Geschäftsreisen auf dem Kosten-Prüfstand

Das A und O, um die Reisekosten in Unternehmen kontrollieren zu können, ist die Erstellung einer Reiserichtlinie, die den Mitarbeitern vorgibt, welche Buchungen möglich sind. Dabei sollte der Blick nicht nur auf die Kostensenkungsziele gerichtet, sondern die Bedürfnisse der Reisenden ebenfalls berücksichtigt werden. Wichtig dabei ist, dass Unternehmen ihre Richtlinien klar und einfach an die Mitarbeiter kommunizieren und aufzeigen, warum die Einhaltung der Reiserichtlinie notwendig ist. Durch die Auswertung von detaillierten Reisedaten – die laut der Studie «Business Travel Priorities» von CWT hohe Priorität für Travel Manager haben – ist zudem eine ständige Überprüfung und Verbesserung der Reiserichtlinie ratsam.

Sparen durch zentrale Buchung

Kosteneinsparungen können vor allem dann erzielt werden, wenn Geschäftsreisen zentral über einen Anbieter gebucht werden. So erhalten die Unternehmen lückenlose Datenauswertungen über ihre Buchungen und es wird sichtbar, welches Reiseaufkommen für welche Flugstrecken oder Hotels angefallen ist. Anhand der transparenten Gesamtübersicht können Unternehmen ihr Reiseaufkommen besser in Bezug auf einzelne Airlines oder Hotelketten steuern, das Volumen bei diesen erhöhen und folglich bessere Konditionen erzielen. Sollte das Volumen für einzelne Destinationen dennoch zu gering sein, um ermässigte Raten zu erzielen, profitieren gerade kleinere Unternehmen von der Einkaufsmacht eines grossen Reisebüropartners und dessen vergünstigten Raten.

Ein ebenfalls wichtiger Grund für eine lückenlose Erfassung der Buchungsdaten ist die Sicherheit der Reisenden. Durch diese ist jederzeit für ein Unternehmen ersichtlich, wo sich seine Mitarbeiter befinden – dies ist insbesondere bei Krisen und Notfällen wichtig. Der Reisende kann sich zudem 24 Stunden an einen Service-Mitarbeiter wenden und bekommt bei unvorhergesehenen Änderungen des Reiseablaufs schnell Unterstützung.

Auch der Zeitfaktor spielt bei der Kostensenkung eine Rolle: Reisebuchungen werden zunehmend komplexer und für nicht-geschulte Mitarbeiter, die sich um die Reiseplanung kümmern, ist es mühsam, alle Informationen für Buchungen zu erfassen und diese auch zu tätigen. Dafür müssen sie viel Zeit aufwenden, in der sie für ihre ursprünglichen Aufgaben ausfallen – die Folge: es fallen indirekte Kosten für das Unternehmen an. Bei der Buchung über einen Reisedienstleister werden den Mitarbeitern diese Arbeitsschritte abgenommen, sodass mehr Zeit für die eigentlichen Arbeitsgebiete bleibt. Gleichzeitig können Unternehmen von der Expertise der Reisebüromitarbeiter profitieren und erhalten Reisepläne, die mit viel Know-how geplant wurden.

Reisestress verursacht Kosten

Ein unterschätzter Faktor im Geschäftsreiseprozess ist der Reisestress. Nur wenigen Unternehmen ist bekannt, dass durch vermeintlich billigere Buchungen versteckte Kosten in Form von Reisestress entstehen können. Immer noch spielt der Preis als Auswahlkriterium für Flugkategorie oder Hotel die grösste Rolle. Allerdings können kurzfristige Buchungen, Umsteigeflüge oder weit vom Terminort entfernte Hotels für ein hohes Stresslevel sorgen und im Anschluss zu versteckten Kosten für Unternehmen führen, denn Reisestress kann sich negativ auf die Produktivität des Mitarbeiters niederschlagen und im schlimmsten Fall sogar den Ausfall der Arbeitskraft zur Folge haben. So kostet das Umsteigen während eines Flugs den Reisenden beispielsweise bis zu zwei Stunden, die bei einem Direktflug nicht angefallen wären. Diese verlorene Zeit schlägt auf dem Kostenkonto zu Buche. Die verlorene Zeit von etwa sieben Stunden kostet ein Unternehmen zirka 662 US-Dollar.

Dies geht aus einer Studie der CWT Solutions Group hervor, die ein Algorithmus-basiertes Tool (den CWT Travel Stress Index) entwickelt hat, das den Reisestress und dessen finanzielle Auswirkungen misst. Mithilfe der Analyse des Reisestresses und durch eine Anpassung der Reiserichtlinien können Unternehmen etwa 32 Prozent der verlorenen Reisezeiten beeinflussen und so die Produktivität der Reisenden steigern. Darüber hinaus ist es auch für Bewerber inzwischen wichtig zu wissen, welche Einstellung ein Unternehmen in Hinblick auf Komfort während Reisen vertritt: Ein attraktiver Arbeitgeber berücksichtigt bei der Erstellung der Reiserichtlinie auch das Wohlbefinden des Reisenden selbst.

