Die mobile Welt boomt. Besonders in der Schweiz. Gemäss der MUI (Media Use Index)-Studie ist das mobile Internet mittlerweile fest in den Alltag der Schweiz integriert. So verfügen bereits 70 Prozent der in der Schweiz lebenden Personen über ein Smartphone, 31 Prozent besitzen ein Tablet. Diese rasende mobile Digitalisierung hat die Arbeitswelt längst revolutioniert und eine Vielzahl neuer Möglichkeiten geschaffen. Unternehmen können dank neuen Geräten, neuen Kanälen und Anwendungen mit ihren Angestellten und Kunden leichter und unkompliziert kommunizieren.
Die Kommunikation und Internetnutzung über mobile Geräte gehört inzwischen zu unserem Alltag und hat sich stark etabliert. Gemäss der MUI-Studie stieg die mobile Internetnutzung auf 74 Prozent, während alle klassischen Medienkanäle stagnierten.
Flexibilität erwünscht
Doch trotzdem stellt sich nach wie vor für viele Unternehmen die Frage: Wie steigen wir als KMU erfolgreich in diese mobile und digitale Welt ein? Arbeiten wir von zu Hause aus ebenso effizient wie im Büro? Obwohl Führungskräfte die Notwendigkeit mobiler Anwendungen im eigenen Unternehmen erkennen, zeigen sich viele nach wie vor zögerlich und fürchten eine kostspielige Fehlinvestition, welche im schlimmsten Fall sogar zu einer Rufschädigung führen könnte.
Fakt ist, dass Arbeitnehmer zunehmend ein Bedürfnis nach einer grösseren Flexibilität im Arbeitsalltag verspüren. Die Zeiten, in denen Angestellte jeden Tag ins Büro fahren, um von dort aus zu arbeiten, sind (bald) vorüber. Mobile Arbeitsgeräte, wie das Smartphone, Tablet oder Notebook, ermöglichen eine unkomplizierte Verlagerung des Büros in die eigenen vier Wände.
Wissenschaftliche Studien belegen, dass ein Tag im Home Office pro Woche die Lebensqualität verbessert und sich damit auch die Motivation und Produktivität der Mitarbeitenden steigern lässt. Das Home Office ist eine Variante, doch mobiles Arbeiten manifestiert sich ebenso auf dem Arbeitsweg, im Café um die Ecke oder in der Flughafenlounge. Das Konzept für ein neues Projekt wird zu Hause geschrieben und die Mails werden im Zug beantwortet.
Die ortsunabhängige Verfügbarkeit aller Daten ist eine klare Stärke und ein Vorteil des mobilen Büros. Man ist «always on» und in Kürze darüber informiert, was gerade läuft und woran die anderen im Team arbeiten.
Webbasierte Anwendungen
Das Zauberwort für diese Verfügbarkeit und Zusammenarbeit in mobilen Teams nennt sich «Cloud Computing». Mithilfe von Cloud-Diensten können Unternehmen mehr Flexibilität, Unabhängigkeit, höhere Kosteneffizienz und gesteigerte Produktivität erzielen. Hierfür müssen keine Programme auf dem Firmenserver installiert werden, Apps reichen vollkommen aus. Denn das Prinzip von «Dropbox» und Co. besteht darin, die normalerweise auf einem Computer oder einer lokalen Festplatte gespeicherten Daten auf einen beliebig weit entfernt gelegenen Server auszulagern, irgendwo auf der Welt. So fällt der Aufwand für komplexe IT-Programme mit vernetzten Firmenstandorten schon einmal weg.
Von überall her kann mit dem Smartphone auf die in der «Cloud» gespeicherten Dokumente zugegriffen werden. Dazu gehören natürlich auch gemeinsam genutzte Workspaces wie zum Beispiel «Google Drive», in denen mehrere Personen gleichzeitig Dokumente aufrufen und bearbeiten können.
Neben der meisten bereits bekannten «Dropbox» eignet sich für die mobile Dokumentenablage auch die Notizen-Applikation «Evernote». Mit dieser Business-App lassen sich nicht nur Text, sondern auch Sprachaufnahmen, Fotos, Grafiken, Scans und Visitenkarten übersichtlich speichern und schnell abrufen. Durch die Nutzung dieser webbasierten Anwendungen müssen nicht mehr zwingend feste Arbeitsplätze bereitgestellt werden. Viel mehr entsteht eine mobile Arbeitskultur, bei der nicht die Präsenz im Büro zählt, sondern die Effizienz der Arbeitsprozesse. Die künftige Arbeitsorganisation basiert somit noch stärker auf interdisziplinären Netzwerken der Mitarbeitenden, die durch kollektiven Zugriff auf digitale Ressourcen in Echtzeit über räumliche und hierarchische Grenzen hinweg kommunizieren und zusammenarbeiten müssen.