Warum mobiles Arbeiten Büropräsenzen ablösen wird

Die mobile Welt boomt. Besonders in der Schweiz. Gemäss der MUI (Media Use Index)-Studie ist das mobile Internet mittlerweile fest in den Alltag der Schweiz integriert. So verfügen bereits 70 Prozent der in der Schweiz lebenden Personen über ein Smartphone, 31 Prozent besitzen ein Tablet. Diese rasende mobile Digitalisierung hat die Arbeitswelt längst revolutioniert und eine Vielzahl neuer Möglichkeiten geschaffen. Unternehmen können dank neuen Geräten, neuen Kanälen und Anwendungen mit ihren Angestellten und Kunden leichter und unkompliziert kommunizieren.

Die Kommunikation und Internetnutzung über mobile Geräte gehört inzwischen zu unserem Alltag und hat sich stark etabliert. Gemäss der MUI-Studie stieg die mobile Internetnutzung auf 74 Prozent, während alle klassischen Medienkanäle stagnierten.

Flexibilität erwünscht

Doch trotzdem stellt sich nach wie vor für viele Unternehmen die Frage: Wie steigen wir als KMU erfolgreich in diese mobile und digitale Welt ein? Arbeiten wir von zu Hause aus ebenso effizient wie im Büro? Obwohl Führungskräfte die Notwendigkeit mobiler Anwendungen im eigenen Unternehmen erkennen, zeigen sich viele nach wie vor zögerlich und fürchten eine kostspielige Fehlinvestition, welche im schlimmsten Fall sogar zu einer Rufschädigung führen könnte.

Fakt ist, dass Arbeitnehmer zunehmend ein Bedürfnis nach einer grösseren Flexibilität im Arbeitsalltag verspüren. Die Zeiten, in denen Angestellte jeden Tag ins Büro fahren, um von dort aus zu arbeiten, sind (bald) vorüber. Mobile Arbeitsgeräte, wie das Smartphone, Tablet oder Notebook, ermöglichen eine unkomplizierte Verlagerung des Büros in die eigenen vier Wände.

Wissenschaftliche Studien belegen, dass ein Tag im Home Office pro Woche die Lebensqualität verbessert und sich damit auch die Motivation und Produktivität der Mitarbeitenden steigern lässt. Das Home Office ist eine Variante, doch mobiles Arbeiten manifestiert sich ebenso auf dem Arbeitsweg, im Café um die Ecke oder in der Flughafenlounge. Das Konzept für ein neues Projekt wird zu Hause geschrieben und die Mails werden im Zug beantwortet.

Die ortsunabhängige Verfügbarkeit aller Daten ist eine klare Stärke und ein Vorteil des mobilen Büros. Man ist «always on» und in Kürze darüber informiert, was gerade läuft und woran die anderen im Team arbeiten.

Webbasierte Anwendungen

Das Zauberwort für diese Verfügbarkeit und Zusammenarbeit in mobilen Teams nennt sich «Cloud Computing». Mithilfe von Cloud-Diensten können Unternehmen mehr Flexibilität, Unabhängigkeit, höhere Kosteneffizienz und gesteigerte Produktivität erzielen. Hierfür müssen keine Programme auf dem Firmenserver installiert werden, Apps reichen vollkommen aus. Denn das Prinzip von «Dropbox» und Co. besteht darin, die normalerweise auf einem Computer oder einer lokalen Festplatte gespeicherten Daten auf einen be­liebig weit entfernt gelegenen Server auszulagern, irgendwo auf der Welt. So fällt der Aufwand für komplexe IT-Programme mit vernetzten Firmenstandorten schon einmal weg.

Von überall her kann mit dem Smartphone auf die in der «Cloud» gespeicherten Dokumente zugegriffen werden. Dazu gehören natürlich auch gemeinsam genutzte Workspaces wie zum Beispiel «Google Drive», in denen mehrere Personen gleichzeitig Dokumente aufrufen und bearbeiten können.