Mobile Services

Sobald eine Geschäftsreise geplant und gebucht wurde, hängt viel vom Erfolg des Reisenden selbst ab. Auch wenn dessen Reisestress gering gehalten wird, gibt es weitere Möglichkeiten, mit denen die Produktivität des Reisenden gesteigert werden kann. Dank der Digitalisierung werden mobile Anwendungen wie die App «CWT To Go» auch im Geschäftsreisebereich zunehmend genutzt. Dabei ist es unerheblich, ob es in Firmen «Bring your own device»-Ansätze, also die Nutzung der privaten Smartphones, oder Firmengeräte gibt. Wichtig ist nur, dass die Verwendung von Mobilgeräten und spezieller Apps ebenfalls in der Reiserichtlinie verankert ist. Darin sollte sichergestellt werden, dass Reisende nur eine einzige Geschäftsreise-App nutzen, die dann an die Reiserichtlinie des Unternehmens gekoppelt werden kann und somit Kosten durch Buchungen ausserhalb der regulären Kanäle vermieden werden.

Für die Reisenden selbst stellen die Apps einen Mehrwert während der Geschäftsreise dar, da die mobilen Services hilfreiche Informationen zu Destinationen und Visaregelungen geben, Kalenderfunktionen und Reiseplanverwaltung anbieten sowie die Online-Buchung von Hotel oder Flug ermöglichen. Der Reisende hat somit durch sein Smartphone oder Tablet alle wichtigen Informationen stets zur Hand, ohne dafür Papierunterlagen mit sich führen zu müssen. Diese Erleichterung ist auch für die Unternehmen sichtbar, da die Reisenden unterwegs keine Zeit verlieren, um sich Informationen zu besorgen oder kurzfristige Buchungen durchzuführen. Sie können sich somit effizienter auf den Geschäftstermin vorbereiten, und die Produktivität wird erhöht.

Wann sich Geschäftsreisen lohnen

Bei all den offensichtlichen und versteckten Kosten stellt sich unweigerlich die Frage, ob sich Geschäftsreisen eigentlich noch lohnen. In der Studie «The Value of Business Travel» geht CWT dieser Frage nach und beleuchtet, durch welche Massnahmen der Erfolg einer Geschäftsreise gesteigert werden kann. Sicher ist, dass es bei vielen Terminen von Vorteil ist, sich mit dem Geschäftspartner persönlich zu treffen. Telefonkonferenzen können bei kurzen Abstimmungen sinnvoll sein – ein Treffen vor Ort können sie aber nicht ersetzen. Entscheidend für den Erfolg einer Geschäftsreise ist eine gelungene Planung. Bereits im Vorfeld gilt es Stolperfallen auszuräumen und detailliert zu planen: Wann und wo soll ein Termin stattfinden? Welche Mit­arbeiter reisen zum Termin? Wird ein Meeting mit einem anderen verbunden? Mit der Einhaltung der folgenden Punkte kann der positive Abschluss einer Geschäftsreise gesichert werden, und gleichzeitig werden dabei auch die Kosten dessen im Zaum gehalten.

• Mehr Meetings pro Reise vereinbaren: Wird nur ein Meeting pro Geschäftsreise vereinbart, sorgt dies in 19 Prozent der Fälle für ein wenig erfolgreiches Ergebnis. Besser ist es, mehrere Termine pro Reise zu vereinbaren. Als Faustregel hierfür gilt: Jedes zusätzliche Treffen reduziert die Wahrscheinlichkeit einer unbefriedigenden Reise um zehn Prozent.
• Mehr Zeit pro Meeting einplanen: Sehr kurze Zeitspannen für Meetings führen selten zu einem Ergebnis. Wenn die Besprechungen zusammengerechnet weniger als eine Stunde dauern, liegt die Wahrscheinlichkeit bei 28 Prozent, dass die Reise als nicht erfolgreich gesehen wird. Dieser Wert sinkt auf acht Prozent, wenn das Meeting zwei oder mehr Tage dauert.
• Früh planen und buchen: Je früher eine Reise geplant wird, desto grösser ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie ihr Ziel erfüllen wird. Denn eine frühe Planung gibt den Reisenden genug Zeit für Buchungen und Konferenzvorbereitungen. Eine Reise, die hingegen weniger als drei Tage im Voraus gebucht wird, wird zu 21 Prozent nicht erfolgreich sein. Bei einer Vorausbuchung von zwei Wochen beträgt die Wahrscheinlichkeit einer erfolglosen Reise lediglich elf Prozent.

Zusammengefasst lässt sich sagen, dass zur Kostenoptimierung bei Geschäftsreisen immer alle Abschnitte einer Reise, also Planung, Durchführung und Nachbereitung, berücksichtigt werden sollten. Gerade Unternehmen mit niedrigerem Reiseaufkommen bieten sich viele Möglichkeiten, Zeit und Reisekosten einzusparen, wenn sie mit einem Geschäftsreiseanbieter zusammenarbeiten.