Speaker oder weitere Talkgäste werden remote in den Stream geschaltet. Das Publikum nimmt ausschliesslich online am Bildschirm teil. 

Hybrides und teilhybrides Event 

Ein teilhybrides Event wird aus einem Pop-up-Streaming-Studio – zum Beispiel direkt aus dem veranstaltenden Unternehmen oder einer gebuchten Location heraus – gestreamt. Die Akteure können wahlweise live vor Ort auftreten oder alternativ von ihren individuellen Standorten aus zugeschaltet werden. Das Publikum verfolgt die Veranstaltung rein digital vom PC, Smartphone oder Tablet aus. 

Bei einem komplett hybriden Event ist zusätzlich zum Online-Publikum auch Live-Publikum vor Ort anwesend. 

Grundsätzlich bieten hybride oder teilhybride Events einen grösseren Spielraum, um das Publikum emotional zu erreichen – ein entscheidendes Kriterium für das Gelingen einer Veranstaltung. Die Wahl des passenden Formates hängt aber von mehreren Faktoren ab: den gegebenen Rahmenbedingungen, den zu vermittelnden Inhalten sowie vom Zielpublikum. 

Dezentrale Durchführung

Was digitale und hybride Events so zukunftstauglich macht, ist die Möglichkeit zur dezentralen Durchführung auf unterschiedlichen Ebenen. Streaming-Studio, Publikum und Beitragende sind nicht zwingenderweise am gleichen Ort präsent. Das bietet gleich mehrere Vorteile: 

Flexibilität

Bei einem digitalen Event braucht es im besten Fall einen zentralen Ort, von dem aus gesendet wird. Grosse Veranstaltungslocations sind jedoch häufig schon Jahre im Voraus gebucht. Zum Glück kann digital auch kurzfristiger geplant werden. 

Die Entscheidung, ob und in welcher Form Zuschauer und Gäste vor Ort sind, kann ebenfalls je nach Format flexibel gestaltet werden. Verschärfen sich beispielsweise die Rahmenbedingungen für öffentliche Veranstaltungen, wie aktuell bei den Einschränkungen durch die Pandemie, kann bei einem hybriden Event mit Live- und Onlinepublikum auf eine reine Teilnahme per Stream gewechselt werden. Ebenso können natürlich live geplante Gäste mit ihren Beiträgen als Zuschaltungen von zu Hause eingespielt werden. 

Grössere Reichweite

Bei einem digitalen Event wird aus einem Studio heraus gesendet. Dabei ist die Reichweite zum Publikum nicht limitiert – im Gegensatz zu einer gebuchten Location, in der nur eine bestimmte Anzahl von Menschen Platz findet. Es kann zum Beispiel eine Präsenzveranstaltung mit Livepublikum durch den Einsatz di­gitaler Tools mit anderen Standorten weltweit in Echtzeit verwoben werden. Warum also die gleiche Veranstaltung an mehreren Standorten nacheinander stattfinden lassen?

Teilnehmer sind ortsunabhängig

Egal, ob aus dem Homeoffice oder von anderen Standorten aus zugeschaltet: Die Teilnehmenden eines digitalen Events können von jedem beliebigen Ort aus partizipieren. Einzige Voraussetzungen sind eine stabile Internetverbindung und ein Laptop, Handy oder Tablet. Ein zusätzlicher Pluspunkt: Dadurch entfallen auch für die Teilnehmenden lästige Reisezeiten.

CO2-Einsparungen

Neben Zeit- und Kosteneinsparungen haben die vermeidbaren Reisetätigkeiten noch einen weiteren Vorteil: Laut Atmosfair, einem Anbieter zur Kompensation von CO2-Aufkommen, verursacht die An-und Abreise der Eventteilnehmer 70 Prozent aller CO2-Emissionen eines Events. Weitere 15 Prozent fallen auf die Unterkunft. Demnach können digitale Events bis zu 85 Prozent der CO2-Emissionen vermeiden. 

Hybride Events 

Klassische Präsenzveranstaltungen werden mit Sicherheit auch in Zukunft stattfinden. Die Tendenz geht jedoch dahin, dass sie seltener werden und einen anderen Stellenwert als bisher bekommen. Sie werden zu analogen Highlights in unserem mehr und mehr durch Social Media und digitale Kommunikation geprägten Alltag. Live-Events können künftig mit Livestreams ergänzt werden; der hybride Charakter gehört damit bald ganz selbstverständlich zum Standardrepertoire. 

Darüber hinaus gehen klassische Veranstaltungen schon jetzt von der Konzeption eines einmaligen Momentes hin zur Begleitung der Teilnehmer über das eig­entliche Event hinaus. Dazu werden die Teilnehmer bereits im Vorfeld der Veranstaltung über Social Media oder vorgeschaltete, kleinere digitale Events zu den Themen der Veranstaltung abgeholt und in die Planung der Inhalte miteinbezogen.  

Mit dem aufgenommenen Streaming-Material des Veranstaltungstages können die Teilnehmer dann durch Marketingkampagnen auch im Nachgang über einen längeren Zeitraum an das Event und die vermittelten Inhalte gebunden werden. 

