Flottenmanagement: Komplexer als gedacht

Die Aufgabe des Euro-Mindestwechselkurses der Schweizer Nationalbank am 15. Januar 2015 hat schnell die volle Aufmerksamkeit der gesamten Schweizer Automobilindustrie erlangt und zu verschiedenen Aktionen der Importeure, Händler und anderer Anbieter geführt. Die Importeure der verschiedenen Marken gehen seitdem sehr unterschiedlich mit der Thematik Preisanpassungen und Eurorabatte um. Von festen Rabatten auf den Listenpreis, Gratis-Optionen und verschiedenen Paketen je nach Modell werden unter den Titeln «Währungsvorteil» und «Eurobonus» seitens der Importeure und Händler mehr oder weniger komplexe Konditionen angeboten.

Sinkende Einkaufspreise

Viele Unternehmen sind hierauf basierend von einer signifikanten Minderung der Kosten für die Firmenfahrzeuge respektive Mobilität der Mitarbeiter aus­gegangen, da die Einkaufspreise für die Fahrzeuge aufgrund der gewährten Sonderrabatte innerhalb weniger Tage um bis zu 20 Prozent gesunken sind, während mittlerweile auch elf Importeure die Listenpreise zwischen zwei und zehn Prozent – je nach Marke und Modell – reduziert haben. Da die Fuhrparkkosten in mobilitätsintensiven Dienstleistungssparten nach den Personalkosten die zweithöchsten Betriebsausgaben darstellen, schienen nun erhebliche Kosteneinsparungen möglich. Tatsächlich macht jedoch ausschliesslich eine Überprüfung der effektiven Einsparungen sowie des tatsächlichen Wertes des Preisvorteils auf Basis der Total Cost of Ownership (TCO) Sinn, da Rabatte und Preissenkungen zwar einen reduzierenden Effekt auf die Anschaffungskosten haben, aber lediglich einen Teil der Gesamtkosten ausmachen. Die langjährige Erfahrung von Leaseplan, mit 13 000 verwalteten Fahrzeugen in der Schweiz sowie Marktführer im Bereich Fuhrpark­management und Full-Service-Leasing, zeigt diesbezüglich, dass eine Reduktion des Einkaufspreises von zum Beispiel 15 Prozent in einer niedrigeren TCO-Rate von zirka fünf Prozent resultiert (Fahrzeugpreis: 45 000 CHF, Laufleistung: 30 000 km / Jahr, Laufzeit: 48 Monate). Um die genannten Einsparungen auch tatsächlich zu generieren, ist ein aktives Management der Fahrzeuge mit Fokus auf die Kontrolle der Kosten während der gesamten Laufzeit unumgänglich.

Aktives Management notwendig

Um ein aktives Management der Fahrzeuge nachhaltig zu betreiben, sollten Unternehmen über entsprechende web-basierte Tools wie ein Online Reporting und regelmässiges Controlling verfügen. Des Weiteren zeigen webbasierte Tools jederzeit Kilometerstände, Volumen von Betankungen, CO²-Ausstösse und viele weitere Vergleichswerte an, um aufgrund dieser Angaben die Fahrzeugflotte jederzeit zu überprüfen. Zudem beinhaltet ein aktives Management der Firmenflotte über den gesamten Life-Cycle hinweg auch den Wiederverkauf der Fahrzeuge am Ende der Nutzung. Und es ist klar, dass bei den aktuell gesunkenen Einkaufspreisen auch die Wiederverkaufspreise auf dem Occasionsmarkt sinken, insbesondere für junge Gebrauchtwagen. Diverse Quellen (z. B. Eurotax und auto-i-dat) gehen von einer Reduktion der Occasionspreise von im Schnitt fünf bis acht Prozent aus, abhängig von Marke und Zulassungsjahr. Professionelle Flottenmanagement-Anbieter übernehmen je nach Vertragsart einen Teil oder die gesamten Restwertrisiken, was den Unternehmen letztlich zu Planungssicherheit und Kostentransparenz verhilft.

Aktuelle Erkenntnisse zeigen, dass viele Unternehmen die Einkaufsrabatte direkt an die Fahrer weitergeben. Dies führt aufgrund von teilweise signifikanten Modell- oder Ausstattungsvarianten in der gleichen Kategorie häufig zu höheren Unterhaltskosten und schlussendlich werden nicht die gewünschten Einsparungen im Fuhrpark generiert. Zudem muss die Preis­situation seit Aufgabe des Euro-Mindestwechselkurses als volatil betrachtet werden – aufgrund dieser Situation im Markt ist es aktuell sehr schwierig, sich einen genauen, tagesaktuellen Überblick über alle vorhandenen Konditionen und Auswirkungen zu verschaffen. Profes­sionelle Fuhrparkmanagement-Anbieter sind aufgrund einer vollumfänglichen TCO-Betrachtung und eines strukturierten Monitorings in der Lage, Transparenz zu schaffen und markenunabhängig zu beraten. Zumal die Komplexität des Schweizer Marktes bezüglich aller verfügbaren Marken, Modellen und Optionen einer intensiven Beratung bedarf: Anfang 2015 waren auf dem Schweizer Markt 49 Marken mit 343 Modellen, 8377 Versionen sowie 645 147 Optionen verfügbar. Im Schnitt hat also jede Version 77 Optionen.

