Sicherheit und Sparsamkeit in Einklang bringen

Eine gigantische Aschenwolke, die unvermittelt aufsteigt, bringt den interkontinentalen Flugverkehr komplett zum Zusammenbruch. Hunderte Maschinen stehen am Boden. Solche, die bereits in der Luft sind, werden gewendet oder nicht gestartet und Tausende Reisende sitzen an Flughäfen fest. Oder plötzliche Unruhen mit kriegerischen Handlungen im Stadtgebiet. Mittendrin zwei internationale Hotels einer Kette, die aufgrund einer stattfindenden Konferenz voll ausgebucht sind. Utopische Szenen aus einem Film?

Im Gegenteil. Beide Szenarien sind keine Fiktion, sondern wurden in den letzten Jahren für unzählige Geschäftsreisende zur Realität. Ob politische Krisensituationen oder Naturkatastrophen: Auch KMU müssen sich im Klaren darüber sein, dass unvermittelte Ereignisse die Sicherheit ihrer Reisenden beeinträchtigen oder gar bedrohen können. Spätestens mit der Eruption des isländischen Vulkans Eyjafjallajökull oder dem Ausbruch des Arabischen Frühlings ist das Thema Sicherheit auf der Prioritätenliste in Unternehmen weit nach oben gerutscht.

Solche Vorkommnisse lassen sich nicht vorhersehen. Umso wichtiger ist es, optimal darauf vorbereitet zu sein, um im Krisenfall rasch und professionell reagieren zu können. Dieses Umdenken ist in den Firmen bereits spürbar. So spielte Sicherheit 2012 bei allen neuen Kundenanfragen an Travel Management Companies die Hauptrolle und machte einen grossen Sprung nach vorne – das oft in einer höheren Gewichtung als die Frage nach Kosteneinsparungen. Dieser Trend wird sich im Laufe des Jahres 2013 fortsetzen.

Es ist daher nicht erstaunlich, dass zahlreiche Unternehmen die Ausgaben zur Stärkung der Sicherheit ihrer reisenden Mitarbeiter in den letzten Jahren signifikant erhöht haben. Mehr noch: die Sicherheit ist zum tragenden Strategiepfeiler geworden. Es werden detaillierte Notfallszenarien ausgearbeitet und mithilfe modernster Technik Kontrollsysteme etabliert, die die Bewegungen der Geschäftsreisenden jederzeit orten können. Das fängt bei Vorab-Reiseberichten an, geht über Traveller Tracking sowie Sicherheitstrainings bis hin zu weltweit aufgestellten Krisen-Services, hinter denen Experten mit jahrelanger Erfahrung aus Regierungssicherheit, Militär oder Polizei stecken.

Zu einer dieser Lösungen gehört auch die HRG Security Suite, die solches Expertenwissen mit globalem 24/7-Service und Risk Management vereint. Immer häufiger werden dafür mobile Technologien genutzt. Diese kosten jedoch Geld. Da gleichzeitig die Kostensensibilität steigt, sehen sich kleine und mittelständische Unternehmen künftig verstärkt mit einer wesentlichen Frage konfrontiert: Wie kann die Sicherheit der Reisenden kontinuierlich gesteigert werden, ohne dass sich die Gesamtkosten dadurch erhöhen?

Um für diese Situation gut aufgestellt zu sein, werden KMU vor allem drei wesentlichen Faktoren höchste Priorität einräumen müssen: Konsolidierung, Compliance und Controlling. Die Geschäftsreiseindustrie hat ein grosses Interesse daran, alle drei Punkte in übergreifende, umfassende Reisemanagement-Lösungen zu integrieren, um damit die Kontrolle vor und während der Reise zu optimieren. Ziel: Eine transparente Verfügbarkeit aller reiserelevanten Daten und Ausgaben in einer Lösung sowie eine genaue Ortung der Mitarbeitenden, die jederzeit per Knopfdruck abrufbar ist. Damit kann einerseits die physische Sicherheit erhöht, anderseits das Reiseverhalten besser im Auge behalten werden. Sicherheit fördern, Sparsamkeit fordern.

Diese beiden Trends prägen das Geschäftsreisejahr 2013. Es ist kaum vermeidbar, dass die weltweiten Reisekosten auch in diesem Jahr weiter steigen werden. Die Fluggesellschaften sehen sich zu leichten Preiserhöhungen veranlasst. Der Basisticketpreis wird sich eventuell nur um 1 Prozent erhöhen, doch bei Nebenkosten wie Gepäckgebühren, Bordmahlzeiten oder Service on Board ist ein Anstieg um sechs bis acht Prozent höchstwahrscheinlich. Für das Gros der KMU ist es daher weiterhin wichtig, eine Feinabstimmung ihrer Richtlinien vornehmen zu können, um kostenbewusstes Verhalten zu fördern sowie die Reisekosten durch Compliance der Angestellten niedrig zu halten.

Es wird Aufgabe der Geschäftsreisedienstleister sein, die vielschichtigen und sich teils widersprechenden Bedürfnisse der Unternehmen, wie vorsorgliche Kostensicherheit versus variable Folgekosten, in ihrer Gesamtheit aufzunehmen und daraus optimale, massgeschneiderte Lösungen zu entwickeln. Denn nur die besten, massgeschneiderten Lösungen werden KMU dazu dienen, im richtigen Augenblick mit dem passenden Sicherheitsmodul den reisenden Mitarbeiter vor Folgekosten zu bewahren. Diese Lösungen, hinterlegt mit kundenspezifischen Auflagen (Compliance), verhindern die variablen Folgekosten als Konsequenz des effektiven Verhaltens der Reisenden bei fehlendem Sicherheitsmanagement vor und während der Reise.

Travel Management Companies sollten dem Firmenkunden also die Technologie zur Verfügung stellen können, anhand derer er die Grundkosten im Voraus kontrollieren kann. Und Geschäftsreisedienstleister sollten Aspekte aufzeigen, die Einsparungen generieren wie das Vorausbuchen oder Reisen ausserhalb von Spitzenzeiten. Aufdecken, Erfassen und bei der Kontrolle weiterer Reiseaspekte unterstützen: Damit kann unplanbaren Folgekosten massgeblich vorgebeugt werden. «