Was es zu beachten gilt

Trotz aller technischen Möglichkeiten: Die Digitalisierung einer Veranstaltung sollte kein Selbstzweck sein. Ziel eines Events ist es, ein einzigartiges Erlebnis zu schaffen und dabei gleichzeitig die gewünschten Inhalte an die Zielgruppe zu vermitteln. Dabei besteht die Herausforderung in der geschickten Ausbalancierung von digitaler Durchführung und den Bedürfnissen und Ansprüchen der Teilnehmer. 

Gerade in der aktuellen Situation, in der ein wahrer Digitalisierungsruck durch die Arbeitswelt ging, tritt durch den starken Anstieg von auferlegtem Homeoffice, Videomeetings und Social-Distancing-Auflagen eine gewisse Onlinemüdigkeit auf. Umso bewusster sollte bei der Konzeption und Umsetzung eines digitalen Events auf die Wünsche der Teilnehmer nach Gemeinschaft, Emotionen, Erlebnis und Teilhabe am Geschehen eingegangen werden. Nur wenn diese Punkte erfüllt sind, wird das Publikum aufmerksam, interessiert und möglichst durchgängig dem Geschehen auf dem Bildschirm folgen. 

Ein klassisches Veranstaltungskonzept kann jedoch nicht eins zu eins in ein digitales Event übersetzt werden. Die folgenden Faktoren sollten bereits bei der Planung berücksichtigt werden: 

Inhalte anpassen

Ein digitales Event ist keine Live-Ver­anstaltung, die abgefilmt wird. Die Aufmerksamkeitsspanne der Teilnehmer alleine am Bildschirm ist wesentlich kürzer als die eines Publikums vor Ort. Geplante Inhalte sollten daher unbedingt an die durch die sozialen Medien veränderten Sehgewohnheiten angepasst werden. Im Idealfall dauern Beiträge nicht länger als acht bis zwölf Minuten und sind an­sprechend durch filmische Einspieler, Bilder und Darstellung im Splitscreen aufbereitet. 

Gute Qualität

Ein stabiler Streaming-Dienstleister ist das A und O für ein reibungsloses digitales Event. Für die vollständige Kontrolle des Ablaufs, der Inhalte und vertraulicher Daten läuft das Event am besten über einen eigenen Streamingserver, der über spezialisierte Technikdienstleister buchbar ist.

Auch wenn es sich bei einem digitalen Event um ein sehr visuelles Medium handelt, sollte der Fokus unbedingt auf gute Tonqualität gelegt werden. Ohne einwandfreien Ton gehen auch bei den besten Bildern die Inhalte verloren. Gerade bei Zuschaltungen von externen Vortragsrednern oder anderen Gästen sind die technischen Vorkenntnisse häufig auf sehr unterschiedlichem Niveau. Im Gegensatz zu einem klassischen Event hängt in diesem Fall die eingesetzte Technik von dem gewählten Equipment des Beitragenden ab. Für ein digitales Event reicht das Mikrofon am Rechner auf keinen Fall aus. Es zählt daher zu den wichtigsten Vorbereitungen, die Technik zu überprüfen und gegebenenfalls Empfehlungen auszusprechen.

Abwechslung

Da in den meisten Fällen die Zuschauer eines digitalen Events alleine vor ihrem Bildschirm sitzen, besteht leicht die Gefahr, abgelenkt zu werden. Um die Aufmerksamkeit konstant aktiv zu halten, sollten sich inhaltsbezogene Beiträge gezielt mit unterhaltenden Elementen abwechseln. Viele Showacts wie Graphic Recording, Improvisationstheater oder musikalische Einlagen lassen sich gut digital übersetzen. Sie unterhalten die Teilnehmer und können darüber hinaus Veranstaltungsinhalte integrieren. Aber auch filmische Einspieler, Kamerawechsel oder die Einbindung der Teilnehmer durch vielfältige Interaktionstools sorgen für einen konstanten Methodenwechsel und damit für Aufmerksamkeit. 

Emotionalität durch Interaktion

Ein erfolgreiches Event lebt zu einem gros­sen Teil von der Atmosphäre im Raum, von Emotionalität und dem Gefühl von Gemeinschaft. Im Gegensatz zu klassischen Präsenzveranstaltungen stellen sich diese Faktoren bei einem digitalen Event nicht wie von selbst ein, sondern müssen geplant werden. Die aktive Teilhabe am Geschehen ist dabei ein wichtiges Element. Es lässt sich zum einen durch einen Veranstaltungschat er­möglichen. Auf die dort veröffentlichten Fragen, Kommentare und Wünsche der Teilnehmer sollte der Veranstaltungsmoderator kurzfristig reagieren und das Tool als ein echtes Kommunikationsmittel zwischen Bildschirm und Teilnehmer nutzen.

Darüber hinaus sind browserbasierte Quizze, Abfragetools oder virtuelle Fotowände einfach zu bedienende Mittel, um die Zuschauer in Echtzeit in das Geschehen einzubinden. Während der Stream angesehen wird, kann an diesen Aktionen via Mobiltelefon teilgenommen werden. 

Mit der richtigen Planung und auf das digitale Medium angepassten Inhalten bieten digitale und vor allem hybride Events grosses Potenzial, auch in Zukunft ein wichtiges und wertvolles Veranstaltungsformat zu sein. Insbesondere die Möglichkeit, mehr Menschen standort- und länderübergreifend zu erreichen und dabei gleichzeitig als Unternehmen ökologisch bewusster zu agieren, sind wichtige Argumente dafür, dass sie zukünftig einen hohen Stellenwert haben werden.