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Strategie & Management
Best Practice: Internes Kontrollsystem

Für jedes Prozess-Risiko eine Kontrolle definieren

Dr. Eric Montagne (Autor), Erik Norell (Autor), Matthias Widmer (Autor), Frédéric Ryser (Autor)

01.03.15 - 14:00

Die Einführung interner Kontrollsysteme stellt in KMU oft eine Herausforderung dar. Das Beispiel des Energie Service Biel / Bienne zeigt, wie durch stringente Anwendung einer Methodik und der Verwendung geeigneter Instrumente ein internes Kontrollsystem pragmatisch und mit relativ geringem Aufwand eingeführt werden kann.

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Fazit

Bevor mit der Implementierung eines IKS begonnen wird, lohnt es sich, den Stand und die Qualität der Prozesse und deren Dokumentation zu analysieren. In einem vollumfänglichen IKS-Projekt werden alle Abläufe eines Unternehmens analysiert. Wenn sich jedoch das Projekt auf die Risiken und Kontrollen in den jeweiligen Prozessen fokussieren soll, stellt ein «IKS-Light» eine sinnvolle Variante dar, um mit reduziertem Aufwand ein anwenderfreundliches System aufzubauen. Dabei hilft es, wenn man Checklisten verwenden kann. Eine Organisation sollte sich nicht durch komplizierte Software-Tools für die Ein- und Ausführung des IKS einschränken lassen. Daher ist ein ausbaufähiges Excel-Tool oft die beste Option für Schweizer KMU. Dieses Managementinstrument erleichtert die Einführung eines IKS anhand von Vorlagen der Prozesse, Risiken und Kontrollen und gewährt dem Anwender einen Gesamtüberblick mithilfe eines Management-Cockpits.

Die Einführung eines IKS kann grossen Mehrwert für ein KMU generieren, wenn die Methodik den vorliegenden Gegebenheiten des Unternehmens entspricht. Um mit diesem System die Sicherstellung einer wahrheitsgetreuen finanziellen Berichterstattung zu erreichen, sollte es an die Firmengrösse und -struktur angepasst werden. Dabei soll verhindert werden, dass ein IKS-Projekt in einem aufwendigen Prozessprojekt endet. In vielen Fällen ist die Auflistung der wesentlichen Prozesse ohne Optimierung der Abläufe ausreichend. Werden dabei Aspekte zur Prozessoptimierung identifiziert, können diese festgehalten werden, um sie zu einem späteren Zeitpunkt sinnvoll umsetzen zu können.

Porträt

Dr. Eric Montagne (Autor)

Berater

Dr. Eric Montagne und Erik Norell sind Partner der «i-Risk» GmbH. Das Beratungsunternehmen ist ein Spin-off der ETH Zürich mit den Schwerpunkten unternehmensweites Risikomanagement, Business Continuity Management und Interne Kontrollsysteme.

Erik Norell (Autor)

Berater

Dr. Eric Montagne und Erik Norell sind Partner der «i-Risk» GmbH. Das Beratungsunternehmen ist ein Spin-off der ETH Zürich mit den Schwerpunkten unternehmensweites Risikomanagement, Business Continuity Management und Interne Kontrollsysteme.

Matthias Widmer (Autor)

Generalsekretär

Matthias Widmer (Generalsekretär) und Frédéric Ryser (Leiter Finanzen und Dienste) sind Mitglieder der Geschäftsleitung der Energie Service Biel / Bienne. Als führendes Energiedienstleistungsunternehmen der Region Biel beschäftigt die Firma 150 Mitarbeitende.

Frédéric Ryser (Autor)

Leiter Finanzen und Dienste

Matthias Widmer (Generalsekretär) und Frédéric Ryser (Leiter Finanzen und Dienste) sind Mitglieder der Geschäftsleitung der Energie Service Biel / Bienne. Als führendes Energiedienstleistungsunternehmen der Region Biel beschäftigt die Firma 150 Mitarbeitende.