Die Lösungsfindung
Sobald man weiss, wo man steht, kann man auch den Weg in die Zukunft suchen. Grundsätzlich gilt eine einfache Regel: Je mehr Köpfe mitdenken, desto besser und umsetzbarer wird das Resultat. Workshops sind dazu das richtige Instrument. Es ist klar, dass sie professionell und zielorientiert geführt werden müssen – Beteiligung von Mitarbeitenden bedeutet nicht die Durchführung von Kaffeekränzchen, welche Wunschkonzerte entwickeln. Das ist sogar kontraproduktiv, weil die Enttäuschung darüber, dass das Ergebnis nicht umgesetzt wird, vorprogrammiert ist. Workshops sind aber nicht immer die effizienteste Arbeitsform, manchmal sind auch Einzelarbeiten sinnvoll.
Für die Beschreibung von Lösungen eignet sich das gesamte Instrumentarium aus der Unternehmensführung: Leitbild, Strategie, Organigramme, Prozessbeschreibungen, Funktionendiagramm, Stellenbeschreibung, Gehaltssysteme, Personalentwicklungsmassnahmen und so weiter. Dabei gilt es abzuwägen: Einerseits sollte eine Lösung so präzise wie möglich beschrieben sein. Andererseits ist der Aufwand für die Beschreibung einer schlussendlich nicht umgesetzten Lösung verlorene Zeit. Ein praktikabler Mittelweg hat sich in der Praxis bewährt.
Beurteilung von Optionen
Für die Beurteilung von Optionen sind zwei Instrumente besonders erwähnenswert: Die SWOT- und die Nutzwertanalyse. Die Abkürzung SWOT steht für «Strenghts, Weaknesses, Opportunities, Threats» (also: Stärken, Schwächen, Chancen, Gefahren). Sie kann als einfache Auflistung mit vier Titeln oder als Matrix erstellt werden, in welcher die vier Dimensionen kombiniert werden.
Die SWOT-Analyse eignet sich besonders in Situationen, in welchen neben quantitativen auch qualitative Faktoren berücksichtigt werden müssen. Bei der Anwendung ist auf verschiedene Dinge zu achten: Die Formulierung der verschiedenen Punkte muss mit einer grossen Sorgfalt erfolgen, damit sie die Akzeptanz möglichst aller Beteiligten erreichen. Weiter sollte eine ausgewogene Anzahl Punkte in allen vier Dimensionen aufgeführt werden. Ein am Entstehungsprozess unbeteiligter Leser kann sonst rasch vom rein optischen Übergewicht einer der Dimensionen beeinflusst werden.
Die letzte Bemerkung zeigt eine Schwäche der SWOT-Analyse auf: Die aufgeführten Punkte können unterschiedlich gewichtet werden. Dieser Herausforderung kann mit der Nutzwertanalyse begegnet werden. Bei ihrer Erstellung werden Kriterien festgelegt, an welchen eine Option gemessen werden soll, und pro Kriterium wird eine Gewichtung definiert. Wenn das Festlegen von Kriterien und Gewichten im Team erfolgt, entsteht der wahre Wert der Nutzwertanalyse: Die Beteiligten realisieren, dass sie bei der Beurteilung von Optionen unterschiedliche Kriterien anwenden und diesen ein unterschiedliches Gewicht beimessen. Auf diesen Punkt muss die Diskussion gelenkt werden, da liegt der wahre Wert der Nutzwertanalyse. Das Ergebnis in Form einer bestimmten Punkt-anzahl für die verschiedenen Optionen ist anschliessend einfach zu erstellen und führt zur objektiv besten Lösung.
Die Kommunikation
Ein Kommunikationskonzept ist in grös-seren Veränderungsprozessen wichtig. Es enthält in der Regel Grundsätze der Kommunikation, die verschiedenen Anspruchsgruppen sowie Kommunikationskanäle mit entsprechenden Verantwortlichkeiten. So weit der administrative Teil des Konzepts. Sobald der Prozess begonnen hat, schafft das Konzept Orientierung und Verbindlichkeit. Tendenziell sind Verantwortungsträger dann eher zurückhaltend mit kommunikativen Massnahmen, während bei Anspruchsgruppen (vor allem Mitarbeitenden, aber auch Kunden) ein unerfüllter Bedarf nach Kommunikation entsteht. Sich erfolgreich zwischen diesen zwei Polen zu bewegen, erfordert neben hervorragenden kommunikativen Fähigkeiten auch einen ausgeprägten Sinn für das Machbare und eine bestimmte Gestaltungsmacht – wie sämtliche Tätigkeiten in der Projektleitung bei umfassenden Veränderungsprozessen in Organisationen.