Arbeitstag planen
Die persönliche Arbeitsdisziplin ist der grösste Hebel auf dem Weg zum Monotasking. Wir müssen – trotz unserer Neugierde – lernen, der Versuchung zahlreicher Ablenkungen zu widerstehen. Die richtige Einstellung, eine realistische Arbeitsplanung und die Nutzung technischer Möglichkeiten helfen uns dabei.
Ein erster Schritt ist das Führen einer To-do-Liste: Der Arbeitstag ist zu planen und eine Pendenzliste zu erstellen. Sind die Prioritäten gesetzt, arbeiten wir die Aufgaben ab – eine nach der andern. Fokus, Konzentration und eine Aufgabe auf einmal sind die Eckpfeiler funktionierender To-do-Listen.
Komplexe Aufgaben sollten ohne Ablenkungen erledigt werden. Dafür sind störungsfreie Zeiten einzuplanen und im Team zu kommunizieren. Denn: Ist eine Aufgabe schwierig und mit einer gewissen Überwindung verbunden, lassen wir uns noch viel leichter ablenken. Zeit für einen Schwatz mit Kollegen hat man beispielsweise während Routineaufgaben. Diese plant man übrigens am besten nach dem Mittag ein.
Sinnvoll ist das Einplanen von Pufferzeiten. Man hält sich Zeit frei für unvorhergesehene Arbeiten. Schliesslich können nie sämtliche Unterbrechungen verhindert werden. Wird das gewünschte Arbeitsergebnis entsprechend realistisch angesetzt, können Stress und Frustration vermieden werden.
Insbesondere für Führungskräfte kann es sich lohnen, Sprechstunden einzurichten. Mitarbeitende werden so angehalten, ihre Fragen und Anliegen zu bündeln. Unterbrechungen werden auf ein Minimum beschränkt und im Rahmen der dafür vorgesehenen Zeit zur eigentlichen Aufgabe. Positiver Nebeneffekt: Bis zur Sprechstunde haben sich einige offene Punkte bereits von alleine geklärt.
Erreichbarkeit begrenzen
Die letzten Updates auf sozialen Netzwerken, E-Mails oder tagesaktuelle Themen in Medien – unsere Neugierde scheint unstillbar. Tatsächlich zählt das Internet und Handy zu den grössten Ablenkungsherden. Jedes «Ich-schau-noch-kurz-wer-mir-geschrieben-hat» reisst uns aus der aktuellen Tätigkeit – durchschnittlich alle elf Minuten.
Dem entgegen tritt die Einführung von E-Mail-Zeiten. Die Nachrichten sollten während definierten Zeitfenstern, zum Beispiel drei Mal pro Tag, gelesen und beantwortet werden. Während der übrigen Arbeitszeit bleibt das E-Mail-Programm geschlossen.
Für wirksame Massnahmen gegen das Multitasking braucht es Selbstdisziplin. Diese Fähigkeit kann bewusst geübt und verbessert werden. Es gibt einfache Tricks, um Versuchungen besser widerstehen zu können. Etwa das Handy in der Tasche unter dem Pult verstauen, anstatt es griffbereit auf der Arbeitsfläche zu lagern. Oder am Computer alle Programmfenster schliessen, die nicht gerade gebraucht werden. So erhöht sich der Aufwand, zwischen verschiedenen Aufgaben hin- und herzuwechseln. Wer sich regelmässig vergegenwärtigt, wie befriedigend es ist, eine erledigte Aufgabe von der Pendenzliste zu streichen, erhöht seine Motivation zur Selbstdisziplin.
Fazit
Damit wir den Anforderungen des Arbeitsalltags gewachsen sind, können wir getrost auf Multitasking verzichten. Monotasking erhöht unsere Leistungsfähigkeit, verbessert unsere Effizienz, senkt unsere Fehlerquote und erspart uns unnötigen emotionalen Druck. Erfolgsfaktor dazu ist der bewusste Umgang mit Ablenkungen und Unterbrechungen – sowohl für Unternehmen wie auch für jeden Einzelnen. Wir müssen lernen, im Arbeitsalltag wieder produktiv statt beschäftigt zu sein.