Zoll und Mehrwertsteuer können den Kunden viel Ärger bereiten

Die weltweite Schnäppchenjagd über das Internet ist beliebter denn je. Das Angebot an Produkten wächst täglich – alles lässt sich heute online erwerben. Verkäufer können dank Internet mit ihren Produkten Abnehmer in allen Ecken unseres Planeten erreichen. Auf der anderen Seite kann der Konsument die Preise global vergleichen.

Zentrale Themen

Auch Schweizer Unternehmen nutzen zunehmend diesen Vertriebskanal. Sie sind zwar weiterhin lokal verankert, verkaufen aber dank Internetauftritt global. Es braucht im World Wide Web kein Verkaufspersonal und kein zusätzliches Mobiliar. Was aber dringend nötig ist: Know-how. Man muss wissen, welche Anforderungen internationale Verkaufsaktivitäten mit sich bringen. Zentrale Themen beim Warenverkauf über die Grenze sind der Zoll und die Mehrwertsteuer.

Ärger für Kunden

Der Ablauf scheint einfach. Die Produkte können bequem via Internet überall und jederzeit bestellt werden. Der Schweizer Vertreiber verpackt nach Eingang der Bestellung die Ware und schickt diese per Spediteur oder Kurierdienst an den Konsumenten – weltweit. Aus Sicht der schweizerischen Mehrwertsteuer gilt dies als Exportlieferung. Sie hat zur Folge, dass der betreffende Verkauf von der schweizerischen Mehrwertsteuer befreit ist, sofern der Nachweis erbracht werden kann, dass die Ware auch tatsächlich ins Ausland ausgeführt wurde. Der Käufer muss sich dann um den Import der Ware im Bestimmungsland kümmern, also um die Einfuhr der Ware und daraus resultierende lokale Zoll- und Mehrwertsteuerfolgen. Auf den ersten Blick hat so der internationale Handel für den Schweizer Vertreiber keinerlei ausländische Konsequenzen formeller Art. Die Realität sieht anders aus. Tatsächlich ärgern sich oft besonders die privaten Konsumenten, wenn sie sich mit Zoll und Mehrwertsteuer beschäftigen müssen. Und bei diesem Vorgehen ist in vielen Ländern Ärger programmiert: Die erste Bestellung kann auch schon die letzte sein.

Unternehmen versus Private

Die Einfuhr der Ware ist für mehrwertsteuerregistrierte Unternehmen in der EU keine allzu grosse Hürde. Sie sind den Umgang mit Zoll und Mehrwertsteuer gewohnt und können dies auch mehrheitlich korrekt abwickeln. Zudem haben sie zum grossen Teil die Möglichkeit, die bei der Einfuhr fällige Mehrwertsteuer zurückzufordern. Für solche Kunden (Unternehmen) spielt es keine Rolle, ob der Einkauf formelle Anforderungen mit sich bringt, sondern in erster Linie, wo sie die Ware am günstigsten beziehen können.

Anders sieht es bei privaten Konsumenten in der EU aus. Sie müssen die Ware ebenfalls selbst einführen. Sie wollen sich aber nicht mit administrativen Vorgängen beschäftigen und keine unerwarteten Gebühren für Zoll, Mehrwertsteuer und Abwicklung zahlen. Den Konsumenten ist es oft gar nicht bewusst, dass bei einer Bestellung aus dem Ausland solche Kosten und Umtriebe anfallen können. Die Transparenz der Endkosten ist nicht gewährleistet, und der Kunde wird sich beim nächsten Mal gut überlegen, ob er auch weiterhin Produkte online bei einem ausländischen Lieferanten bestellen möchte. Da aber die Kundenzufriedenheit Basis einer langfristigen Geschäftsbeziehung ist, suchen Unternehmen nach Optionen. Was bietet sich an?

EU-Registrierung für Kunden

Um ausländischen Privatkunden diesen Aufwand zu ersparen, können Schweizer Unternehmen die Lieferbedingungen ändern und sich selbst um die Einfuhr der Waren und damit um Versteuerung und allfällige Verzollung in den jeweiligen EU-Staaten kümmern. Für den Privatkunden ist dies angenehm, die Sorge um die Mehrwertsteuer fällt weg. Der Preis ist von Anfang an transparent, unerwartete Überraschungen für den Kunden bleiben aus. Der Schweizer Lieferant aber muss sich dafür in den EU-Staaten, in welche die Lieferungen für Privatkunden gehen, mehrwertsteuerlich registrieren lassen. Dies ist jedoch oft mit hohem administrativem und finanziellem Aufwand verbunden. Es muss allenfalls ein lokaler Fiskalvertreter bestellt werden, und oft ist auch eine Bankgarantie notwendig. Ausserdem hat sich das Schweizer Unternehmen an lokale gesetzliche Vorschriften zu halten und mögliche Änderungen zu verfolgen. Dies beinhaltet die Einhaltung aller Formvorschriften, ausreichende Dokumentation für steuerrelevante Transaktionen, die Anpassung der Buchhaltungssysteme sowie die periodengerechte Einreichung sämtlicher MWSt-Abrechnungs- und weiterer Deklarationsformulare. Dies alles kann für manche Schweizer Unternehmen zu einer schwer überwindbaren Hürde werden, zumal meist interne Kapazitäten und Know-how in diesem Bereich nicht vorhanden sind. Eine Registrierung zu beantragen und zu unterhalten, ist nicht billig. Bei mehreren Registrierungen steigen die Kosten entsprechend.