Neben der meisten bereits bekannten «Dropbox» eignet sich für die mobile Dokumentenablage auch die Notizen-Applikation «Evernote». Mit dieser Business-App lassen sich nicht nur Text, sondern auch Sprachaufnahmen, Fotos, Grafiken, Scans und Visitenkarten übersichtlich speichern und schnell abrufen. Durch die Nutzung dieser webbasierten Anwendungen müssen nicht mehr zwingend feste Arbeitsplätze bereitgestellt werden. Viel mehr entsteht eine mobile Arbeitskultur, bei der nicht die Präsenz im Büro zählt, sondern die Effizienz der Arbeitsprozesse. Die künftige Arbeitsorgani­sation basiert somit noch stärker auf interdis­ziplinären Netzwerken der Mitarbeitenden, die durch kollektiven Zugriff auf digitale Ressourcen in Echtzeit über räumliche und hierarchische Grenzen hinweg kommunizieren und zusammenarbeiten müssen.

Die Vorteile, die mobiles Arbeiten mit sich bringt, sprechen für sich. Bedenken gibt es oft bezüglich der Sicherheit und des Datenschutzes. Deshalb ist Vertrauen in das Sicherheitskonzept des Anbieters eine entscheidende Voraussetzung für die Nutzung von Cloud-Diensten. Vor allem aber ist Vertrauen in die eigenen Mitarbeitenden gefragt. Nur wenn die Führungskräfte sich darauf verlassen, dass die mobilen Mitarbeitenden sich an die Regeln der virtuellen Zusammenarbeit halten und somit lernen loszulassen, ist diese Form von Zusammenarbeit möglich und sinnvoll.

Mobile Anwendungen bieten viele Nutzenpotenziale und Chancen, auch für kleine und mittlere Unternehmen. Es lohnt sich also durchaus, sich mit dem mobilen Business auseinanderzusetzen und die Strategie des eigenen Unternehmens zu überdenken. An der HWZ Hochschule für Wirtschaft Zürich können sich Interessierte seit November 2013 im Zertifikatsstudiengang CAS Mobile Business das nötige Know-how aneignen. Solche Ausbildungen bieten Unternehmen die Möglichkeit, sich der rasanten Entwicklung proaktiv zu stellen und sich das entsprechende Spezialwissen für die digitale Gegenwart und Zukunft anzueignen.

Kurz: Die Prozesse, der Nutzen und die Risiken von mobilen Technologien und Applikationen müssen in ihren Grundzügen und Zusammenhängen verstanden werden, um das Unternehmen in eine erfolgreiche Zukunft zu führen.

Tipps für mobiles Arbeiten

Lassen Sie die Mitarbeitenden selber einschätzen, ob ihnen die mobile Arbeitsweise zusagt

«Management auf Vertrauensbasis», lautet die Devise. Dabei wissen die einzelnen Manager und ihre Mitarbeitenden selbst am besten, ob ihre Tätigkeit und sie selbst für das mobile Arbeiten geeignet sind.

Jene Vorgesetzte, die ihren Aufgaben mobil nachgehen, sollten genau das tun, was sie auch im Büro tun würden: Und zwar ergebnisorientiert führen, effizient und häufig kommunizieren sowie sich Netzwerke ausserhalb ihrer unmittelbaren Arbeitsumgebung schaffen. Mobiles Arbeiten heisst also nicht, sich zu Hause abzusondern: Die persönlichen Kontakte sind weiterhin wichtig und müssen entsprechend gepflegt werden.

Überlegen Sie sich, welches Kommunikationsmittel zielführend ist

Erstellen Sie einen Leitfaden, welche «Networking-Tools» Sie wann für angebracht halten. Dabei bewähren sich herkömmliche Kommunikationsmittel weiterhin: Für den umgehenden Austausch eignen sich Dienste wie «Skype», für kurze Rückfragen «Instant Messaging» und wenn die Antwort nicht sofort benötigt wird, ist die E-Mail ein gutes Mittel. Interne Wikis als Wissensablage oder Social-Network-Gruppen zum Wissensaustausch runden das Portfolio ab.

Schaffen Sie eine Unternehmenskultur, die auf Vertrauen basiert

Der wichtigste Tipp ist und bleibt aber: Führen Sie nach dem Motto «Aktivie­ren statt kontrollieren». Die Hindernisse
für erfolgreiches mobiles Arbeiten sind selten technologischer, sondern eher menschlicher Natur. Schenken Sie Ihren Mitarbeitenden mehr Vertrauen: Verbesserte Arbeitsmoral und Produktivitätssteigerung gehen einher. Nach dem Motto «Wenn Sie jemandem nicht vertrauen, stellen Sie ihn nicht ein. Wenn Sie ihn einstellen, vertrauen Sie ihm».