Den digitalen Wandel schrittweise planen und umsetzen

Digitalisierung – ein Begriff, der so häufig fällt, dass man sich dem Thema kaum entziehen kann. Dies gilt vor allem in Bezug auf Firmen beziehungsweise kleine und mittelständische Unternehmen, die diverse Digitalisierungsmassnahmen umsetzen müssen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. 

Doch welche Massnahmen sind das konkret und wie können sie im Unternehmen etabliert werden? Im folgenden Artikel gehen wir darauf näher ein und geben Tipps zur Umsetzung.

Potenziale 

Im Zusammenhang mit Unternehmen – grösseren und kleineren – bedeutet Digitalisierung, dass manuell beziehungsweise analog oder semianalog gehandhabte Prozesse durch digitale Technologien ersetzt werden. 

Digitale Tools werden auch ständig weiterent­wickelt, was im Umkehrschluss dazu führt, dass der digitale Wandel immer schneller voranschreitet. Das Zwangs­ausweichen auf das Homeoffice im Zuge der Coronapandemie ist ein Beispiel für einen kürzlich erfolgten Digitalisierungs-Push.

Potenziale der Digitalisierung entstehen dabei im Unternehmen selbst – also in all den Prozessen, die in einem KMU stattfinden – oder beim Kontakt nach aussen – also mit (potenziellen) Kunden, Lieferanten usw.

Zu den Potenzialen gehören etwa folgende Aspekte:

• EDV-gesteuerte Logistik 
• Datengetriebene Prozess­optimierungen
• Ausgeklügelte Projektmanagement-Systeme für alle Mitarbeitenden bzw. verschiedene Abteilungen/Teams 
• Vereinfachte, beschleunigte und 
• sicherere Zahlungsvorgänge
• Bewerben von Marken und Unternehmen auf Social Media – Vertrauen aufbauen und Relevanz untermauern
• Gross angelegte Datenerhebungen zur Zielgruppe

Wichtig ist, die Digitalisierung in allen relevanten Facetten als Wettbewerbs­faktor zu verstehen und sie wie einen Prozess voranzutreiben. KMU, die den unternehmensinternen digitalen Wandel als unwichtig erachten, verschlafen oder inkonsequent umsetzen, werden sich nur schwer gegen die Konkurrenz behaupten können. 

Der Weg zum digitalen Wandel 

In Bezug auf Tools und Technologien gibt es nicht die eine Pauschallösung für alle KMU, denn jedes Unternehmen hat seine eigenen Prozesse und Herangehensweisen, die Massnahmen mehr oder weniger sinnvoll machen. Folgende fünf Schritte helfen bei der Orientierung in Sachen Digitalisierung im KMU.

Bestand aufnehmen

Bevor die ersten Massnahmen umgesetzt werden, muss der Status quo in Sachen Digitalisierung hinterfragt werden. Das heisst, dass Verantwortliche im KMU wissen müssen, welche Bereiche bereits digitale Tools nutzen. Zudem ist relevant, welche digitalen Anwendungen dies sind, welche Hardware dabei zum Einsatz kommt und ob diese in Sachen Leistungsfähigkeit noch überzeugt. Die Bestandsaufnahme ist in der Regel mit viel Aufwand verbunden, jedoch lohnt es sich, verschiedene Bereiche und Prozesse genau zu hinterfragen, denn nur so kann auch nicht ausgeschöpftes Potenzial erkannt werden.

Grosse Unternehmen beziehungsweise öffentliche Instanzen wie etwa Stadt­verwaltungen setzen zu diesem Zweck Digitalisierungsbeauftragte ein, die die Bestandsaufnahme übernehmen und zudem die zukünftige Herangehensweise festlegen.

Ziele definieren

Wenn geklärt wurde, wie der aktuelle Stand im Unternehmen ist, dann kann man unter Berücksichtigung der zur Verfügung stehenden zeitlichen, personellen und finanziellen Ressourcen die Ziele definieren. Digitalisierungsbeauftragte beziehungsweise -verantwortliche müssen festlegen, welche Unternehmensbereiche in einem festgelegten Zeitraum einem digitalen Wandel unterzogen werden sollen.

Im Zusammenhang mit den gesetzten ­Zielen ist auch eine ganzheitliche Stra­te­-gie von grosser Bedeutung, denn ohne ­einen Plan wird es schwierig, Ziele ohne grössere Komplikationen oder grobe Fehleinschätzungen zu erreichen. Viele Fehler ent­stehen, weil Verantwortliche einfach ­irgendwo anfangen, Digitalisierungsmassnahmen zu setzen. Wichtig ist, die Strategie ausführlich genug zu definieren, sodass sie der Orientierung aller involvierten Mitarbeitenden dient. Jedoch sollte ein solcher Plan immer genügend Freiraum für Anpassungen lassen. Eine Strategie zur Digita­lisierung ist flexibel und nicht in Stein ­gemeisselt und richtet sich explizit nach den definierten Zielen sowie der Branche.

Bedarf feststellen

Das Erreichen der gesetzten Ziele benötigt, wie bereits erwähnt, Ressourcen in Form von Personal, Geld und Zeit. Es soll also, basierend auf der Bestands­aufnahme und den definierten Zielen, ­geklärt werden, wie viel Geld für etwaige digitale Technologien zur Verfügung steht. Muss etwa neue Hardware für die gesamte Belegschaft angeschafft werden oder reicht der Kauf eines neuen Servers? Auch muss der Personalaspekt hinterfragt werden, denn unter Umständen sind Fachkräfte vonnöten, die die digitalen Tools installieren und warten. Bei der Einführung der Neuerungen muss die Belegschaft im Umgang mit den neuen Tools geschult werden. Eventuell braucht man dafür externe Fachkräfte, die aus­bilden oder Schulungen leiten.

Finanzierung regeln

Digitalisierung benötigt umfassende Investitionen in Personal, Hardware, Software und deren Wartung. Basierend auf dem ­zuvor ermittelten Bedarf dieser ­Faktoren kann ein Finanzierungsplan erstellt werden. Das kann unter Umständen bedeuten, dass hohe Summen investiert werden müssen, wenn gerade im Bereich IT im Unternehmen keine Fachkräfte ­arbeiten bzw. diese erst selbst im Umgang mit den digi­talen Tools geschult werden müssen.

Die Digitalisierung der KMU hinkt de­­nen der Grossunternehmen hinterher. Das ist auch der Grund, wieso kleine und mit­telständische Unternehmen dahingehend vom Staat gefördert werden. Diverse Förderprogramme sollen die nötigen Digitalisierungsvorhaben zumindest teilweise finanzieren.

Umsetzung vorbereiten

Im fünften Schritt muss alles für die ­Umsetzung der Digitalisierungsmassnahmen geregelt werden. Einerseits sollte unternehmensintern genau kommuniziert werden, welche Veränderungen in absehbarer Zeit auf die Belegschaft zukommen. Unter Umständen ändern sich diverse gewohnte Aufgaben und Tätig­keiten, was wiederum Schulungen notwendig macht. Auch muss die technische Infrastruktur im Unternehmen den geplanten Massnahmen genügen. Veraltete Hardware wird ausgetauscht, sodass die neue Software installiert werden kann. In diesem Zusammenhang spielt die IT-Security eine essenzielle Rolle, denn mit ­zunehmendem Digitalisierungsgrad nehmen hier auch die Gefahren zu. Die Belegschaft sollte ein Bewusstsein für diese Bedrohungen entwickeln, sodass der ­korrekte, sichere Umgang mit digitalen Technologien gewährleistet ist.