Warum fehlen die, die fehlen?

Führungsverhalten

Während sich externe, private und persönliche Einflussfaktoren von einem Arbeitgeber weniger verändern lassen, kann er bei den betriebsinternen Faktoren eingreifen. Besonders wichtig – wenn nicht sogar am wichtigsten – ist das Führungsverhalten des Kaderpersonals. Es wird sogar behauptet, dass Absentismus – also die motivationsbedingte Abwesenheit vom Arbeitsplatz – zum grössten Teil durch falsches Führungsverhalten bedingt wird. Denn Führungs­kräfte sind generell dafür verantwortlich, dass ihre direkt unterstellten Mitarbeitenden unter optimalen Bedingungen ihre Leistung erbringen können. In vielen Unter­nehmen sind die Führungskräfte zwar genug für die Sachaufgabe, aber zu wenig für ihre Personalaufgabe ausgebildet. Dieser Mangel führt für die Angestellten oft zu Belastungen, die sie nicht mehr bewältigen können. Fliehen sie dann aus diesen Situationen, indem sie der Arbeit fernbleiben, kann dies als Absentismus verstanden werden. Der psychologische Hintergrund dafür ist, dass unbefriedigende Arbeitsbedingungen häufig Aggressionen auslösen, die sich in Frustrationen niederschlagen. Um diese abbauen zu können, distanziert sich der Mitarbeitende von den Quellen dieser Gefühlslagen und entscheidet sich, der Arbeit fernzubleiben. Dies vor allem dann, wenn Verbesserungsvorschläge, Reklamationen oder die emotionale Entladung keinen Wandel bewirken. Neben dem Führungsverhalten spielt auch der Umgang unter den Angestellten eine Rolle. Fehlender Respekt, ungelöste Konflikte, Mobbing und andere Arten von Diskriminierungen fördern die Fehlzeiten.

Arbeitsbedingungen

Unter dem Begriff Arbeitsbedingungen können diejenigen Faktoren zusammengefasst werden, die das Arbeitsverhalten und die Arbeitsergebnisse positiv oder negativ be-einflussen. So etwa die Arbeitsplatzgestaltung. Mitarbeitende, die bei ihrer Arbeit mitentscheiden und mitgestalten können, sind zufriedener und fehlen weniger motivationsbedingt als andere. Hier gilt es jedoch zu beachten, dass nicht alle Angestellten Entfaltungsmöglichkeiten in ihrem Berufsleben suchen. Weitere Motivationskiller sind Über- oder Unterforderung. Eine andauernde belastende Arbeitsplatzumgebung wirkt sich ebenfalls negativ auf die Fehlzeitenquote aus. Lärm, schlechtes Raumklima, häufige Unterbrechungen im Arbeits­prozess, psychisch belastende Arbeitsinhal­te, Schichtdienste, Arbeitsplatzunsicherheit usw. werden von den Angestellten unterschiedlich wahrgenommen und können zu vermehrten krankheitsbedingten Absenzen führen. Das Pflegepersonal beispielsweise ist immer wieder grossen physischen und psychischen Belastungen ausgesetzt, was sich gemäss vielen Untersuchungen beeinträchtigend auf die Arbeitsfähigkeit auswirken kann. Allerdings empfinden die Angestellten solche Belastungen sehr individuell.

Ein anderer wichtiger Aspekt innerhalb der Arbeitsbedingungen ist die Arbeitszeit. Sie wirkt sich stark auf die psychische und physische Belastbarkeit aus. So ist die Fehlzei­tenquote bei Teilzeitarbeitenden tiefer als bei Vollzeitbeschäftigten. Man weiss auch, dass mit geringerer täglicher und wöchentlicher Arbeitszeit die Fehlzeitenquote zurückgeht. Dafür steigt sie bei Arbeitseinsätzen im Schichtbetrieb. Der gestörte Schlaf-Wach-Rhythmus kann nachweislich zu höheren Magen-Darmerkrankungen und Herz-Kreislaufproblemen führen. Generell lässt sich sagen, dass Mitarbeitende, die bei ihrer Arbeitseinteilung mitreden können, in der Regel motivierter sind und besser arbei-ten. Und zu guter Letzt beeinflusst auch die interne Fehlzeitenkultur die Absenzenquote. Welches Mass an Fehlzeiten wird innerhalb des Betriebs als «normal» erachtet? Wie stellt sich die Mehrheit der Angestellten zu Fehlzeiten?

