Mehr Zeit für Kernaufgaben durch Managed Print Services

Zum Unternehmen Kantonsspital St. Gallen gehören das Kantonsspital in St. Gallen und die Spitäler in Rorschach und Flawil. Das Kantonsspital St. Gallen ist das Zentrumsspital der Ostschweiz. Die Häuser in Rorschach und Flawil sind auf allen Ebenen – medizinisch, logistisch und personell – voll integrierte Bestandteile des Unternehmens. Rund 900 Betten stehen in verschiedenen Fachdisziplinen zur Verfügung, über 5000 Mitarbeitende gewährleisten den Betrieb rund um die Uhr.

Gerade in einem Unternehmen dieser Grösse ist der Papierverbrauch trotz E-Mail-Kommunikation und verbreiteter Digitalisierung sehr gross. Zudem ist in einem Spital aus Datenschutzgründen auch der Sicherheitsaspekt der Druckumgebung sehr wichtig und es müssen die teilweise hohen Druck- und Prozesskosten reduziert werden. Mit diesem Hintergrund hat das Unternehmen sein Output-Management neu evaluiert und sich für einen umfassenden MPS-Vertrag von HP entschieden.

Gerätschaften konsolidiert

Die in den letzten Jahren auf 977 Geräte angewachsene Landschaft aus Druckern, Kopierern, Scannern und Faxgeräten sei nicht untypisch für einen Klinikbetrieb dieser Grössenordnung, sagt Rolf Trunz, Bereichsleiter Technik im Shared Service Center IT (SSCIT) am Kantonsspital St. Gallen. Während die 850 Drucker überwiegend das HP-Label trugen, stammten die restlichen Geräte von anderen Herstellern. Darunter allein 42 Stand-alone-Kopierer. Diese wurden im Rahmen der Konsolidierung ebenso abgeschafft wie diverse Scanner und Faxgeräte. Der Bestand an Druckern ging zwar zurück, doch die nunmehr noch 434 modernen Laserprinter zeigten sich deutlich leistungsfähiger als ihre Vorgänger, so Trunz. Aufgestockt wurde dagegen der Bestand an Multifunktionsgeräten (MFP). 167 HP MFPs übernehmen jetzt sowohl Druck- als auch Fax-, Scan- und Kopierfunktionen. Und nicht nur das: Alle Geräte sind mit einem Sicherheitssystem auf der Basis der elektronischen ID-Karte jedes Mitarbeiters, des so­genannten Badges, ausgestattet.

Nur mit Ausweis

«Mit den Badge-Lesern an den MFPs konnten wir ein wesentliches Kriterium des Konsolidierungsprozesses realisieren», erklärt Trunz, «die Datensicherheit.» Denn ein Spital sei in weiten Bereichen öffentlicher Raum. Patienten und Besucher hätten Zugang zu vielen mit Druckern ausgestatteten Räumen. Diese alle gegen unbefugten Zugriff zu schützen, sei bei konventionellen Geräten fast unmöglich. «Wer jetzt etwas faxen oder scannen will, muss sich erst per Badge ausweisen», sagt der IT-Experte. Das gilt auch für die Druckausgabe: Die Funktion ‹My Print Jobs› ermöglicht aber noch ein weiteres wichtiges Feature als nur den urhebergesteuerten Druck, und zwar das Follow-me. Damit kann jeder Berechtigte einen Ausdruck starten und diesen dann an einem beliebigen MFP abrufen. Der Druckjob wird auf einem gesicherten Server sozusagen zwischengelagert. Dieser Server wiederum überprüft vor der Ausgabe die Authentizität des Abrufers über eine Abfrage der Mitarbeiter-Datenbank. Erst wenn vom Server das OK kommt, wird der Druck gestartet – und das innert Sekunden.

Kurze Wege

Für Rolf Trunz ist der Follow-me-Druck ein typisches Zeichen für die fortschreitende Industrialisierung des Gesundheitswesens: «Eine Klinik unterliegt heute den strukturellen Anforderungen eines Industriebetriebs, dessen Wertschöpfungskette aus eng miteinander verzahnten Leistungen besteht», erklärt er. Reibungsverluste müssten reduziert, Qualitätskriterien in jedem Prozess erfüllt werden. «Dazu gehört auch, dass die Mobilisierung von der Klinik ausgeht, nicht mehr vom Patienten. Wir müssen uns nach seinen Erfordernissen ausrichten, nicht umgekehrt.» So könne jetzt beispielsweise ein Arzt, eine Schwester oder eine Sekretärin den Ausdruck einer Patientenakte zum Abruf in das Gebäude schicken, in dem sich der Patient gerade befindet. «Damit werden Zeit und Aufwand gespart, weder das medizinische Personal noch die Patienten müssen lange Wege auf sich nehmen, nur um die Abteilung zu erreichen, in dem sich der zuständige Drucker befindet. Die Versorgung insgesamt ist deutlich effizienter.»

Höhere Effizienz

Während auf der einen Seite das Spitalpersonal unmittelbar und die Patienten indirekt von der Einführung der MPS profitierten, zeigten sich auch bei Administration und Kosten positive Auswirkungen der Konsolidierung. Trunz: «Verfügbarkeit und Funktionalität der Geräte haben sich erheblich verbessert, zudem sind die Systeme vollständig transparent in unsere IT-Umgebung integriert. Das hält uns den Rücken für Kernaufgaben frei. Die reine Zeitersparnis schätze ich auf 20 bis 30 Prozent.» Auch was die Kosten anbelangt, ist Trunz von MPS überzeugt: «Da wir ausschliesslich den tatsächlich verbrauchten Toner bezahlen, beläuft sich die Kosteneinsparung auf geschätzte 10 bis 20 Prozent. Durch das von HP installierte System könnten wir sogar ermitteln, welcher Anwender wie viel gedruckt hat – damit ergeben sich zusätzliche Möglichkeiten des Kostentunings.»

Budgetierung vereinfacht

Wie Trunz erklärt, funktioniert das LevelPay-Abrechnungsmodell von HP nach dem Prinzip der Stromrechnung: «Wir geben eine Vorabkalkulation ab, die für ein Jahr gilt. Danach wird der monatlich fixe Betrag an den tatsächlichen Verbrauch angeglichen, entweder nach oben oder nach unten. Auf jeden Fall haben wir es hier mit kalkulierbaren Grössenordnungen zu tun, die eine Budgetierung erheblich vereinfachen.» Hinzu kommt die automatisierte Nachbestellung des Toners durch die Systeme selbst, die Falschbestellungen ebenso ausschliesst wie die oft zu findende «Hortung» von Tonerpatronen durch übervorsichtige Mitarbeiter. «HP entlastet uns mit dem Partner Beelk zudem noch beim Wechsel der Tonerpatronen», ergänzt er. «Das machen jetzt HP-Techniker, nicht mehr unser ohnehin unter Zeitmangel leidendes Personal. Und dass dabei nach Recycling-Grundsätzen gearbeitet wird, ist eigentlich selbstverständlich.»