Die BMW Group beispielsweise bietet heute unter dem Dach ihrer drei Marken BMW, Mini und Rolls Royce zirka 350 Modellvarianten an, die mit bis zu 500 Sonderausstattungen konfigurierbar zu einer möglichen Zahl von 1031 Varianten pro Fahrzeugtyp führen. Diese Entwicklung ist jedoch nicht allein auf das Premium-Segment begrenzt, wie auch die Variantenzahlen bei Volumenmodellen demonstrieren: VW Golf – 1023, Opel Astra – 1017, Ford Focus – 1016 (Quelle: H. E. Mössmer et al., Die automobile Welt im Umbruch (2007)).

Diese genannten Themen im Zusammenhang mit der «Euro-Krise» sind für viele Schweizer Unternehmen eine grosse Herausforderung, insbesondere da die Komplexität eines funktionierenden Flottenmanagements oftmals unterschätzt wird und hierdurch anfangs nicht ersichtliche Kosten generiert werden. Oder anders ausgedrückt: es steckt nach wie vor viel Potenzial, sowohl monetär durch Kostenreduktion als auch aus Gründen der Profilierung und Attraktivität, in der Verwaltung von Firmenfahrzeugen.

Zollgesetzgebungen

Eine weitere Herausforderung auf diesem Gebiet sind neue Zollgesetzgebungen für sogenannte Grenzgänger, welche bei Fahrten mit in der Schweiz zugelassenen Firmenfahrzeugen in der EU seit Mai 2015 erhebliche Probleme bekommen können. Laut Angaben des BFS waren in der Schweiz per Ende 2014 insgesamt 287 100 Personen als Grenzgänger registriert und es darf davon ausgegangen werden, dass hiervon einige Grenzgänger ein in der Schweiz zugelassenes Firmenfahrzeug des Arbeitgebers zur Verfügung gestellt bekommen.

Diese Thematik mag in vielen Unternehmen als Randthema wahrgenommen werden, da es lediglich, wenn überhaupt, einen kleinen Teil der Mitarbeiter betrifft. Die Gefahren bei Nichteinhaltung der neuen Regelung werden jedoch vielfach unterschätzt und nicht als Risiko wahr­genommen. Diese neue Regelung gilt im Übrigen unabhängig davon, ob das Schweizer Unternehmen das Fahrzeug zu Eigentum erworben hat, es mietet oder least. Demnach handelt es sich hier um eine beratungsintensive Herausforderung für jeden Betreiber von Fuhrparks, aber auch um eine Möglichkeit zur Prüfung von Optimierungen.

Total Cost of Ownership (TCO)

Unabhängig von Grösse und Zusammensetzung des Fuhrparks als auch der je­weiligen Verwaltung (intern oder extern) geht effizientes Flottenmanagement über Beschaffung sowie Unterhalt hinaus. Erfolgreiches und somit effizientes Flottenmanagement ist eine interdisziplinäre Tätigkeit und darauf beruht, dass die verschiedenen Teilbereiche aufeinander eingespielt sind und bestenfalls auto­­ma­tisiert ineinandergreifen. Erst diese Herangehensweise gibt einen vollumfänglichen Blick auf die tatsächlichen Kosten frei. Die Berechnung der TCO (oder annähernde Feststellung) entspricht den tatsächlichen Kosten, welche durch den täglichen Gebrauch des Fahrzeugs entstehen.

Wie aus dem Beispiel (siehe Grafik) ersichtlich ist, betragen die variablen Kosten über ein Drittel der TCO, die somit aus monetärer Sicht einen hohen Anteil darstellen. Um den einzelnen Herausforderungen (am effizientesten) gerecht zu werden und einheitlich sowie transparent zu optimieren, eignet sich ein Full-Service-Leasing-Dienstleistungsangebot.

Insbesondere das Baukastenprinzip mit Optionen wie unter anderem Unterhalt /Maintenance, Reifen-Service, Tankkarte sowie Schadenmanagement bietet Lösungen für den jeweiligen Bedarf und kann auch flexibel angepasst werden.

Während es multinationale Unternehmen immer häufiger bevorzugen, den Firmenfuhrpark finanzieren zu lassen, ist es in der Schweizer KMU-Landschaft nach wie vor verbreitet, die Fahrzeuge zu kaufen. Um jedoch Sicherheit in Bezug auf Kosteneffizienz und Kostenkontrolle zu gewährleisten, sollte zusammen mit einem Spezialisten eine Analyse des eigenen Fuhrparks mit Fokus TCO gemacht werden.

Weitere Herausforderungen

Die Erwartungen an den Fuhrparkmanager werden künftig steigen. Der wachsende Kostendruck wird sicherlich noch zunehmen und neue Themen wie alter­native Antriebe, komplexe Sicherheits- und Assistenzsysteme, neue Mobilitätskonzepte, Telematics sowie vernetzte Fahrzeuge erfordern ein vorausschauendes Agieren. Somit ist es die Weit- und Rundumsicht des Flottenverantwortlichen, welche eine stetige Optimierung ermöglicht sowie fliessende Prozesse gewährleistet.