Warenlager in der EU

Um sich nicht in mehreren EU-Staaten registrieren lassen zu müssen, bestehen andere Möglichkeiten. Oft wird der Vertrieb von Waren innerhalb der EU über ein zentrales Warenlager in einem EU-Land ausgeführt. Dadurch kann die Ware bei Eintritt in die EU immer in demselben Mitgliedsstaat eingeführt werden, in dem sich das Warenlager befindet. Von dort aus können die Produkte dann an sämtliche europäischen Kunden geliefert werden. Die EU-Kunden bestellen Waren dabei zwar beim Schweizer Unternehmen, geliefert werden sie aber vom EU-Warenlager aus. Da bei einem reinen Auslieferungslager kein Risiko der Begründung einer Betriebsstätte vorliegt, die einen Teil der Gewinne für sich beanspruchen könnte, ist die Auswahl gross. Vorzugsweise wählt man aber ein Land, deren Sprache man beherrscht. Viele Schweizer Unternehmer machen dabei gute Erfahrungen mit Deutschland. Dort benötigen sie keinen Fiskalvertreter, keine Bankgarantie, verstehen die Sprache und können selber gut mit dem Finanzamt kommunizieren.

Die Ware wird unter der deutschen Umsatzsteuernummer geliefert. Bei Verkäufen an andere EU-Unternehmer liegt entweder eine lokale Lieferung vor, die zu besteuern ist, oder man kann sogar unter gewissen Umständen eine Steuerbefreiung für Lieferungen in andere EU-Mitgliedsstaaten geltend machen. Verkäufe an Privatkunden müssen mit 19 Prozent Mehrwertsteuer belastet werden, unabhängig davon, wohin die Ware in die EU geht. Dieses System funktioniert aber nur, solange bestimmte Umsatzgrenzen nicht überschritten werden.

Verkauf an Private: Vorsicht

Bei Verkäufen aus dem Warenlager an private Konsumenten in der EU mit sogenannten Fernkommunikationsmitteln kommt die Fernabsatz-Richtlinie der EU zu tragen. Ihr Zweck ist die Gleichstellung von Konsumenten, die Waren lokal in Geschäften einkaufen, mit denen, die Waren aus dem EU-Ausland via Internet beziehen. Dass dies nicht immer zum selben Ergebnis führt, wird besonders deutlich angesichts der Bandbreite der in der EU gültigen Mehrwertsteuersätze. Es besteht ein Unterschied, ob man ein und dieselbe Ware online von einem luxemburgischen Anbieter zum Steuersatz von 15 Prozent bezieht oder diese an Ort in einem Geschäft in Schweden (25 %) einkauft.

Um diesem Steuervorteil einen Riegel vorzuschieben, wurde die sogenannte Versandhandelsregelung eingeführt. Am Beispiel des deutschen Auslieferungslagers verdeutlicht bedeutet dies, dass Lieferungen an private Abnehmer eines anderen EU-Mitgliedsstaates ab Überschreiten einer bestimmten Umsatzgrenze nicht mehr mit deutscher Umsatzsteuer (19 %) belastet, sondern eine Rechnung zum im Abnehmerstaat gültigen MWSt-Satz (z.B. 25 % bei einem schwedischen Abnehmer) ausgestellt werden muss. Werden also laufend Waren an Konsumenten in einen bestimmten EU-Staat geliefert, besteht für den Lieferanten ab einem gewissen Umsatz (der sich zwischen 32 000 und 100 000 Euro bewegt) die Pflicht zur Mehrwertsteuerregistrierung in diesem EU-Staat. Eine solche Registrierung ist, wie gesagt, kostspielig und nicht so einfach umzusetzen. Je nach Preisgestaltung des Produkts kann der höhere Mehrwertsteuersatz (z.B. 25 % statt 19 %) auch auf die Marge drücken. Somit stellt sich die Frage nach Kosten und Nutzen. Es kann sein, dass sich der Aufwand nicht lohnt, ein Produkt in ein bestimmtes Land zu liefern. Die Mehrwertsteuer wird damit zum Hindernis. Manche Unternehmen haben sich bewusst entschieden, bestimmte EU-Länder wegen Mehrwertsteuerkosten nicht zu beliefern.

MWSt-Aspekte einfliessen lasse

Wer also Produkte über das Internet vertreibt und in der EU ein Warenlager begründet, sollte sich kritische Fragen stellen: Wurde der Geschäftsablauf genau überprüft? Wurden die Konsequenzen der internationalen Tätigkeit abgeklärt? Was sind die lokalen Mehrwertsteuereigenheiten? Wie hoch sind die jeweiligen Mehrwertsteuersätze? Ist es wirtschaftlich sinnvoll, dieses Land zu beliefern – und falls ja, wie?

Aus diesen Gründen sollten die Konsequenzen bei Wareneinfuhr im Ausland schon früh abgeklärt werden. Die Risiken und Kosten sollten genau eruiert werden. Besteht eine Registrierungspflicht? Überwiegt der Nutzen die anfallenden Kosten? Habe ich das richtige Geschäftsmodell? Gerade deshalb sollen die Mehrwertsteuerüberlegungen auf allen Stufen des Geschäftsablaufes mit einbezogen werden. Sämtliche Geschäftsabläufe sollten optimal auf die Mehrwertsteuer abgestimmt werden. Die Mehrwertsteuersätze müssen korrekt angewendet werden. Wo eine Registrierungspflicht besteht, müssen rechtzeitig die nötigen Schritte eingeleitet werden. Eine saubere Umsetzung der lokalen Mehrwertsteuervorschriften verhindert allfällige Verluste, Nachzahlungen oder gar eine Busse. Nur dies erlaubt einwandfreie Geschäftstätigkeit und langfristigen Erfolg.