Erhebung der Absenzdaten

Führungsverhalten, das Betriebsklima, Arbeitsbedingungen, Stress und interne Fehlzeitenkultur sind also Faktoren, die vom Unternehmen beeinflussbar sind. Doch bevor man sich an deren «Beeinflussung» machen kann, ist erst einmal eine Analyse der Ist-Situation notwendig. Und dafür braucht man geeignete Instrumente, die je nach Unternehmen und Branche verschieden sein können. In der Privatklinik, die in der vorliegenden Masterarbeit untersucht wurde, konsultierte die Autorin für die Fehlzeitenanalyse das Personaleinsatzplanungs-System. Diese gesicherte Datenquelle gab Einblick in alle Absenztage, also Krankheits­tage allgemein, Kurzabsenzen sowie Unfall- und Mutterschaftsabwesenheiten. Andere Datenquellen wie Zeiterfassungssysteme können ebenfalls Auskunft über die Absenzen der Mitarbeitenden geben. Anhand solcher Daten kann ein Unternehmen abwägen, ob überhaupt eine erhöhte Fehlzeitenquote besteht.

Umfrage durchführen

Falls eine erhöhte Fehlzeitenquote besteht oder das Unternehmen in jedem Fall mehr über die Hintergründe der Absenzen wissen möchte, lohnt sich eine Personalumfrage. Eine solche wurde auch in der besagten Privatklinik durchgeführt. Um die Ergebnisse richtig einordnen zu können, wurden auch Geschlecht, Alter, Arbeitspensum und Berufserfahrung erfasst. Die eigentlichen Fragen drehten sich um das Erleben des Arbeitsumfeldes, Führung und Zusammenarbeit, die Belastungssituation, Änderungsvorschläge und die allgemeine Arbeits- und Lebenszufriedenheit. Ziel der Untersuchung war es, eine detaillierte Analyse von krankheitsbedingten Fehlzeiten bei Pflegekräften zu erhalten und die möglichen Ursachen dafür herauszufinden. Solche Fragebogen müssen nicht vollständig neu erfunden werden, sondern können in Anlehnung an Vorlagen aus der Fachliteratur erstellt werden (z.B. Wenderlein, «Arbeits­zufriedenheit und Fehlzeiten bei Pflege­kräften», 2005). Wichtig bei der Durchführung solcher Umfragen ist die Gewährleistung der Anonymität. Gerade wenn eine Führungsperson die Umfrage auswertet, sollten die Antworten keine eindeutigen Rückschlüsse auf die Identität der teilneh-menden Personen erlauben. Ansonsten wer­den kritische Antworten aus Angst vor Konsequenzen meist vermieden.

Rückkehrgespräche führen

Das sogenannte Rückkehrgespräch gehört gemäss Fachliteratur zu den wichtigsten Instrumenten, um Fehlzeiten zu reduzieren. In diesem Gespräch zwischen dem direkten Vorgesetzten und dem Mitarbeitenden sollen unter anderem die Ursachen für die Absenz ermittelt werden. Dabei geht es aber nicht darum, alle Arten von möglichen Ursachen abzuklären. Ziel ist es, herauszufinden, ob zwischen der Fehlzeit und der Situation am Arbeitsplatz ein Zusammenhang besteht. In vielen Betrieben werden solche Rückkehrgespräche bereits geführt. Sie hel-fen nicht nur, die Ursachen für Fehlzeiten zu ermitteln, sondern sollen den Mitarbeitern auch zeigen, dass man sich um sie kümmert und sie für den Betrieb wichtig sind.

Fazit

Zu hohe Fehlzeiten verursachen unnötige Zusatzkosten und sind für die Betriebs- und Prozessabläufe hinderlich. Deshalb lohnt es sich für ein Unternehmen, die Fehlzeitenquote anhand von geeigneten Datenquellen zu untersuchen. Bei zu hoher Fehlzeitenquote sollten in einem zweiten Schritt deren Ursachen abgeklärt werden, wofür sich ein Fragebogen und Rückkehrgespräche sehr gut eignen. Dabei muss sich ein Unterneh-men bewusst sein, dass es eine ganze Palette an Einflussfaktoren gibt, denen die Angestellten ausgesetzt sind. Nach der Ursachen-Analyse können verschiedene Gegenmassnahmen getroffen werden.