Das Finale im Managementprozess: Gestalten, Steuern, Kontrollieren

Ein kurzer Rückblick: Im ersten Schritt haben wir unsere Ist-Situation sorgfältig analysiert und die Aufgaben für die Digitalisierung ermittelt, also unseren Handlungsbedarf. In der darauf folgenden zweiten Phase haben wir angemessene Ziele definiert und schlagkräftige Strategien sowie wirkungsvolle Massnahmen entwickelt. Die dritte Phase umfasste das Herstellen von Bereitschaft und die Befähigung der Mitarbeitenden (Wollen und Können).

Jetzt erfolgt die gestalterische Umsetzung der geplanten Massnahmen sowie die Steuerung und Kontrolle des Prozesserfolgs der Digitalisierung.

Die Umsetzung

Der vierte Schritt im Managementprozess fokussiert die gestalterische Umsetzung der Massnahmen. Die Mittel und Massnahmen legen fest, wodurch wir unsere Strategie umsetzen und unsere Ziele erreichen wollen. Ohne wirkungsvolle Massnahmen keine Digitalisierung. Doch wie sehen die Massnahmen konkret aus? Wie läuft der Workshop ab? Wie die Infoveranstaltung für Mitarbeitende? Wie die Innovationsoffensive? Die Umsetzung legt die Ausgestaltung der Mittel und Massnahmen fest, also der operativen Ebene. Nehmen wir das Beispiel des Crowdsourcing: Dies bedeutet, dass ein Unternehmen eine Aufgabe an Dritte übergibt, zum Beispiel um Innovationen zu finden. Intern können dies Mitarbeitende sein, extern ein professioneller Drittanbieter wie www.jovoto.de. Crowdsourcing ist also die Lösung eines Anliegens durch eine Gruppe Freiwilliger – die sogenannte Crowd. Wir nutzen hierfür die Webtechnologie als Treiber sowie die Erkenntnis, dass Gruppen im Kollektiv klüger sind als einzelne Personen, dies wird auch Weisheit der Masse genannt.

Jedes Crowdsourcing-Projekt verfolgt ein eigenes Ziel, entsprechend sollten wir individuell vorgehen. Im Wesentlichen sind acht Schritte elementar:

1. Aufgabe festlegen: In einem Workshop mit wichtigen Unternehmensvertretern definieren wir die Aufgaben und Aktionsziele. Wir bestimmen Projektzeitraum, Projektverantwortliche und die Entscheidungsfindung. Auch rechtliche Aspekte müssen wir beachten (Stichwort: Copyright).

2. Zielgruppe festlegen: Mit den richtigen Teilnehmern steht und fällt der Erfolg des Projekts. Der Personenkreis, welcher zur Ideengenerierung angesprochen wird, sollte sorgfältig bestimmt sein.

3. Kernfrage formulieren: Wir definieren konkrete Fragen, um den Teilnehmerkreis zu aktivieren und viele passende Ideen zu generieren. Spielregeln für Einreichungen, Votings und eventuelle Ausschlusskriterien werden festgelegt.

4. Plattformen wählen: Die Onlineplattform wird gewählt, auf der unsere Aktion stattfinden soll. Wir bereiten die Aktion auf und stellen sie ein. Wir laden die User ein, die Aktion in ihren Netzwerken zu verbreiten.

5. Ideen sichten: Die genannten Ideen sichten und diskutieren wir. Zwischen­ergebnisse geben wir bekannt. Wichtig: Fortlaufende Wertschätzung sorgt dafür, dass unsere Ideenlieferanten motiviert bleiben.

6. Ideen auswählen: Aus den eingestellten Ideen selektieren wir die Favoriten und erstellen Steckbriefe und Visualisierungen – manchmal sind auch Prototypen sinnvoll.

7. Ideen bewerten: Die aufbereiteten Ideen werden der Community zur Bereicherung und zur Bewertung vorgestellt. Wichtig ist hier eine rollierende Präsentation, da sonst die obersten Ideen öfter angeklickt werden.

8. Siegeridee(n) umsetzen: Die (von der Community gewählte) Siegeridee wird bekannt gegeben und umgesetzt. Weitere passende Ideen aus dem Ideenpool werden Schritt für Schritt umgesetzt. Die Gewinner werden benachrichtigt und für ihre Arbeit belohnt.

Wie dieses Crowdsourcing-Projekt gestalten Sie auch alle Ihre weiteren Massnahmen detailliert. Dies stellt sicher, dass Sie die Wirkung kontrollieren und letztlich Ihre Ziele erreichen können.

Die Steuerung und Kontrolle

Der fünfte Schritt im Managementprozess befasst sich mit der Steuerung und Kontrolle der Zielerreichung. Die Steuerung und Kontrolle dient der Bewertung, ob Sie Ihre Ziele erreichen können und werden. Sie umfasst drei Fragen:

1. Was steuern und kontrollieren wir,
2. wann und
3. wie?

Was steuern und kontrollieren Sie?

Antwort: das Erreichen unserer Ziele. In der Planungsphase haben Sie als Orientierung für das Ableiten Ihrer eigenen Digitalziele zum einen die häufigsten Digitalziele kennengelernt; zum anderen können Sie Ziele auch aus dem Berliner Management Modell für die Digitalisierung (BMM) ableiten. Umfragen zufolge sind die häufigsten Digitalziele:

• Kundenbedürfnisse besser erfüllen
• einfacherer Kundenzugang zu Produkten
• Einführung neuer digitaler Produkte
• Automatisierung von Geschäftsprozessen
• neue Angebotsoptionen
• Neudefinition der Wertschöpfung

Zieldimensionen: Aus dem Berliner Management Modell für die Digitalisierung (BMM) können Sie folgende Ziele aus dem Digitalgeschäft ableiten:

• Technologieziele: Kernaufgaben in der Produktion an Roboter übertragen
• Geschäftsmodellziele: innerhalb eines Jahres zwei völlig neue Geschäftsmodelle aufbauen
• Produktziele: die Schaffung neuartiger digitaler Services
• Beziehungsziele: die Nutzung der beiden häufigsten Social-Media-Plattformen der Kunden für die Kundenkommunikation
• Kundenerlebnisziele: die Steigerung des Kundenerlebnisses durch den Einsatz digitaler Technologien um zehn Prozent

Und die folgenden Ziele aus der internen Erneuerung:

• Bedarfsziele: Es wird der Bedarf an Veränderungen innerhalb von drei Monaten erfasst.
• Bereitschaftsziele: Es wird die Bereitschaft zur Nutzung von Big Data um ein Viertel erhöht.
• Befähigungsziele: Es werden neue Prozesse für die interdisziplinäre Zusammenarbeit geschaffen.

Tipp: Prüfen Sie, ob Ihre Ziele auch tatsächlich entsprechend der Zieldimensionen formuliert sind. Nur wenn sie diese Kriterien erfüllen, lassen sie sich steuern und kontrollieren:

• Was wollen Sie erreicht haben (der Zielinhalt)? Zum Beispiel Kundenzufriedenheit.
• Wie viel davon wollen Sie erreicht haben (Zielausmass)? Zum Beispiel 80 Prozent statt zuvor 60 Prozent.
• Wann wollen Sie dies erreicht haben (Zeitbezug)? Innerhalb eines Jahres?

Wann steuern und kontrollieren Sie?

Für Steuerung und Kontrolle der Zielerreichung gibt es drei Zeitpunkte:

Vor dem Prozess: Sie können Ihre Pläne noch einmal sorgfältig prüfen, ob sie stimmig und schlüssig sind, ob Sie an alles gedacht haben und ob der Plan zum Erfolg Ihres Unternehmens beitragen wird. Sie können auch die Ausgestaltung der Massnahmen einem Vorab-Test (Pre-Test) unterziehen. Zum Beispiel fragen Sie die von der Weiterbildung Betroffenen, ob die geplanten Workshops deren Gefallen finden. Sie können Testpersonen die Information im Intranet bewerten lassen; Sie könnten die Aufgabe stellen, Informationen über die Digitalisierung zu recherchieren und dabei laut darüber zu reden, wie sie dies erleben (Test: Protokoll lauten Denkens).

Während des Prozesses: Prüfen Sie die Zielerreichung während der Durchführung, zum Beispiel die tatsächliche Umsetzung der geplanten Massnahmen. Für die fortlaufende Prüfung ist das Formulieren von Zwischenzielen sinnvoll, also den Stand des Erreichten nach einem Quartal, nach zwei und drei Quartalen.

Nach dem Prozess: Möglicherweise wird es diese Ziele nicht geben, weil die Digitalisierung fortlaufend ist und nie endet. Was Sie aber sicher prüfen können, sind Prozessabschnitte.

Wie steuern und kontrollieren Sie?

Für das Steuern und Kontrollieren empfehlen wir Ihnen, zum einen quantitative, messbare Zahlen zu verwenden, wie Umsatz- und Renditezahlen; zum anderen sind auch qualitative Faktoren wichtig wie die Motivation der Beteiligten im Unternehmen. Als Quellen können Sie zum Beispiel die folgenden quantitativen Daten zu Hilfe ziehen:

• betriebswirtschaftliche Kennzahlen wie Umsatz, Rendite
• interne Berichte aus Teams, Projekten und Prozessen
• Kundenbeobachtungen, zum Beispiel Kaufverhalten in Ihrem Onlineshop

Und für qualitative Aussagen nutzen Sie am besten Folgendes:

• Befragungen von Mitarbeitenden
• Befragungen von Kunden
• Beobachtungen des Arbeitsalltags der Betroffenen

In der Umsetzung gestalten Sie Ihre Massnahmen konkret aus (Workshops und Initiativen). Sie erfahren so, welche Beteiligte Sie hinzuziehen müssen (Agenturen, Berater etc.), weil dies mit Bordmitteln nicht professionell möglich ist. Legen Sie fest, wie Sie den Digitalisierungsprozess steuern und wann sie die erzielten Ergebnisse bewerten wollen. Das kann nur auf der Grundlage zuvor gemessenen Ziele (Inhalt, Ausmass, Zeitbezug) erfolgen.

Dieser Beitrag hat die letzten beiden Schritte des Management-Prozesses der Digitalisierung skizziert. In den kommenden Ausgaben werden Einzelthemen aus dem Berliner Management Modell für die Digitalisierung (BMM) vertieft.